Проект

Как «Т Плюс» автоматизировал контроль исполнительской дисциплины

Заказчики: Т Плюс (ранее КЭС-Холдинг. Комплексные энергетические системы)

Москва; Энергетика

Подрядчики: Akelon (Акелон)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2014/12  - 2019/12
Количество лицензий: 16000
Технология: СЭД
подрядчики - 606
проекты - 6246
системы - 653
вендоры - 323
Команда проекта со стороны ЗаказчикаИнтегратора-Консультанта
не указана

2019

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины

2 декабря 2019 года стало известно о том, что ПАО «Т Плюс» автоматизировал контроль исполнительской дисциплины.

Новым этапом внедрения единой информационной системы для «Т Плюс» стала автоматизация контроля исполнительской дисциплины
Новым этапом внедрения единой информационной системы для «Т Плюс» стала автоматизация контроля исполнительской дисциплины

Цели и задачи проекта

Внедрение единой информационной системы для «Т Плюс» стало одним из этапов консолидации всех генерирующих активов. Важно было формализовать и унифицировать бизнес-процессы компании, обеспечить удобное и прозрачное взаимодействие сотрудников.

Единая информационная система «Т Плюс» реализована на базе DIRECTUM. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2014 году. Тогда к работе в системе подключились все, кто участвует в процессах делопроизводства в головной организации. Годом позднее решение развернули во всех 15 филиалах холдинга.

В 2018 году новым этапом внедрения стала автоматизация контроля исполнительской дисциплины. Перед «Т Плюс» и компанией «Акелон» стояла задача создать на базе DIRECTUM удобный инструмент, который позволит сотруднику в любой момент времени наглядно оценить его производительность, а руководителю – контролировать процессы, происходящие в структурном подразделении и компании в целом.

Команда «Акелон», главный исполнитель работ по проекту, выделила несколько ключевых целей:

  • Удобный способ оценки состояния задач для сотрудников.
  • Простой и понятный механизм формирования отчетов под конкретный запрос.
  • Оперативное создание отчетов с загрузкой необходимых деталей.
  • Контроль исполнительской дисциплины.

Решение задач

Первоначальный опрос пользователей показал — сотрудникам необходимо анализировать информацию в различных разрезах: тип заданий, статус, потоки и прочее. Готовое решение разделило всю информацию по сценариям использования. Было создано четыре раздела для отображения данных в определенном разрезе и формирования отчетности по направлениям. Для быстрого доступа к разделам их объединили на стартовом экране.

Стартовый экран сотрудников «Т Плюс»
Стартовый экран сотрудников «Т Плюс»
Данные в личном кабинете для формирования отчетов по входящим заданиям
Данные в личном кабинете для формирования отчетов по входящим заданиям

Для того чтобы сотрудники могли контролировать свою загрузку, в личный кабинет всех пользователей системы была добавлена папка «Контроль исполнительской дисциплины», которая содержит:

  • панель навигации — для быстрого переключения между страницами без использования стартового экрана;
  • контекст страницы — для отображения данных по конкретному сотруднику, подразделению или периоду времени. Руководитель может изменить контекст и посмотреть данные по сотруднику своего подразделения;
  • область диаграмм — для быстрой и наглядной оценки состояния дел. Все диаграммы на странице интерактивные: при клике на определенную секцию данные в табличной части отображаются с учетом выбранной категории.
  • табличная часть — для отображения детальной информации по заданиям и поручениям. В ней можно увидеть: тему и текст задания или поручения, исполнителя и автора, подразделение, срок исполнения, количество просроченных дней, контролера, статус и прочее.

Результаты проекта

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины на базе DIRECTUM помогла «Т Плюс» выстроить удобную и интуитивно понятную для сотрудников и руководства систему. Теперь сотрудники компании прослеживают состояние текущих задач в удобном формате и самостоятельно формировать отчеты по разным видам деятельности как индивидуально, так и на всех уровнях компании.

Как внедренные решения отразились на работе компании

Ранее отчеты по исполнительской дисциплине формировали делопроизводители по статусу задач, и рядовые сотрудники никак не участвовали в этом процессе. Обновленное решение на базе DIRECTUM стало простым и удобным инструментом для формирования отчетов по различным показателям деятельности.

Сотрудникам «Т Плюс» не нужно разбираться с фильтрами и тратить время на настройку нужных параметров — все показатели отображаются наглядно, а навигация интуитивно понятна.

Основные преимущества решения:

  • Оперативное получение данных по загрузке специалистов для руководителей.
  • Быстрый доступ к информации по личной исполнительской дисциплине.
  • Повышение процента выполненных задач и поручений.
  • Экономия времени на формирование отчетности для сотрудников.

Автоматизация работы с доверительными документами

Частный электроэнергетический холдинг «Т Плюс» отказался от бумажного документооборота при согласовании и оформлении доверительных документов. Об этом 7 мая 2019 года сообщили в компании «Директум».

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы. На май 2019 года холдинг уже более 4-х лет работает в DIRECTUM.

Собственные ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий:

  • создание и согласование заявления на получение доверенности;
  • подписание и нотариальное заверение документов;
  • выдачу доверенности инициатору.

По итогам проекта вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в DIRECTUM. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из её регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. По данным на май 2019 года работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей.

В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

2015: Внедрение ECM-системы Directum

Компания Акелон объявила в августе 2015 года о завершении проекта внедрения системы Directum в компании «Т Плюс» (до июля 2015 года - КЭС Холдинг) – производителе тепловой энергии в мире. В системе зарегистрировано более 16 000 пользователей. Подрядчиком проекта выступила компания Акелон – генеральный партнер Directum.

Группа «Т Плюс» – крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. Компания осуществляет управление электростанциями, тепловыми сетями, энергоремонтными и энергосбытовыми компаниями в 16 регионах Российской Федерации. Клиентами компании являются более 14 млн физических лиц и более 160 тысяч юридических лиц. Группа «Т Плюс» управляет 61 электростанцией, среди которых 55 ТЭЦ, 4 ГРЭС и 2 ГЭС.

С увеличением объемов внутрикорпоративной информации, любая компания сталкивается с необходимостью организации системы документооборота. В связи с процессом консолидации генерирующих активов, у Группы «Т Плюс» возникла необходимость внедрения ECM-системы, которая позволяла бы формализовать и унифицировать внутренние бизнес-процессы компании, а также обеспечить прозрачное взаимодействие между сотрудниками.

Выбор в пользу системы DIRECTUM обусловлен ее высокой функциональностью и понятным интерфейсом. В качестве интегратора выступила компания Акелон, обладающая солидным портфелем крупных и успешных внедрений.

В августе 2014 года в головном офисе «Т Плюс» стартовал проект по автоматизации Канцелярии на базе системы DIRECTUM. Перед проектом были поставлены две ключевые задачи: ускорить документооборот между подразделениями и повысить контролируемость процессов согласования документов. В филиалах Группы «Т Плюс» работы по обучению пользователей и внедрению системы DIRECTUM начались в ноябре 2014 года. Были автоматизированы все 15 филиалов компании, работающие в 16 регионах Российской Федерации.

Разработка на проекте велась с использованием методологии «Agile Software development» («Гибкая методология разработки»), ориентированная на использование интерактивной разработки, динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля.

Продолжительность проекта составила 8 месяцев. В результате проекта разрозненные системы документооборота, используемые в «Т Плюс», были заменены на единую систему – DIRECTUM, удовлетворяющую требованиям заказчика по функционалу, масштабируемости и организации территориально-распределенной работы.

По результатам трех месячной работы в системе DIRECTUM зарегистрировано более 16 000 пользователей, запущено более 200 000 задач, создано более 105 000 документов. За время проекта было обучено более 2 000 рядовых пользователей.

В планах руководства компании Группы «Т Плюс» – подключение к текущему контуру объединенных сбытовых компаний. Уже запланирован запуск следующего проекта.