Проект

"Лан Сервис" завершила СЭД-проект ТМ "Караван"

Заказчики: Группа Ритейла Украины (гипермаркет Караван)

Киев; Торговля

Подрядчики: Лан Сервис (Lan Service)
Продукт: Лан Сервис: Docs.UA
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/03  - 2017/04
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5408
системы - 591
вендоры - 301

Содержание

2017: «ЛАН СЕРВИС» завершила масштабный проект ТМ «Караван»

В рамках проекта была проведена автоматизация документооборота, а также обучение персонала ООО «Группа Ритейла Украины»

В ООО «Группа Ритейла Украины» завершено внедрение 3х модулей для оптимизации электронного документооборота в компании. Модули были реализованы в DOCS.UA – украинской ЕСМ-системе управления корпоративным контентом. Они позволят Заказчику контролировать потоки документов, различных задач и рабочих процессов. Это модули: «Прием сотрудника на работу», «Изменение организационной структуры» и «Организационно-распорядительная документация (ОРД)». Модуль «Организационно-распорядительная документация» предназначен для работы с 5 видами документов: «Приказы», «Распоряжения», «Протоколы совещаний», «Процедуры» и «Служебные записки».

В рамках проекта было реализовано:

  • Обеспечение работы с шаблонными документами.
  • Организацию процесса согласования и утверждения документов.
  • Контроль исполнительной дисциплины.
  • Ускорение процессов работы с документами между центральным отделением и удаленными подразделениями.
  • Минимизация потери документов и человеческой ошибки

2016: Начало проекта

29 февраля 2016 года компания «ЛАН СЕРВИС» сообщила о начале проекта автоматизации документооборота и обучения персонала управляющей компании ООО «Группа Ритейла Украины» и гипермаркета компании - «Караван».

Модули:

  • Модуль HR ("Прием/перевод/увольнение сотрудников", "Изменение организационной структуры компании")
  • "Организационно-распорядительные документы ОРД"

Задачи проекта

В рамках проекта предстоит установить систему управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) национального масштаба DOCS.UA.

Гипермаркет "Караван" (2014)

Полноценный проект предполагает:

  • приобретение ПО,
  • внедрение бизнес-решений с консалтингом
  • оптимизацию бизнес-процессов.
  • обучение сотрудников Заказчика
  • аутсорсинг специалистов для поддержки и развития системы.​

В соответствии с условиями договора, подрядчик проведет в ООО «Группа Ритейла Украины» автоматизацию:

  • модуля «Кадровое делопроизводство» (в т.ч. прием/увольнение на работу, отпуска, командировки и др.);
  • модуля «Служебные записки» (в т. ч. произвольные СЗ, типовые СЗ);
  • модуля «Управление договорами» (в т. ч. коммерческие закупки);
  • модуля «Управление договорными документами и спецификациями».

«
Это масштабный и интересный проект. Для каждого модуля потребуется разработка большого количества видов электронных документов с особыми условиями, маршрутом согласования и интеграций «в реальном времени» с другими учетными системами. Также пройдет обучение персонала заказчика в «Центре сертифицированного обучения LANS».
Елена Олишевская, генеральный директор компании «ЛАН СЕРВИС»
»

Ход проекта

2 августа 2016 года компания "Лан Сервис" сообщила о запуске в ООО «Группа ритейла Украины» модулей «Изменение организационной структуры» и «Прием сотрудника на работу».

Это первые модули HR-блока. Для каждого из них потребовалась создание автоматизированных процессов управления структурой компании и разработка большого количества разновидностей электронных документов с особыми условиями, маршрутом согласования и интеграцией «в реальном времени» с другими учетными системами. При этом требовалось соблюсти соответствие нормативной базе Украины.

Флэшмоб гипермаркет "Караван", (2012)

Модуль «Изменение организационной структуры» предназначен для работы с коммерческим штатным расписанием. «Лан сервис» разработала механизм связки коммерческого штатного расписания с юридическим - исключена возможность расхождений. Посредством этого функционала стало возможным управление изменениями штатного расписания, инициируемого руководством.

Модулем «Прием сотрудника на работу» автоматизирована работа с вновь поступающими сотрудниками всех подразделений организации в Украине. Помимо этого, можно принимать сотрудников по всем видам трудового договора с автоматическим формированием пакета документов, не требующего правок.

Обмен документами удаленного подразделения с ЦУ теперь занимает ~3 минуты.

Посредством синхронизации систем Docs.UA и данные обновляются в обеих системах при разграниченных уровнях доступа к системам.

Модуль предоставляет возможность хранения личных дел сотрудников с доступом в режиме реального времени уполномоченным лицам. Ведение журнала приказов (в т.ч. групповых) и журнала регистрации обязательств о неразглашении персональных данных.

«
Во время тендера мы тщательно выбирали ЕСМ-систему и конечно самого интегратора. Он должен был иметь не менее пяти положительных отзывов о запущенных проектах в Украине за последний год. Также важно было наличие собственного центра технической и операционной поддержки, центра сертифицированного обучения и т.д. Кроме того, нам было важно познакомиться с командой внедрения лично. Всем этим критериям отвечала компания «Лан сервис».

Кирилл Михайлов, руководитель проекта, заместитель коммерческого директора ООО «Группа ритейла Украины»
»

«
ООО «Группа ритейла Украины» - динамичная территориально-распределенная группа, для которой критично необходимо контролировать потоки документов/задач/процессов. Поэтому клиенту была установлена Docs.UA – система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) национального масштаба. Она позволяет построить эффективную систему электронного документооборота (СЭД) любого предприятия. Мы не останавливаемся на первых модулях. В ближайшие месяцы мы запускаем в ООО «Группа ритейла Украины» еще два новых: «Управление организационно-распорядительными документами (ОРД)» и «Управление отпусками».

Елена Олишевская, генеральный директор компании «Лан сервис»
»