Бор Оздоровительный комплекс (1С-Битрикс24)

2022: Внедрение CRM-системы для оздоровительного комплекса «Бор»

Компании требовалось реализовать системы документооборота. Оздоровительный комплекс «Бор» решил обратиться к веб-интегратору RDN Group для решения поставленной задачи.

Компании было необходимо автоматизировать процессы делопроизводства и документооборота.

Процесс

Компания-заказчик хотела реализовать проект через функционал бизнес-процессов в ленте новостей. Специалисты RDN Group в ходе анализа задач предложили реализовать проект через смарт-процессы в Битрикс24.

В результате был создан отдельный раздел «Документооборот», который включал в себя 4 вида смарт-процессов под каждый тип документации.

Система электронного документооборота предназначена для четырех типов документации:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• служебные документы;
• организационно-распорядительная документация.

По каждому из типов документов необходимо:

• вести автоматическую нумерацию для каждого типа документации. При этом необходимо учесть ежегодное обновление нумерации и сохранение порядка нумерации при копировании документов;
• копировать документы для облегчения работы сотрудника документооборота. При этом в новом документе часть информации должна сохраняться, часть — удаляться;
• ставить задачи по документам с автоматическим добавлением в задачу информации о документе и привязкой файлов;
• иметь возможность осуществлять поиск и фильтрацию;
• реализовать механизм связанных документов: к документу можно привязать документ любого типа для более быстрого доступа к необходимой документации.

Результаты

В результате в каждом разделе документации реализован механизм связанных документов: в соответствующее поле можно добавить документ любого раздела, после чего текущий документ автоматически запишется в добавленный. При удалении документа из связанных связь аналогично прекратит свое действие с двух сторон.

Через бизнес-процессы реализован механизм постановки задач по документу: в задачу автоматически добавляются описание документа и приложенные файлы. Далее сотрудник документооборота может вручную изменить задачу.

В ходе реализации проекта была достигнута главная цель — автоматизация документооборота, что позволило компании уйти от бесконечного количества бумаг, систематизировать документы и наладить процесс делопроизводства.