Directum: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот

Продукт
Название базовой системы (платформы): Directum (СЭД/ECM-система)
Разработчики: Directum (Директум)
Дата премьеры системы: ноябрь 2013 года
Технологии: СЭД

Содержание

Компания DIRECTUM объявила в ноябре 2013 года о выходе бизнес-решения «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». Решение предназначено для работы с первичными документами внутри организации и поддержки межкорпоративного электронного документооборота.

Большинство организаций работает с большим объемом первичных учетных документов. Счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие документы требуют оперативной обработки, хранения, поиска, отправки контрагентам и подготовки к различным проверкам.

Задумывались ли вы, как перечисленные процессы можно автоматизировать и перевести на более качественный и оперативный уровень исполнения? Например, как сократить:

  • сроки согласования и передачи документов к отправке в 4 раза;
  • длительность на подготовку к налоговым проверкам в 7–12 раз;
  • скорость поиска учетных документов в 7–20 раз.

Именно для обеспечения эффективной работы с первичными учетными документами в электронном виде разработано бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». И оно полностью соответствует требованиям Приказа Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Бизнес-решение построено таким образом, что согласование первичных учетных документов и подписание их электронной подписью осуществляется в СЭД DIRECTUM. Здесь же в интерфейсе DIRECTUM происходит прием и отправка всех юридически значимых документов контрагентам. Формируется электронный архив, и любой документ, независимо от срока хранения, можно легко найти и открыть в СЭД. Это позволяет оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок.

«Вопросы межкорпоративного обмена документами с контрагентами вызывают особый интерес в связи с законодательными инициативами, определяющими порядок работы с электронными первичными документами. Бизнес редко просчитывает свои издержки на работу с первичкой, поэтому предлагаемый нами анализ эффективности перевода первичных документов в электронный вид и использования межкорпоративного обмена превосходит ожидания руководителей и акционеров, – комментирует Тимур Меджитов, руководитель направления корпоративных продаж компании DIRECTUM. – Мы поставили перед собой задачу по оптимизации работы с первичкой, отправляемой и принимаемой через сервис межкорпоративного обмена документами. И сделали так, чтобы бизнес-пользователи работали в едином интерфейсе корпоративной СЭД. Это позволяет снизить стоимость внутренних процессов, сократить издержки организации, повысить скорость проведения сделок с контрагентами».

Решаемые бизнес-задачи

Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.

Бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» обеспечивает эффективную работу с первичными учетными документами в электронном виде, в полном соответствии с Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Бизнес-решение позволяет:

  • сократить прямые издержки:
  • на согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
  • на обмен документами с контрагентами;
  • на занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
  • обеспечить постоянный доступ сотрудников организации к архиву первичных учетных документов, проходящих через системы обмена, вне зависимости от доступности интернет-связи с системами обмена документами;
  • определить права доступа сотрудников организации к архиву первичных учетных документов с учетом разделения по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д;
  • обеспечить самостоятельное управление длительностью хранения первичных учетных документов;
  • обеспечить оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:
  • просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
  • выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;
  • обеспечить оперативное проведение сверок с контрагентами;
  • создать электронную систему, обеспечивающую работу Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (бухгалтерии, работающей в режиме аутсорсинга) с первичными учетными документами в электронном виде.

Работа с бизнес-решением

«DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» охватывает работу с первичными учетными документами, передаваемыми контрагентам и получаемыми от них через системы обмена.

Image:DIRECTUM Межкорпоративный финансово-учетный документооборот.jpg

Подготовка и отправка документов

Основные этапы:

  • Формирование документов.

Если в организации используется учетная система, то ответственный за формирование первичных учетных документов создает в ней документ либо комплект документов. Вновь созданные документы автоматически экспортируются в DIRECTUM. И документы учетной системы связываются с документами в системе DIRECTUM. В случае, если формируемый документ является неформализованным, то он создается в системе DIRECTUM.

  • Согласование и подписание документов.

Созданные документы автоматически отправляются на согласование и подписание электронной подписью в рамках типового маршрута.

  • Отправка документов контрагентам.

И после того, как документы согласованы и подписаны, ответственный сотрудник отправляет их контрагентам через системы обмена. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный сотрудник получает уведомление о подписании или отказе от подписания.

Получение и рассмотрение документов

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через системы обмена, рассматриваются в рамках задачи по типовому маршруту «Согласование учетных документов из систем обмена». Результатом рассмотрения и обработки входящих первичных учетных документов может быть:

  • подписание либо отказ в их подписании;
  • отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.

Подписанные документы бухгалтер заносит в учетную систему.

Ведение электронного архива=

Первичные учетные документы можно создать в системе тремя способами:

  • создание исходящих документов непосредственно в электронном архиве;
  • импорт исходящих документов из учетной системы;
  • импорт входящих документов, поступивших от контрагентов, из системы обмена.

Созданные в системе документы образуют электронный архив первичных учетных документов, которые в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности.

Электронный архив обеспечивает постоянный доступ для сотрудников организации. При этом производится настройка прав доступа, например, по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д. Длительность хранения первичных учетных документов регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

Доступ к первичным учетным документам позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Так, сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

Поиск первичных учетных документов

Все первичные документы идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид документа, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.



СМ. ТАКЖЕ (1)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 983 (803, 180)
  ELMA BPM Suite - 672 (652, 20)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 589 (543, 46)
  Дело (ЭОС) - 559 (475, 84)
  ТЕЗИС - 255 (254, 1)
  Другие 2723

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 39 (33, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Syntellect Tessa - 17 (16, 1)
  Другие 212

  Directum (СЭД/ECM-система) - 91 (29, 62)
  Syntellect Tessa - 56 (56, 0)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  ELMA BPM Suite - 54 (53, 1)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 25 (21, 4)
  Другие 138