Как новейшая СЭД объединила 11500 пользователей из более 60 предприятий. Интервью TAdviser с руководителем продукта АТАЧ

Дина Бахарева: На ММК сформирована и уже несколько лет реализуется стратегическая инициатива «Индустрия 4.0», предусматривающая поэтапную цифровизацию всех бизнес-процессов. В числе ее приоритетных направлений – единая интегрированная корпоративная информационная система. Развитие электронного документооборота было первоочередной задачей, кроме того, существовала необходимость и в интеграции с системами для бухгалтерии, кадров, с базами данных, чтобы полноценно управлять бизнес-процессами. ММК собирался осуществить переход от работы с документами к построению единого пространства, объединяющего все общества, для управления бизнесом.

Помимо внушительных масштабов самой Группы компаний, в которую входит на апрель 2021 года более 60 предприятий, существует еще огромное количество контрагентов: поставщиков, партнеров, заказчиков продукции, с ними также необходимо согласовывать не по одному разу договоры, утверждать спецификации и дополнительные соглашения. Без преувеличения можно сказать, что документооборот ММК колоссальный.

Заказчик понимал, что система электронного документооборота должна, как минимум, обеспечивать высокую скорость обмена документами, тем самым поддерживая бизнес и устраняя «бюрократические» препоны, а в идеале - призвана способствовать его развитию, работать на пользователя, освобождать его время, которое бы он затратил на поиск нужной кнопки. Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 15.3 т

Прежняя СЭД этим и тормозила работу: каждый раз необходимо было вспомнить, на какую вкладку перейти, чтобы открыть документ, как совершить необходимое действие. Особенно если речь шла о редких операциях. Да, можно было обратиться к инструкции, но сколько бы времени это занимало? Конечно, система не позволяла управлять процессами из командировок, так как отсутствовал мобильный клиент, не могла отвечать требованиям быстродействия.

Ни о каком развитии нельзя было говорить. Топ-менеджеры отказывались работать в СЭД. Оборот документов невероятно замедлялся, соответственно, работа предприятия теряла эффективность. Поэтому смена СЭД была неизбежна.

Дина Бахарева: С 1999 года в Группе компаний ММК использовали прежнюю СЭД на платформе зарубежной системы. К 2014 году критические недостатки - отсутствие мобильного клиента, медленная работа и неудобный интерфейс - привели к поиску решений проблемы. Эксплуатация внедренной версии показала, что, несмотря на достаточную функциональность, система осталась неудобной и так же медленно работала.

Дина Бахарева: Десятилетний опыт работы с электронным документооборотом и понимание основных ключевых характеристик современной системы позволили определиться с требованиями по принципу «от обратного». Это, в первую очередь, скорость, простота и удобство использования для топ-менеджера, от которого зависит как быстро какой-либо важный документ пройдет согласование и будет утвержден. А значит, зависит и эффективность бизнеса. Для реализации этих задач было необходимо, чтобы в программе разобрался пользователь любой квалификации, а не только «технарь» или делопроизводитель. Все самые важные операции не должны были отнимать больше секунды, а интерфейс системы не должен был содержать «лишние» элементы и функции.

Также была необходима возможность постепенного масштабирования на все общества Группы, а значит, гибкая подстройка системы под нужды как юридической службы, так и производственного предприятия. И, конечно, интеграция с ERP-системами: SAP, Oracle, 1С и другими. Это решение, кстати, показывает, что АТАЧ совместно с ERP-продуктами может стать мастер-системой предприятия, централизуя и ускоряя бизнес-процессы.

Проанализировав рынок, ИТ-специалисты подобной системы не нашли. Так родилась инициатива создать свой продукт, не такой, как другие - простой, удобный, помогающий решать задачи топ-менеджеров и руководителей. Продукт, который сочетал бы в себе нужную функциональность, максимальную скорость обработки данных и был бы интуитивно понятен пользователям.

Собралась инициативная команда из специалистов с огромным опытом мобильной и веб-разработки, опытом поддержки существующей на тот момент СЭД. По сути, это люди-идеалисты, которым была поставлена невероятно сложная задача – сделать продукт понятным пользователю и при этом функциональным – и которые не махнули рукой, сказав, что это невозможно, а создали инновацию. Этому способствовали благоприятные факторы: накопленный опыт работы с СЭД, возможность исходить от потребностей пользователей, которые были в зоне досягаемости.

Конечной целью команды было освободить топ-менеджеров от рутины и необходимости разбираться, запоминать что-то в программе, чтобы выполнить их ключевые задачи. За основу взяли базовый функционал актуальных СЭД, проанализировав и BPM-системы. Из числа сотрудников и топ-менеджеров ММК сформировали фокус-группу, которая участвовала в разработке концепта продукта. Сосредоточились на том, чтобы оставить самые важные функции и ускорить процессы подписания и согласования буквально до одного клика.

Всего за 3 месяца было разработано MVP-решение и первое письмо ушло на согласование через АТАЧ.

Дина Бахарева: С одной стороны – это традиционное по своему функционалу решение, автоматизирующее все операции по работе с документами: согласования, подписания, выдачу и контроль поручений, хранение и т.д. С этой точки зрения наша система соответствует всем требованиям пользователей к СЭД.

С другой стороны, это система разработана на стеке современных технологий и построена на архитектуре Single Page Application (SPA). Поэтому ее отличают высокая производительность, простота и удобство использования, гибкость настройки под конкретные бизнес-процессы, возможность поддержки любых устройств и веб-интерфейсов для работы с системой. Именно то, что искал заказчик, но не нашел такого решения, которое бы в комплексе отвечало всем требованиям.

Скорость работы системы — одно из основных отличий АТАЧ. Многие заказчики, особенно крупные, считают быстродействие наиболее важным для себя критерием выбора, подчас опережающим по своей значимости функционал. Поэтому при разработке СЭД мы приложили немалые усилия, чтобы наша система смогла показать высокие результаты. Достаточно сказать, что время отклика на любое действие пользователя АТАЧ составляет всего 200 миллисекунд. Наши заказчики, привыкшие мучиться в ожидании ответа прошлой системы, благодарили нас за такую скорость. Этот показатель не меняется, даже если в системе одновременно работает более 10 тысяч пользователей, что тоже было важно для промышленных предприятий с огромным штатом сотрудников. Это уже проверено на практике.

Во всем мы исходили из потребностей наших первых клиентов, а не строили систему, «как у других». Так, подавляющее большинство менеджеров среди наших заказчиков активно пользуется планшетами – на совещаниях, в командировках, даже на обеде могут с их помощью решать рабочие вопросы. Для них была необходима мобильная версия СЭД с полноценным функционалом и высокой производительностью. Поэтому команда разработала адаптивную веб-версию, которая однаково работала на всех устройствах.

Дина Бахарева: Мы получили массу положительных отзывов о системе и от рядовых пользователей, и от топ-менеджеров. К примеру, по словам руководителя Юридической службы, система позволила высвободить лично ему 2 часа рабочего времени, которое он теперь может свободно потратить на более значимые и полезные дела.

Простой и удобный интерфейс системы оказался наиболее распространенным отзывом от пользователей. Именно поэтому сотрудники из самых разных подразделений приступали к работе практически сразу, даже не пройдя обучения. На то, чтобы понять, как взаимодействовать с СЭД, им понадобилось всего несколько минут, возможно, некоторым чуть больше. Но ни у кого этот процесс не превысил и часа.

Интерфейс системы АТАЧ. Карточка документа, маршрут согласования и статус – в одном окне.

Оценив результаты, которые получили сотрудники этих служб – значительная экономия времени, повышение эффективности и скорости работы, усиление исполнительской дисциплины – остальные подразделения Группы буквально выстраивались в очередь на подключение к системе. В первый же месяц эксплуатации АТАЧ скорость процессов документооборота увеличилась в разы.

Для того, чтобы добиться такого результата, мы продумывали каждую деталь. Исключили необходимость пользователя переключаться между различными вкладками - все действия он выполняет в одном окне. Все интуитивно понятно: в середине экрана — документ, справа — лента с шагами по согласованию. С левой стороны отображается лента всех поступивших документов и их статусы. Все действия выполняются в один клик — например, подписание, делегирование, согласование, сохранение на диск, отправка по электронной почте, печать и прочее. При этом изменения статусов документа отображаются в режиме онлайн.

Есть удобные опции. Например, руководителю приходит письмо с задачей, которую он хочет поручить подчиненному. АТАЧ на основе пользовательского опыта подставляет ФИО сотрудника, который ранее получал подобные поручения. Топ-менеджеру остается нажать одну кнопку – и документ отписывается исполнителю.

Также АТАЧ вычисляет иерархию подчиненности для документов, где требуется согласование, и предлагает согласующих и подписантов. Причем необязательно это коллеги по подразделению, в случае ММК это могут быть люди из другого общества, которые ранее согласовывали подобные документы. Для этого мы интегрировали АТАЧ в КИС Персонал, избавив руководителей от ручного выбора задействованных в управлении документом лиц.

Или, другой пример, при создании спецификации к договору, который ранее запускался в системе, карточка заполняется в автоматическом режиме. При этом любой документ – будь то поручение, договор, служебная записка – открывается сразу в центре экрана. И как только пользователь совершает действие – подписывает или согласовывает его – он переключается на новый документ, требующий его внимания.

Дополнительно ускорить процессы подписания и согласования также позволяет удобная коммуникация в чате, «прикрепленном» к документу.

Встроенный в систему чат. Сотрудники обсуждают документ напрямую

Дина Бахарева: В 2017 году приступили к развертыванию и масштабированию на другие компании. Причем начали с тех, кто работает с самыми важными юридическими и финансовыми документами - «ММК-Право» и Управление финансами.

В среднем внедрение и запуск системы в каждом подразделении ММК занимали от 2 недель до месяца. Я считаю, что это очень хороший показатель. Помимо автоматизации стандартных процессов, нашим специалистам необходимо было учитывать специфику бизнес-процессов каждого из более 60 обществ Группы компаний ММК. А это производственные, добывающие, торговые, сервисные, транспортные, финансовые предприятия и даже санаторно-курортные организации. Такая высокая скорость внедрения была достигнута благодаря наличию инструментария гибкой настройки СЭД под особенности работы и задачи конкретной компании.

Если же говорить о трудностях, то главной из них стала необходимость бесшовной интеграции систем – существующей и новой. В начале миграции все входящие документы приходилось регистрировать в старой системе, затем зарегистрированные документы переносились уже в АТАЧ. Был установлен достаточно жесткий режим переноса - раз в 30 минут.

Дина Бахарева: Основной результат, который был достигнут в ГК ММК благодаря внедрению СЭД, на мой взгляд, это создание единого информационного пространства, где сформирована среда для оперативного, удобного и продуктивного взаимодействия с контрагентами внутри Группы компаний.

Если же говорить о конкретных цифрах, то на апрель 2021 года система используется в 60 организациях, с ней работают более 11 000 сотрудников. Ежегодный объем документооборота в ГК ММК составляет около 2 миллионов документов. С начала промышленной эксплуатации в системе уже создано более 7 миллионов документов и выдано более 8 миллионов поручений.

В системе представлено 200 видов документов и порядка тысячи маршрутов их движения, отражающих деятельность и бизнес-процессы любой из компаний Группы ММК.

С достаточной точностью можно оценить и эффективность использования СЭД для топ-менеджеров. В среднем, ежедневно руководителям подразделений ММК поступает более 150 различных входящих документов, требующих подписания, согласования и т.п.. В старой системе для обработки такого объема требовалось около 3 часов ежедневно, а то и больше, ведь приходилось постоянно переключать внимание на другие дела из-за долгого ожидания отклика СЭД. Теперь все письма обрабатываются в один клик автоматическом режиме через АТАЧ, подписание документа происходит за миллисекунды. Тратится на весь объем документов менее двух часов. Если старая система была для руководителей дополнительной нагрузкой, не каждый даже мог разобраться в ней на 100%, то АТАЧ помог освободить время для стратегических задач.

Дина Бахарева: Пандемия стала тем событием, которое, несмотря на свой негативный контекст, смогло крайне ярко и четко доказать незаменимость АТАЧ для Группы. Весной 2020 года более 3 000 сотрудников предприятия были переведены на удаленный режим работы. И все они продолжают работать через веб-клиент АТАЧ в общем цифровом пространстве без ущерба производственному процессу.

В октябре 2020 года мы создали кадровый АТАЧ, переведя кадровый документооборот компании «ММК-Информсервис» в электронный вид. Это позволило сотрудникам отдела труда и заработной платы оформлять кадровые документы и вести работу по ним в дистанционном формате. Как работодатель, так и работник получили возможность подписывать документы всеми видами электронной подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП).

Дина Бахарева: В 2021 году АТАЧ стал единой корпоративной системой управления документооборотом и контентом в ГК ММК. Несмотря на то, что мы начали внедрения с металлургической промышленности, следующим нашим крупным заказчиком было ОАО «Красцветмет», предприятие по производству драгоценных металлов.

«Красцветмет» раньше использовал другую СЭД, мы провели бесшовную интеграцию. Еще одно крупное внедрение прошло в ООО «Бобровский кварцит» - предприятии по добыче и переработке кварцевых материалов. В «Бобровском кварците» внедрили систему с нуля в самом начале пандемии, когда сотрудников переводили на дистанционную работу.

История документа в системе. Отображение маршрута документа упрощает взаимодействие сотрудников как в офисе, так и на удаленке

На апрель 2021 года мы ведем переговоры еще с несколькими крупными заказчиками из горно-металлургической отрасли и не только. Также создали полноценную коммерческую версию этого продукта с гибкой архитектурой, готовую к внедрению на любом предприятии. Благодаря открытому API система легко встраивается в любые информационные системы, позволяет настроить обмен документами в любых бизнес-процессах.

Выпускаемые релизы системы формируются на основе запросов пользователей и требований рынка. Дорожная карта ближайших релизов включает в себя создание электронного архива, развитие функциональности для работы с финансовыми документами, межкорпоративный документооборот для обмена неформализованными документами, перепиской между компаниями и создания единого информационного пространства, интеллектуальный поиск и пр.

Тем не менее, скорость, простота и удобство – те базовые принципы, которые изначально были заложены при разработке АТАЧ, сохранятся и в будущем, вне зависимости от глобальных планов по расширению функциональности. Мы создавали этот продукт, чтобы решить одну из основных проблем – крайне низкую производительность и неудобство работы в существующих решениях. И опыт наших заказчиков показывает, что мы ее решили.

Мы планируем развиваться не просто как СЭД, а как полноценный бизнес-помощник для руководителя и топ-менеджеров. Наше первое крупное внедрение демонстрирует проблемы любого крупного предприятия горно-металлургической отрасли и промышленности в целом - бюрократизация решений, и как следствие, замедление работы, внедрения инноваций. Мы убеждены, и пример наших заказчиков это показывает, что компании-гиганты могут работать проще, быстрее, избавляясь от рутины с документами, от многоступенчатых согласований, отнимающих недели.

Топ-менеджеры, благодаря упрощению этой части своей работы, могут приносить больше пользы, больше зарабатывать для компаний, повышать свою личную эффективность. Наша конечная цель - улучшить бизнес-процессы в предприятиях так, чтобы создать среду для прорывов в достижении производственных результатов. Конечно, мы думаем и о внедрениях в других отраслях. Но это пусть пока останется секретом.

Наши партнеры рассматривают АТАЧ^[2] как современную цифровую платформу для управления бизнес-процессами документооборота и создания единого информационного пространства будущего, где скорость передачи и обработки информации напрямую влияет на эффективность всей деятельности крупной организации. И совпадение нашей миссии и оценки сотрудничества нашими заказчиками говорит о том, что мы двигаемся в правильном направлении.

Примечания