Ольга Шмелева, ANCOR: «BPMS – это возможность принимать решения на основе данных»
Рекрутинговая компания – отличная площадка для внедрения систем управления бизнес-процессами (BPM), ведь сам хедхантерский бизнес, по сути, представляет собой процессы обработки данных людей и связанных с ними документов. О внедрении BPM-системы, целях и особенностях проекта, TAdviser рассказала Ольга Шмелева, руководитель отдела автоматизации бизнеса международной стаффинговой группы ANCOR
Шмелева
Почему группа компаний ANCOR решила внедрить BPM-систему только в середине 2020 г. несмотря на то, что давно уже относится к числу крупнейших игроков кадрового рынка в России и странах СНГ, имеет разветвленную структуру офисов, занимается трудоустройством десятков тысяч кандидатов в год?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Для процессов в рекрутменте, аутсорсинге и консалтинге мы давно и эффективно используем профильные системы. Однако к 2020 году накопился целый ряд бизнес-процессов, которые мы решили попробовать автоматизировать на базе BPM-платформы.
Каким образом происходил выбор BPM-продукта, и насколько был широк список BPM-решений, которые подходили для нужд ANCOR?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Мы выбирали из трех BPM-решений. Ключевыми параметрами выбора для нас были следующие критерии: возможность установить решение в свой контур, полноценная документация, вендорская поддержка, широкий комплект в коробке, причем, для нас был наиболее интересен модуль CRM, а также сочетание цены и отзывов на рынке (рекомендации, хорошая представленность). Компания ELMA проходила по всем этим пунктам. Решающую роль в принятии решения сыграл встроенный функционал CRM, необходимый для реализации процессов работы с клиентами.
Как был реализован интегрированный функционал BPM+CRM?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Мы внедрили BPMS от ELMA с встроенным бизнес-функционалом CRM, интегрировали его с нашей MDM-системой и адаптировали под наши бизнес-процессы с учетом возможностей BPM-системы. Для первого этапа мы сформулировали цели, которые можно назвать «продвинутая CRM», поскольку коробочные решения не дают нужной глубины проработки процессов.
Компания полностью переходит на процессный подход к управлению?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Полностью прочувствовать процессный подход в BPMS нам еще предстоит, пока внедрен только «скелет», нам еще надо обрастать «мясом». Пока это пробный подход к автоматизации одного ранее неавтоматизированного процесса на базе BPMS. Если данный проект покажет свою эффективность, то мы продолжим автоматизацию на основе процессного подхода на базе ELMA.
Каким образом можно описать те улучшения в бизнес-процессах, которые произошли в результате внедрения BPM-системы?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Как минимум, мы их унифицировали, описали и автоматизировали. Теперь, согласно циклу ЭЛМА «Моделирование – Исполнение – Контроль - Улучшение», мы находимся на этапе «контроль и улучшение». Скажу так: удалось добиться большей автоматизации работ в части взаимодействий с клиентами, но про настоящую трансформацию процессов пока говорить рано.
Уже можно говорить о некоторых результатах внедрения?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Задумывая внедрение BPMS для процессов работы с клиентами, мы закладывали в ожидаемый результат эффективную работу с существующими клиентами, их удержание, накопление и тиражирование лучших практик. Измерить точный эффект от внедрения, по нашим планам, мы сможем через год-полтора. Но уже сегодня можно сказать, что, поработав в системе ELMA BPM более полугода, мы добились большей прозрачности в процессе продаж, оцифровали результаты, ранее не подлежавшие оцифровке, и предоставили, таким образом, руководству инструмент для принятия решений на основе данных.
Для компаний с длительной историей развития обычно характерно наличие «зоопарка» ИТ-систем. Насколько эта особенность, обычно осложняющая внедрение систем корпоративного уровня, характерна для ANCOR?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: И зоопарк есть, и осложнения были. Много. На пути интеграции мы набили много шишек, но результат нам нравится. Благодаря проекту BPMS мы радикально пересмотрели и оптимизировали многие связанные процессы и системы, начали использовать новые интеграционные решения.
Что можно назвать самым сложным элементом данного проекта?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Это интеграции. В первую очередь, интеграция с MDM c помощью нового для нас на тот момент инструмента Rabbit MQ. После овладения технической базой все пошло быстрее. Теперь это практически наш «гигиенический минимум».
Надо сказать, что у нас был и есть единый справочник по клиентам и контрагентам со своей структурой. Он «живет» в MDM- системе. Однако внедрение BPMS заставило нас пристальнее посмотреть на него, провести работы по актуализации, а также пересмотреть процедуры и регламенты, с ним связанные.
Какие принципиально новые возможности появились у сотрудников ANCOR в части работы с клиентами?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Прежде всего, это работа в одном информационном пространстве для всех сотрудников, участвующих в процессе продаж. Отмечу также прозрачность и слаженный выход на клиента, возможность использования экспертизы коллег.
А какие новые возможности появились у руководства ANCOR после внедрения BPM-системы?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Операционный контроль с помощью отчетов ELMA и отчетов в BI. Мы интегрировали ELMA и наше корпоративное хранилище данных (КХД), и теперь отчетность на основе данных из CRM собирается в BI-дашбордах, обеспечивая тем самым менеджеров возможностью принимать решения на основе данных.
Сегодня в системах класса BPM, в том числе, продукте ELMA популярны механизмы Low-code. Насколько вам удалось разгрузить ИТ-сотрудников?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Скажу так: Low-code – это не no-code, наш внутренний аналитик на проекте все-таки обладает и компетенциями разработчика.
У данного проекта планируется продолжение?
ОЛЬГА ШМЕЛЕВА: Да. На настоящий момент мы подключили к BPMS значительное количество пользователей из наших подразделений аутсорсинга и консалтинга. Но совсем не за горами подключение существенного блока, связанного с продажами в рекрутменте. Затем мы планируем расширить проект CRM функциональностью для нашего департамента маркетинга. У нас много планов!
