2022/01/11 08:46:24

Что год грядущий нам готовит, или 2022 — год больших перемен в электронном документообороте

Прогноз развития электронного документооборота в статье, подготовленной для TAdviser, сделала компания Docsvision.

Содержание

Скорость обработки и обмена информацией в результате перехода на безбумажный документооборот возрастает на порядки при соответствующем снижении стоимости операций. В компании «Волма» посчитали, что в 13 раз сократили трудозатраты при работе с документами (с ~6245 чел./ч до ~470 чел./ч в месяц) в результате отказа от бумаги и перевода процессов на платформу Docsvision. Радикально растёт удобство доступа и поиска.

Дополнительно внятная политика ФНС повышает значимость безбумажного документооборота, включая инициативу по налоговому мониторингу или ввод в действие с 1 июля 2021 поправок к закону ФЗ № 63 об электронной подписи, — в таких консервативных процессах, как обработка бухгалтерских документов.

3 фактора, которые тормозят полный переход на безбумажный документооборот:

1. Долгосрочное (более 15 лет) хранение документов.

Обеспечить юридическую значимость документов, которые должны храниться менее 15 лет, можно с помощью усовершенствованной электронной подписи – подписи с использованием штампа времени, заверяющего валидность сертификата и действующего на протяжении 15 лет. Если хранить документ более 15 лет, то доверие к сертификату сервиса штампа времени утрачивается, как и к удостоверенной штампом электронной подписи. Технически решить это противотечение возможно, однако не закреплены соответствующие нормативы.Как зародилась масштабная коррупционная схема при внедрении ИТ в ПФР при участии «Техносерва» и «Редсис». Подробности 38.7 т

2. Документы, передаваемые на хранение в государственные и ведомственные архивы.

Например, документы после закрытия предприятия, обязательные передачи определённых типов документов. Поскольку Росархив не сформулировал требования и технические протоколы передачи электронных документов, поэтому организации вынуждены формировать бумажные документы для тех типов документации, которые требуют передачи.

3. Документы кадрового делопроизводства.

До недавнего времени достаточно большое количество документов кадровых процессов должны были быть оформлены в бумажном виде, с собственноручной подписью работника, согласно нормативным требованиям. Эти проблемы не имели решения до последнего времени, однако в течение 2021 года по всем трём направлениям случился существенный прорыв, который должен успешно завершиться в грядущем 2022 году. Мы надеемся, что 2022 г. станет победным в деле перехода на полностью безбумажные рельсы. Далее кратко о том, как будут решены эти проблемы.

Кадровый безбумажный документооборот

Согласно Федеральному закону «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», принятому в конце 2021 г., подавляющее, за минимальным исключением, количество документов кадрового делопроизводства могут быть безбумажными. Этот закон стал итогом 2-летнего «эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота». Он, наконец, решил главную проблему массового внедрения электронного документооборота – снизил стоимость сопровождения ключей электронной подписи.

Ранее закон требовал использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для дистанционных сотрудников. Значит, выгоды не покрывали стоимость отказа от бумаги, так как каждому пользователю необходимо закупить соответствующее ПО, токены и ежегодно оплачивать ключи электронной подписи. В законе прописана возможность использовать УКЭП, неквалифицированную подпись (УНЭП) и даже простую (ПЭП) для подавляющей части документов. Например, на платформе Docsvision сразу реализована возможность использовать УНЭП, а значит, снижается стоимость перехода на электронный кадровый документооборот.

Особенно упрощается задача перехода на безбумажный кадровый документооборот при использовании государственного облачного сервиса «Работа в России». Он будет предоставлять услуги кадрового делопроизводства и допускает использование простой подписи, доступной в этом сервисе. Сервис будет востребован в небольших организациях, где стандартизированы процессы кадрового делопроизводства, в отличие от крупных компаний. Пока нет определённости в возможности интеграции корпоративной ИС с сервисом «Работа в России», возможности использовать внутренние сервисы организации для генерации УНЭП, не уточнены требования к этим сервисам, порядок оформления необходимой внутренней нормативной базы для перехода на безбумажный оборот и пр. Однако эти вопросы могут быть решены в течение 2022 г. Ситуация с безбумажным кадровым документооборотом выглядит достаточно оптимистично.

Долгосрочное хранение документов

В отличие от кадрового электронного документооборота в сфере долгосрочного хранения пока больше вопросов, чем ответов. Серьёзные сдвиги мы наблюдаем с конца 2021 г.: в Государственную Думу был внесён закон, получивший название «Об электронном дубликате». Он описывает, как создать юридически значимый дубликат документа, и содержит общие требования к таким процедурам. Поскольку часть положений вызвала споры, то принятие закона отложено.

Спорный момент в законе — это создание дубликата документа, подписанного несколькими контрагентами, когда требуется получить подписи всех подписантов исходного документа. При этом доверить создание дубликата одной стороне недопустимо. Поэтому закон предусматривает оказание нового вида лицензируемых услуг по конвертации документов и их хранению. То есть, согласно текущей версии, которая находится на утверждении в Думе, для обеспечения долгосрочного хранения документов электронные документы периодически придётся пролонгировать с привлечением специального коммерческого сервиса, что создаёт новые трудности. В настоящее время ищется решение данной проблемы, и мы очень надеемся, что такое удачное решение будет найдено в ближайшее время.

Важно отметить, что в проекте закона есть указание на механизм пролонгации юридической значимости документа путём так называемой перештамповки – нанесения новой электронной подписи до истечения срока действия предыдущей. Одним из условий юридической значимости документа в законе означается «повторное подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью одного из указанных лиц в случае истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи», что и означает перештамповку.

Мы находимся у самого финиша этого длительного забега в погоне за возможностью бесконечно долго хранить электронный документ, сохраняя его юридическую значимость.

Конечно, сразу за принятием закона последует большая работа, нужно будет разработать организационные и технические регламенты и протоколы создания дубликатов в организациях, поддержать соответствующие механизмы и сервисы в СЭД, ожидать появления соответствующих коммерческих лицензированных сервисов. Но всё равно это будет тектонический сдвиг в решении данного вопроса.

Передача безбумажных документов в архивы

Уже третий год под эгидой Минцифры идёт проект создания «Платформы ЦХЭД» – центрального хранилища электронных документов», основного сервиса Росархива по приёму электронных документов на хранение. Более того, согласно текущим планам, Росархив не позднее 1 января 2023 г. должен будет начать использовать ГИС «Платформа ЦХЭД» для организации, комплектования, учёта и использования электронных документов источников комплектования. А ФОИВы не позднее 1 января 2025 г. должны начать использовать ГИС «Платформа ЦХЭД» для передачи на постоянное хранение электронных архивных документов. Однако сегодня нет публично доступной информации о стандартах и протоколах передачи документов в ЦХЭД. Значит, разработчики СЭД не могут разрабатывать соответствующие интерфейсы выгрузки, а организации не имеют фундамента для подготовки регламентов и перестройки бизнес-процессов. Разработанные Росархивом совместно с ВНИИДАД рекомендации выглядят сегодня как минимум избыточными и неактуальными, а каких-то других рекомендаций разработчики ЦХЭД пока не сформулировали. Однако согласно приказу Минцифры от 23 августа 2021 г. № 874, уже в течение 2022 года к ГИС «Платформа ЦХЭД» должно быть подключено 2 ФОИВ, а в 2023 — уже 20. Так что есть надежда, что и с этим вопросом в 2022 году наступит определённая ясность.

P.S. Конечно, не всегда запланированное реализуется в срок, но в последние годы российские государственные органы демонстрируют высокую эффективность в части перехода на безбумажные технологии. Надеемся вступить в 2023 год полностью оснащёнными для решения всех вопросов, связанных с уходом от давно всем надоевшей бумаги в корпоративных процессах управления.