Как «Группа Черкизово» переходит с Blue Prism на отечественную платформу PIX RPA и выбирает новых роботов

Кирилл Букин: Заказчиком RPA-проекта в «Группе Черкизово» выступило одно из наших юридических лиц — компания «Черкизово — Объединенный Центр Обслуживания» (ОЦО). Еще в конце 2018 года ее руководство обратилось к ИТ с инициативой проведения автоматизации с использованием роботизации процессов.

Сразу скажу, что «Черкизово» — это крупнейший производитель мясной продукции в России, в Группу входят довольно много юрлиц и тысячи сотрудников, соответственно, мы сталкиваемся с большим объемом рутинных задач: сверка документов, предоставление доступов, формирование справок и прочее. Поэтому использование RPA как дополнительного инструмента показалось привлекательным.

Для начала были выбраны два процесса: сверка внутригрупповых оборотов (ВГО) между компаниями холдинга и автоматизация проверки задолженности подотчетных лиц. Процесс регулярной ручной сверки ВГО был довольно длительным, из-за этого ОЦО успевал сверять только ряд выборочных компаний. С процессом проверки задолженности подотчетных лиц история была схожей. Дело в том, что от предприятий Группы оформляется много командировок, и очень сложно было отслеживать сдачу отчетных документов сотрудниками. Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.9 т

Вместе с нашим партнером мы запустили пилотные процессы и создали центр компетенций в области RPA.

Кирилл Букин: К тому моменту, когда компания Blue Prism решила покинуть российский рынок, у нас было роботизировано порядка 40 различных процессов — от небольших до таких серьезных, как сверка ВГО.

В нашем центре компетенций RPA есть представители ОЦО и ИТ. Мы совместно оцениваем перспективность задач по роботизации, планируем внедрение роботов на год вперед. Непосредственно RPA-разработкой у нас занимается команда из пяти человек, включая меня. Также в компании есть менеджер, который постоянно поддерживает коммуникации между бизнесом и разработкой.

Весной 2022 года, когда перед нами встала задача по выбору новой платформы, мы старались максимально полно изучить функционал решений от российских RPA-вендоров. Необходимо было понять, насколько возможности отечественных платформ соответствует функционалу Blue Prism, который использовали наши роботы.

Кирилл Букин: Составив перечень требований к новой платформе, мы прежде всего рассматривали их через призму функционала, который использовали наши роботы. Кроме того, необходимо было, чтобы она соответствовала набору тех инфраструктурных решений, которые мы используем. Прежде всего, это ОС Windows и СУБД MS SQL. Поэтому нам не подошли решения на базе Linux. Кроме того, пришлось отсеять RPA-решения, в которых не было реализовано управление очередями. Также нам было необходимо, чтобы платформа поддерживала возможности настройки и переиспользования скриптов на С# и Visual Basic при работе с SAP, 1C и другими приложениями. При этом стоимость лицензий и стоимость владения новой платформой не были решающими факторами при выборе.

При выборе нового RPA-решения мы столкнулись с тем, что в России нет полных или даже приблизительных аналогов Blue Prism. Поэтому решено было скорректировать требования под реалии рынка. Таким образом, мы стали искать возможности адаптировать своих роботов к работе на новой перспективной платформе.

Составив шорт-лист RPA-платформ, наши специалисты стали более внимательно изучать их возможности, сравнивать функциональность, фиксировать отличия. По результатам кросс-анализа выбор был сделан в пользу платформы PIX RPA от компании PIX Robotics.

Кирилл Букин: Проект стартовал осенью 2022 года. Вначале мы с коллегами из PIX Robotics выбрали «пилотного робота». Им стал робот по формированию справок 2НДФЛ как одного из самых трудоемких направлений. Параллельно с реализацией пилотного проекта проходило обучение внутренней команды для работы на новой платформе. Переведя первого робота в продуктивную эксплуатацию совместно с PIX Robotics, мы в начале 2023 года приступили к миграции — уже собственными силами. Составив план миграции, мы пересмотрели пул своих роботов на предмет их эффективности. С бизнес-заказчиками каждого из роботов ИТ-команда провела встречи, чтобы выяснить, насколько нужен тот или иной робот, чтобы плавно проводить все работы по миграции. Полностью перейти на новое решение мы планируем до конца 2023 года, что определяется сроком действия лицензий Blue Prism, которые у нас пока актуальны.

Пересмотрев список роботов и выстроив приоритеты, наша команда четко следует плану миграции. Для перевода некоторых сложных роботов мы планируем воспользоваться помощью коллег из PIX Robotics и их партнера офиса NFP компании Первый Бит.

Кирилл Букин: На мой взгляд, подход к роботизации у нас не изменился. Это связано с тем, что на период 2022-2023 гг. у нас нет обязательной задачи по внедрению новых роботов. Главное — провести миграцию. Если даже мы берем новых роботов в работу, то проводим тщательный анализ целесообразности их использования в Группе и исследование того, насколько они критичны к реализации. В целом, мы реализуем те же задачи, что были раньше: автоматизация рутинных операций, использование роботов в сложных интеграциях между системами (например, это legacy-системы и SAP, разработка которых стоит очень дорого). В таких системах дешевле, проще и быстрее реализовать робота, который будет выступать посредником в интеграции. И надо сказать, что для такого рода интеграции найти замену роботам очень сложно. Они позволяют реализовать прямую автоматизацию в рамках систем для работы пользователей.

Кирилл Букин: Мы находимся в той стадии, когда процессы ищут разработку, а не она их. Представители бизнеса и различных функциональных направлений приходят к нам с теми или иными процессами, которые хотели бы роботизировать. Так что можно сказать, что роботы у нас рекламируют сами себя. После роботизации пилотных процессов развитие роботов в ОЦО и других функциональных направлениях шло практически параллельно. На сегодня около 40% всех роботов не относятся к ОЦО и решают задачи ИТ, HR, юридического отдела, договорного отдела и т.д. Так, одним из первых роботов, реализованных вне ОЦО, стал робот проверки стандартных форм договоров. Он обеспечивает проверку каждого договора на соответствие требованиям заполнения всех полей.

Кирилл Букин: В ходе принятия в работу каждой задачи по роботизации мы оцениваем ее экономическую эффективность. Тем самым показывая, что каждый робот приносит пользу компании, сокращая ручные операции и реализуя определенный эквивалент полной занятости сотрудников. При этом мы не стремимся заменять людей в компании роботами. Мы видим одну из своих целей в том, чтобы внедрить роботов там, где есть много рутинных операций и не требуется творческое начало. В результате можно высвободить рабочее время человека на осуществление более сложных видов деятельности.

Мы постоянно проводим аналитику функционирования роботов, изучаем операции, которые они отрабатывают и смотрим, насколько эффективно они это делают. Например, если раньше отдельная команда ОЦО в течение недели каждый месяц занималась сверкой ВГО, то после внедрения робота сверка по всем компаниям Группы составляет всего два часа. Завершив свою работу, робот присылает отчет по электронной почте. А после внедрения робота по формированию справок 2НДФЛ время выдачи справок удалось сократить с пяти до двух рабочих дней. При этом формирование самой справки занимает всего несколько часов после поступления заявки. Все остальное время уходит на другие процессы, включая проставление печати и выдачу справки.

Еще один пример эффективности роботов — решение для синхронной загрузки цен в различные системы после изменения прайс-листов. Чтобы представлять масштаб этого процесса, достаточно сказать, что в его реализации участвуют семь различных систем на базе 1С и две системы на базе SAP. До внедрения робота загрузкой прайс-листов занимался отдельный человек. Естественно, он не мог одновременно ввести изменения во все системы. Кроме того, нельзя было исключить влияние человеческого фактора, при отгрузке продукции могла возникать рассинхронизация цен. Благодаря роботу удалось минимизировать роль человеческого фактора и ликвидировать временной разрыв между загрузкой цен в разные системы. Таким образом, здесь мы видели главную цель именно в автоматизации процесса, а не в замене человека роботом.

Кирилл Букин: На мой взгляд, развитие рынка роботизации в России ускорилось после событий 2022 года. Регулярно появляются новые RPA-платформы и очень высокими темпами расширяется функционал имеющихся продуктов. Кстати, при анализе отечественных платформ основную сложность для нас представляло то, что они развиваются очень быстро. Функционал практически всех платформ, которые рассматривала наша команда, буквально за месяц устаревал, и по сути приходилось проводить сравнительный анализ заново. Общаясь с коллегами из других компаний, которые занимаются внедрением RPA-решений, я убедился, что развитие роботизации в России идет повсеместно и в самых разных отраслях.

Если возвращаться к разговору о «Группе Черкизово», то среди бизнес-заказчиков в нашем холдинге я вижу большую заинтересованность в роботизации, во внедрении роботов для все большего количества процессов. При этом мы действуем максимально прагматично. Если наши специалисты видят, что роботы не могут эффективно заменять человека в решении той или иной задачи, то отказываются их внедрять. То есть, усилия по развитию роботизации мы направляем туда, где роботы могут быть максимально эффективны.

В перспективе, помимо горизонтального расширения и охвата новых процессов, мы планируем использовать решения типа OCR и CV. Также не исключено, что через какое-то время ИТ-команда реализует решения, которые позволят бизнес-заказчикам самостоятельно конструировать программных роботов. Но пока мы довольно скептически относимся к этой идее.

Говоря о тенденциях в мире роботизации, можно отметить активное использование искусственного интеллекта. Многие RPA-вендоры позволяют использовать в своих решениях ML и нейросети, внедряют поддержку, к примеру, ChatGPT и подобных решений. В нашей компании уже поступали идеи разработки чат-бота, который мог бы проводить интеллектуальный анализ документов и находить ответы на вопросы сотрудников.