Глава Минцифры Удмуртии Тимур Меджитов – о системе хранения электронных документов и миллионах экономии в год
Удмуртская Республика стала одним из первых регионов, где приступили к созданию архива электронных документов. Новую систему спроектировали на платформе Directum. Она позволит в разы сократить трудозатраты сотрудников ведомств и Госархива, а также избавиться от большей части связанных с хранением документов расходов.
Меджитов
Тимур Ришатович, почему решили внедрить специальное ПО для хранения электронных документов?
Тимур Меджитов: Основных причин было две. Первая – общий тренд цифровизации в области архивного хранения документов, который заметно усилился за последний год в России.
В частности, сейчас Минцифры России совместно с Росархивом создают единую систему для хранения электронных документов федеральных и региональных органов исполнительной власти. Параллельно ведется аналогичная работа в субъектах РФ, где цифровизация архивов вписана в цифровую стратегию региона.
Удмуртская Республика уделила внимание тренду ещё в 2020 году. Именно тогда мы приступили к разработке Системы архивного хранения электронных документов (САХЭД).
Вторая причина, которая заставила нас что-то менять, – это внедрение «бережливых» инструментов в текущие процессы хранения документов для сокращения огромных потерь в человеко-часах и деньгах.
Можете пояснить подробнее, о чем именно речь?
Тимур Меджитов: Сейчас в органах власти, в том числе в нашей республике, много электронных документов дублируются в виде их «твердых» копий на бумаге. Уже подписанный электронный документ приходится заново подписывать в бумажном виде, чтобы обеспечить легитимность и сохранность на длительный период. Для исключения дублирования процессов, а также в рамках проектов по внедрению «бережливых» процессов принято решение постепенно отказаться от бумажного архивного документооборота и перейти на электронный, тем самым сократив время на обработку бумажных документов и построить грамотный процесс работы по комплектованию, хранению, учету и использованию электронных документов.
Создание САХЭД – это сокращение большинства расходов, связанных с процессами обработки бумажных документов. Исключаются затраты на распечатывание «твердых» дубликатов электронных документов, не нужно организовывать места для их хранения. При этом в разы быстрее проходит обработка. Если на бумаге их приходится полистно просматривать, группировать, подшивать в дела, пронумеровывать, то в электронном виде всё делает система. Рынок аутсорсинга информационной безопасности в России: особенности развития и перспективы. Обзор TAdviser 
И ещё один важный момент. Электронные документы не требуют особых световых условий, специальных температурно-влажностных режимов, специальной обработки и реставрации. Также они не подвержены старению, не покрываются плесенью, не выцветают и не теряются, чего не скажешь о бумажных. Именно поэтому хранить их тоже логично в цифровом виде.
А разве сотрудник не может случайно удалить документ в системе?
Тимур Меджитов: Сделать это сложно. Вся информация о действиях с документом, в том числе о его уничтожении фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Таким образом, ответственный сотрудник всегда в курсе, что происходило с документом ранее и на какой стадии он находится сейчас.
К тому же, документы в архиве хранятся в неизменном виде, а это значит, что пользователи не смогут что-то корректировать в них. Так обеспечиваются безопасность и защита данных. При этом, чтобы сократить риски потери документов, всегда формируются резервные копии.
Как вы оцениваете экономический эффект САХЭД?
Тимур Меджитов: После внедрения системы многие процессы будут проходить без участия человека. При грубом расчете на один ведомственный архив объемом в 200 дел в год экономия может составить 137,5 тысяч рублей ежегодно.
Что касается Госархива, то там каждый год принимают на хранение около 15 000 дел. В финансовом эквиваленте это ежегодная экономия в 29,7 млн рублей.
Внушительные суммы. Какие задачи решает эта выгодная система?
Тимур Меджитов: Главная задача – обеспечить надежное и безопасное централизованное хранение электронных документов органов власти и подведомственных организаций с сохранением юридической значимости.
Также к функциям системы относятся комплектование, хранение, учет и использование документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива.
Как изменяются эти процессы с внедрением системы?
Тимур Меджитов: Существенно. Например, на комплектование в бумажном виде сейчас тратится очень много времени: сотрудники просматривают каждый документ, фиксируют связи, проводят самостоятельную экспертизу ценности документов, формируют дела и т.д. Система позволяет выполнять все эти операции в считанные минуты.
Также в электронном виде упрощается учет документов. Чтобы сделать опись, достаточно пары действий в системе. Если требуется справка или архивная информация, можно воспользоваться многокритериальным поиском. Для сравнения: чтобы найти бумажные документы в Госархиве, сотрудникам требуется от 15 минут до 3-4 дней. В системе же поиск занимает около 10-15 минут.
Расскажите, кто именно будет пользоваться системой?
Тимур Меджитов: Пользоваться системой будут более 500 сотрудников Госархива и органов власти. В ведомствах это делопроизводители и архивисты, которые работают непосредственно с документами организаций и занимаются их комплектованием, хранением и учетом.
У каждого пользователя свой уровень доступа к данным САХЭД, который присваивается на основании должностных обязанностей. Для кого-то это возможность запрашивать информацию по документам, просмотр, для других – подписание, импорт, комплектование и т.д.
Удалось ли решить вопрос с долговременным хранением документов?
Тимур Меджитов: Да. В долговременный архив передаются документы со сроком хранения более пяти лет. Для них формируются и согласовываются графики передачи в архив.
Мы учли все требования, которые предъявляются Росархивом. При передаче документов в САХЭД из системы документооборота органов власти формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан.
Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Всё это обеспечивает юридическую значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения.
Почему для создания САХЭД выбрали решение Directum?
Тимур Меджитов: – Электронный документооборот во всех органах исполнительной власти и местного самоуправления Удмуртии проходит в системе Directum. Было логично организовать хранение на той же платформе. Интеграция с другим ПО – это всегда риски, а, по нашей оценке, еще и более высокая стоимость. К тому же, у вендора был опыт в подобных проектах. Его мы использовали при внедрении решения Directum «Долговременный архив».
С какими сложностями столкнулись при разработке системы?
Тимур Меджитов: На мой взгляд, главной сложностью стало отсутствие четких государственных требований к процессам. На федеральном уровне пока не так много нормативных правовых актов, которые регламентируют порядок и методологию долговременного хранения электронных документов. Именно поэтому при разработке САХЭД мы больше ориентировались на опыт, знания и аналитику наших экспертов-архивистов и вендора.
Что бы посоветовали коллегам из других регионов, кто сейчас только планирует внедрять ПО для похожих задач?
Тимур Меджитов: Самый главный совет коллегам – найти хороших специалистов, разбирающихся в тонкостях архивного хранения документов. Лучше, если это будет, как в нашем случае, руководитель проекта с опытом работы в Госархиве и глубоким пониманием темы. Хотя есть и план минимум – провести хорошую методологическую оценку проекта.
Есть ли уже планы на развитие системы?
Тимур Меджитов: Да, прежде всего планируем масштабировать САХЭД – обеспечить подключение к ней всех органов власти Удмуртии, муниципальных архивов, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.
Кроме того, анализируем возможность добавить в систему решения ИИ для экспертизы ценности электронных документов и автоматического формирования ответов на запросы архивной информации.
