Как исключить незапланированные расходы при выборе и внедрении BI-системы

Для большинства государственных и коммерческих организаций использование BI-инструментов — стандартная рабочая история. Крупные игроки рынка создают кэптивные компании для самостоятельной реализации аналитических решений, многие обращаются к интеграторам и профессиональным разработчикам заказного ПО.

Стоит также отметить, что сейчас активно идет процесс импортозамещения, где пока еще зарубежные аналитические решения занимают лидирующее положение, но уже заметен рост: 60% против 40%. При этом специалисты уверенно прогнозируют увеличение доли отечественного ПО до 50-60% к 2024−2025 годам. Большинство компаний сейчас отдают предпочтение платформам и программным продуктам от вендоров, хотя есть спрос и на Open Source. Многое зависит от покрытия функциональных требований и внутренних ресурсов компании на последующую поддержку и развитие системы.

Как не зайти в тупик при выборе и внедрении BI-системы

Изначально кажется, что дело за малым — приобрести и внедрить. Но зачастую при таком подходе возникают вопросы, с которыми непросто оперативно справиться без привлечения экспертов. Вот некоторые из них:

• Сложность типизации задач и выбора целевого инструмента в аналитическом ландшафте
  В процессе проектирования могут возникнуть трудности с определением перечня целевых задач и выбором наиболее подходящего инструмента для их решения. Неверный выбор влечет за собой риск увеличения сроков, трудоемкости реализации и дальнейшего сопровождения системы. Зачастую поздно выявляются проблемы производительности, и приходится нести дополнительные затраты на масштабирование или замену решения. А иногда выбранный BI-инструмент может оказаться функционально избыточным, таким образом, компания просто переплачивает за то, что может не пригодиться при покрытии бизнес-требований.
• Неправильно выстроенный подход к внедрению BI-системы
  С чего начать внедрение? В какой последовательности производить настройку? Эти вопросы могут завести в тупик неопытную команду. Неправильно выбранный подход всегда ведет к непредвиденным рискам на поздних этапах, например, к превышению запланированного бюджета или срыву поставленных сроков по выводу решения в ОПЭ. Иногда организации руководствуются исключительно внутренней экспертизой, забывая, что новое решение не всегда позволяет повторить предыдущий опыт. Важно уметь пересматривать способы реализации отчетности и дашбордов (например, проводить legacy-анализ), чтобы не упустить возможности сокращения объемов при новом внедрении.
• Неверное проектирование и разработка модели данных
  Данный процесс лучше доверить команде технических экспертов, аналитиков и методологов для подготовки оптимальных вариантов реализации модели данных. Специалисты учтут все риски, особенности построения DWH при интеграции конкретного BI-решения и дальнейшей его поддержки. И в большинстве случаев подобные команды с обширным практическим опытом работы — это профессиональные ИТ-компании, а не отдельные специалисты.
• Сложность подходов к масштабированию при работе с новым ПО
  На предпроектном этапе важно учесть и выстроить правильную ИТ-архитектуру аналитического решения, заложив необходимый функционал для дальнейшего масштабирования мощностей системы, сохраняя требования к производительности и отказоустойчивости.

Подход к процессу внедрения BI-системы — серьезный шаг для любой компании, который должен быть продуман до мелочей. Но, прежде чем его сделать, компания должна быть уверена, что нашла «идеальный» программный продукт, соответствующий ее потребностям и амбициям. Как это можно осуществить?

Осознанный подход, позволяющий минимизировать риски

Первый подготовительный шаг

Прежде всего, нужно правильно ответить на вопрос — кто инициатор внедрения? Конечно, инициатива должна идти именно от бизнеса и задач, которые перед ним стоят.

Как правило, в это же время выделяется основной лидер, будущий куратор проекта и рабочая группа, в которую входят представители каждого подразделения. Эти люди формируют основные требования и положения проекта, они же являются ключевыми пользователями системы и ответственными за ее развитие. Здесь важно взаимопонимание и четкая фиксация ролей, поскольку разногласия в определении назначения системы, ее основных функций и ожидаемого результата от внедрения могут привести к конфликтам на проекте, вплоть до его заморозки или прекращения.

Если потребность у компании не выявлена, инициатор не находится, представители бизнес-подразделений избегают участия в обсуждении вопроса внедрения системы, то лучше остановиться на раннем этапе.

Второй шаг

Определяются конкретные цели и задачи, которые должна решить BI-система. Действительно ли компании необходим BI-инструмент? Как он впишется в ИТ-стратегию компании? Какие направления бизнеса будет охватывать?

Основное предназначение BI — отражать состояние бизнеса с помощью ключевых показателей по каждому направлению деятельности и помогать пользователям обосновывать принятие бизнес-решений на основе полученных консолидированных кросс-процессных и кросс-системных данных. Очень важно, чтобы никто в команде не путал BI с системами, автоматизирующими отдельные области бизнеса, которые также могут предоставлять отчетность и строить простые визуализации на основе тех данных, которые в них заложены.

На втором шаге нужно внимательно описать, какие потребности и проблемы есть у бизнес-направлений, как сейчас решаются данные вопросы, какие производственные процессы в подготовке отчетности и информационных панелей компания хотела бы исключить или минимизировать.

Третий шаг

Далее переходим к фиксации желаемых функций BI-решения. На данном этапе формируются потребности пользователей: что точно необходимо иметь из инструментария, что идет во втором приоритете, а что было бы дополнительным бонусом. На этом же шаге нужно зафиксировать организационные и юридические аспекты. В первую очередь следует определиться, каким политикам и внутрикорпоративным правилам должна соответствовать BI-система.

Описание потребностей можно подготовить, опираясь на следующие функциональные группы (лучше всего начать с более простых и понятных для конечных пользователей):

• Вид отчетности: регламентированная/нерегламентированная, статистическая/оперативная/прогнозы, табличная/с интерактивными диаграммами и дополнительными визуализациями/смешанная, Ad-hoc отчетность.
• Визуализация данных: какие визуализации необходимы, какие есть дополнительные требования по оформлению.
• Весь ли функционал решения должен быть из «коробки» или требуется кастомизация под потребности компании.
• На каких устройствах планируется работа пользователей: ноутбуки, стандартные офисные станции, большие экраны, мобильные устройства.
• Дополнительные функции: нужна ли автоматическая/ручная рассылка отчетов и дашбордов, нужна ли система уведомлений, выгрузка отчетов в установленные форматы, self-service инструментарий и прочее.
• Интеграция и предобработка данных: какие системы-источники есть/планируются, какие уже сейчас известны (CRM, ERP, IoT-источники, MES-системы, аналитика веб-сайтов, внешние источники, справочники и так далее), есть ли в инструменте встроенный ETL/ELT или возможно его нативное подключение.
• Определение предварительного объема реализации по тем направлениям деятельности, которые были зафиксированы ранее. Большой объем рекомендуется разбить на несколько этапов: распределить отчетность по приоритетам и сложности, сбалансировать объем каждого этапа.

Очевидно, что после прохождения перечисленных шагов, часть представленных на рынке решений будет отфильтрована как не отвечающая требованиям вашей компании.

Четвертый шаг

После того, как детально проработаны и фиксированы функциональные требования, можно переходить к техническим ограничениям, включая вопросы безопасности. Речь идет о выполнении предварительной проверки совместимости выстроенного в компании ИТ-ландшафта с отобранными на предыдущих шагах BI-решениями. Вместе с этим важно разобраться с данными и системами-источниками. Учитывайте текущие процессы модернизации ландшафта, планы по миграции, развитию, приобретению, выводу связанных систем.

Шаг пятый — заключительный

На этом этапе определяется, какая команда будет заниматься внедрением и настройкой системы — внутреннее ИТ подразделение или внешний подрядчик. Важно проверить, достаточно ли у компании внутренних ресурсов для поддержки будущего решения или потребуется наем новых сотрудников/ поиск компании на аутсорс.

Далее необходимо зафиксировать или скорректировать бюджет проекта, учитывая объемы финансирования, требуемые не только под лицензирование выбранного решения, но и его дальнейшее сопровождение, включая необходимую инфраструктуру. Данный вопрос может фоново подниматься на каждом шаге проработки требований, однако его уточнение выполняется на финальном этапе.

Если в итоге бюджет не покрывает все желаемые требования, то лучше пересмотреть список и скорректировать приоритеты — возможно, от чего-то придется отказаться.

Дополнительно

Отдельным необязательным пунктом можно зафиксировать требования к вендору по наличию проработанной документации на продукт, программ обучения, предоставлению технической поддержки и уровню SLA, общедоступной карты развития решения, а также по наличию развитых социальных сетей, профессиональных комьюнити и регулярных официальных мероприятий.

Очевидно, все перечисленные шаги требуют скрупулезного подхода и серьезной экспертизы. Поэтому, если компания не сталкивалась ранее с внедрением BI-системы или ее миграцией, верным решением будет доверить проект профессиональной компании-интегратору с опытом в области внедрения, поддержки и развития аналитических систем.

Одним из ярких примеров в портфеле нашей практики, иллюстрирующим обозначенный подход, является проект по внедрению системы оперативной производственной отчетности для крупной авиационной компании.

Нам предстояла разработка системы с нуля. После внутреннего исследования сложившейся ситуации вместе с заказчиком нашим экспертам нужно было решить следующие ключевые задачи:

• смоделировать предметную область и спроектировать хранилище данных с загрузкой в режиме, близком к реальному времени;
• автоматизировать процесс подготовки статистической и оперативной производственной отчетности по сквозным бизнес-процессами;
• предоставить линейным специалистам (более 500 человек) гибкий инструмент отчетности, обеспечивающий их критически важными данными в режиме близком к реальному времени;
• настроить интеграцию с производственными и учетными системами;
• реализовать набор регламентных отчетов, охватывающих более 10 направлений производственной деятельности;
• реализовать архитектуру, обеспечивающую дальнейшее расширение системы до уровня корпоративного хранилища данных без принципиальных изменений в программно-аппаратном обеспечении.

Команда RAMAX Group совместно с заказчиком прошла все этапы жизненного цикла внедрения системы, что в итоге привело к достижению конкретных результатов, которые требовались компании. Вот некоторые из них:

• сформировано более 125 витрин данных, 170 уникальных отчетов и дашбордов;
• реализованы десятки сложных алгоритмов подготовки данных;
• создано и настроено более тысячи уникальных объектов ХД и объектов разработки;
• настроена загрузка данных из 90 систем-источников, более 20 из которых работают в режиме времени, близком к онлайн (в пике более 250-300 одновременных фоновых потоков загрузки);
• реализована функциональность мониторинга качества поступающих данных (с рассылкой отчетов по расписанию);
• хранилище данных спроектировано в концепции LSA с выделенными слоями, применяется подход температурного хранения данных;
• реализована катастрофоустойчивость;
• архитектура предусматривает возможность вертикального и горизонтального масштабирования по всем компонентам решения.

В итоге решение, начавшееся с проработки критериев, стало успешным центровым звеном производственной аналитики, на основе которой авиакомпания успешно осуществляет свою деятельность по мониторингу и контролю ключевых производственных процессов.

Зрелость компании — не значит возможность быстрого выбора ПО

Несмотря на то, что по BI-инструментам сегодня можно найти большое количество доступной информации, ее все равно недостаточно. Например, стоимость лицензий, обзор решения на сайте у вендора и изучение открытых статей не даст качественного представления о BI-продукте и вот почему:

• публикуемые рейтинги не бывают персонализированными, они охватывают общие характеристики программных продуктов и не отвечают соответствует ли данный продукт целям вашей компании;
• статьи не охватывают всех нюансов работы решения, а дают верхнеуровневое представление.

Привлечение команды с практическим опытом работы с различными системами является эффективным решением и дает быстрый результат.

Для фокусной работы с клиентскими запросами мы разработали собственную матрицу аудита, в которой отражены более 50 уникальных критериев оценки BI-систем, разбитых на функциональные группы и выстроенных по ключевым приоритетам. В рамках данной матрицы оценены как лидеры российского и иностранного BI-рынка, так и Open Source решения, очерчены ключевые функции для компаний различных отраслей, направлений деятельности и сегментов бизнеса.

С BI-системами работать эффективнее, особенно когда компания подготовлена

Можно ли сказать, что сегодня каждой компании нужна BI-система? Мы уже подходим к этапу, когда большинство компаний понимают преимущества данных решений и правильного подхода к их использованию. При этом хочется еще раз обозначить основные моменты, на которые стоит обратить внимание:

• четко обозначьте цели и потребности;
• сформируйте список обязательных и второстепенных функциональных требований;
• фиксируйте организационные и юридические ограничения;
• составьте реестр технических требований и ограничений корпоративных политик безопасности;
• подсчитайте бюджет и наметьте стоимость дальнейшей поддержки;
• уточните, есть ли у вас дополнительные пожелания к вендору.

Если все шаги пройдены, то осталось начать поиск подходящего аналитического решения. Обращайтесь за экспертной помощью к специалистам, которые хорошо знают рынок, разбираются в аналитических продуктах и методологиях и готовы пройти с вами весь путь — от сомнений «а надо ли нам это» до готового желаемого результата проекта.