«Теплоэнерго» использует интеллектуальные сервисы Directum Ario

2022: Внедрение интеллектуальных сервисов Directum Ario

АО «Теплоэнерго» задействует интеллектуальные сервисы Directum Ario в процессе оцифровки первичных учетных документов (ПУД) для наполнения электронного финансового архива. Время поиска и получения копии документов для проверки ФНС сократилось с 2 дней до 3 минут. Об этом 11 февраля 2022 года сообщили в компании Directum.

Источник: teploenergo-nn.ru

Поставщик тепловой энергии в Нижнем Новгороде получает ежемесячно около 30 тыс. первичных учетных документов. При этом 90% ПУД приходит на бумаге. В рамках перехода на налоговый мониторинг компании потребовалось к 1 января 2022 г. создать электронный финансовый архив (ЭФА) и оцифровать первичные документы за 2021 г. Обработка ПУД с помощью искусственного интеллекта позволила ускорить эти процессы и уложиться в заданные сроки.

Сотрудники «Теплоэнерго» уже имеют положительный опыт работы с Directum. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2013 г. Поэтому для оцифровки ПУД выбрали интеллектуальные сервисы Directum Ario. Среди других особенностей решения — возможность интеграции с 1С:ERP и результативность извлечения и распознавания данных на аналогичных проектах.

Для автоматизации наполнения электронного финансового архива компания «Теплоэнерго» использует несколько решений Directum: «Финансовый архив», «Служба ввода документов», коннектор к СБИС и сервисы Ario, которые в автоматическом режиме обрабатывают потоки документов.

До внедрения интеллектуальных сервисов ответственным лицам приходилось подписывать и согласовывать ПУД от контрагентов на бумаге. Затем документы передавали в бухгалтерию для отражения в учете и далее – на хранение в бумажный финансовый архив. На каждой из стадий ПУД обрастали бумажными копиями, для контроля их перемещения сотрудникам приходилось вести реестры передачи оригиналов.28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT 8.6 т

После включения в процесс Directum Ario ручной работы с бумагами стало в несколько раз меньше. Сканы документов направляются на выделенный сетевой ресурс и адрес электронной почты. Затем служба ввода формирует поток документов на обработку и передает его сервисам Ario.

Команда проекта настроила сервисы интеллектуальной обработки для документов:

• товарная накладная;
• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• УПД;
• форма КС-2;
• акт выполненных работ.

Интеллектуальные механизмы извлекают и передают в карточку документа ключевые реквизиты: дату и номер договора, контрагент, ИНН, сумму, НДС и другие данные. При обработке комплектов система может взаимодополнять недостающие реквизиты из разных документов.

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario показали в «Теплоэнерго» качество распознавания информации. Полнота извлечения данных составила 87%, а точность классификации документов – 95%.

В результате внедрения финансового архива и интеллектуальных сервисов Ario:

• Сократилось время на подготовку и прохождение налоговых и внутренних проверок. Вместо 1-2 дней поиска в бумажном архиве и получения копии документов процесс занимает 1-3 минуты – столько нужно, чтобы найти скан-копии в электронном архиве.
• Бухгалтерия избавилась от части однообразной работы. У квалифицированных специалистов появилось больше времени для выполнения аналитических задач.
• В 3 раза снизились затраты на бумагу, картриджи, содержание места для хранения бумажного архива.

«В результате внедрения мы получили многократное сокращение времени на подготовку и прохождение налоговых проверок. Все сотрудники бухгалтерии имеют быстрый доступ к любой первичной документации, что освобождает до 20% времени квалифицированного персонала, рассказала Светлана Ханова, начальник отдела разработки и сопровождения информационных систем АО «Теплоэнерго»