Проект

Merz Pharma цифровизировала бизнес-процессы с помощью Directum RX

Заказчики: Merz Pharma Group (Мерц Фарма)

Москва; Фармацевтика, медицина, здравоохранение

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum RX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2021/04 — 2021/09
Технология: BPM
подрядчики - 355
проекты - 4638
системы - 386
вендоры - 243
Технология: HRM
подрядчики - 356
проекты - 3479
системы - 323
вендоры - 222
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 1040
проекты - 12228
системы - 1656
вендоры - 874
Технология: СЭД
подрядчики - 705
проекты - 6812
системы - 713
вендоры - 340
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 388
проекты - 3511
системы - 194
вендоры - 110

Цели и задачи проекта

Компания взаимодействует с большим количеством контрагентов. Используемая в Merz Pharma программа уже не справлялась с масштабом документооборота. Руководство решило перейти с действующей системы автоматического документооборота на Directum RX. Ключевыми факторами при выборе стали: гибкие инструменты настройки и отслеживание жизненного цикла объектов.

Команда внедрения поставила перед собой цели:

  1. Перевести в «цифру» проверку контрагентов, работу с договорными и финансовыми документами, тендерную деятельность.
  2. Выстроить прозрачные процессы для внутреннего и внешнего аудита.
  3. Оптимизировать электронный документооборот, чтобы гарантировать целостность и актуальность оригиналов, контролировать их изменение.
  4. Уменьшить количество рутинных операций.
  5. Повысить скорость согласований, в том числе за счет использования мобильных приложений.

Решение задач

Цифровые процессы реализованы на базе платформы Directum RX

Image:Цифровые процессы реализованы на базе платформы Directum RX.png

Прозрачная работа с контрагентами

Благодаря цифровизации проверять благонадежность партнеров стало удобнее:

  • когда досье поступают на согласование, система проверяет вложение обязательных документов: устав или бухгалтерскую отчетность и т.д согласно Политики компании;
  • справка о рассмотрении контрагента с электронными подписями всех участников формируется автоматически;
  • вся информация о виде и категории контрагента отображается в карточке – легко получить доступ к условиям контрактации, результатам текущей и планам следующих проверок;
  • суммы контрактов рассчитываются автоматически с делением на тендерный и нетендерный тип – в системе можно настроить права доступа к этой информации.

Image:Справка о проверке контрагента.png
Справка о проверке контрагента
Image:Проверка обязательных документов для согласования.gif
Проверка обязательных документов для согласования
Image:Карточка справочника Организации.png
Карточка справочника «Организации»

Тендерный процесс

Цифровой тендерный процесс в Merz Pharma построен с учетом политики закупок компании. Участвовать в нем могут только проверенные поставщики. Все документы и историю взаимодействия Directum RX хранит в едином электронном архиве. Для руководства прозрачны и доступны все принятые решения по этапам:

  • создание заявки на тендер;
  • сбор предложений и сопровождающих документов от контрагентов;
  • подведение итогов конкурсной процедуры;
  • согласование в тендерном комитете.

В системе удобно работать не только руководству, но и менеджерам отдела закупок – в едином интерфейсе заявки собрана основная информация, показатели и документы. Находить информацию и готовить отчеты по инициаторам, сэкономленным средствам, победителям стало проще и быстрее.

Договорная работа

Чтобы договорные и связанные финансовые документы отвечали контрактной политике компании, система автоматически проверяет их:

  • контролирует соответствие тендерному лимиту;
  • сверяет итоги тендера и ранее созданные документы в разрезе календарных лет;
  • сверяет соответствие статьи затрат выбранному поставщику, а вид договорного документа – контрагенту;
  • проверяет состояние договора, к которому сформировано дополнительное соглашение.

Если документ не соответствует требованиям, система уведомляет сотрудника. Суммы, сроки и актуальность по закупкам контролируются автоматически.

Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации»

Отчет по среднему сроку согласования помогает оптимизировать работу с договорами. Руководитель видит, на исполнение каких этапов уходит больше времени, и может оперативно принять меры.

Отчет «Средний срок согласования договоров»

Работа с финансовыми операциями

В системе оптимизированы процессы по созданию и согласованию документов на оплату. Это помогает оперативно оповещать сотрудников бухгалтерии о расхождениях:

  • когда сумма, выставленная по договору, превышает лимит;
  • если валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.

Были цифровизированы рутинные операции – Directum RX автоматически ставит отметку об оплате и ее дате, а бухгалтерия может быстро выгрузить список счетов для расчета.

Результаты проекта

  • Цифровизирована работа с договорными документами закупки и реализации;
  • Выстроен процесс по тендерной политике – с момента формирования заявки до фиксирования итогов;
  • Сокращено время на операции с финансовыми документами: счетами на оплату, реестрами платежей;
  • Реализовано списание и получение образцов продукции: автоматическое формирование накладных упростило процесс для конечного потребителя;
  • Оптимизировано премирование контрагентов: создание и согласование заявок на вознаграждение, создание актов в зависимости от вида;
  • Запущен механизм по согласованию новых контрагентов и проверке информации о текущих;
  • Разработано 8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 5 новых модулей для комфортной работы пользователей.

«

Система полностью оправдала наши ожидания. В планах – тиражировать Directum RX на другие процессы для повышения продуктивности.

Александр Зимин, руководитель проекта внедрения компании Merz Pharma.
»

Проект выполнен компанией Акелон – генеральным партнером компании Directum. Решения на базе платформы Directum RX оптимизируют работу фармпредприятий: от договорной деятельности и обмена с контрагентами до управления регламентирующими документами в соответствии с требованиями GMP и организации маркетинговых мероприятий.