АШАН перевел договорные процессы в Directum RX
Торговая сеть завершила цифровизацию договорного документооборота. Теперь вся работа ― от создания документа, внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив ― идет в электронном виде.
Содержание |
Предпосылки проекта
Компания уже использовала набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами, но работу с договорами они не охватывали. Согласование проходило на бумаге или по электронной почте, что приводило к потере документов, увеличению сроков подписания и нарушениям в процедуре валидации.
Руководство компании решило оптимизировать эти процессы для оперативного и прозрачного ведения документооборота. С договорными документами в АШАН работают более 1 тыс. сотрудников, среди них:
- сервисные службы: 8 дирекций, 25 отделов, более 600 сотрудников;
- склады и магазины: 97 магазинов, 12 складов, более 500 сотрудников;
- дирекция по товару: более ста сотрудников.
При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX.Как защищать «поумневшие» промышленные сети: «Синоникс» на страже безопасного объединения изолированных сетей 
Проект стартовал в сентябре 2021 года и был реализован компанией RockITSoft.
За год команде внедрения предстояло:
- Построить единую централизованную систему электронной валидации и хранения договоров.
- Создать общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы АШАН Ритейл Россия.
- Организовать систематизированный учет и поиск документов, создать для них электронное хранилище.
- Разработать механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.
 | Проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Мы остановили свой выбор на Directum RX, так как это решение для нас в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап ― с участием партнера RockITSoft мы перейдем на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизируем выдачу доверенностей, число которых в год у нас не меньше, чем количество договоров, ― Павел Громов, к.ю.н., директор юридического департамента АШАН Ритейл Россия. |  |
Для ведения проекта команда выбрала итерационный подход, который базируется на принципах Agile и Scrum. Благодаря этому получилось оперативно реагировать на изменения требований, в короткие сроки предоставлять результаты для рабочей группы и эффективнее определять приоритетные задачи.
В основе ― безопасность данных
На старте проекта специалисты RockITSoft провели комплексный анализ процедуры валидации документов и организовали интервью с сотрудниками АШАН. В итоге удалось структурировать разрозненную информацию по регламентам согласования. Это помогло привести бизнес-процессы к единому стандарту.
Важная задача проекта ― организовать хранение большего объема персональных данных с соблюдением требований информационной безопасности. Для этого специалисты проекта развернули систему в центре обработки данных (ЦОД) АШАН:
- провели проектирование архитектуры системы;
- выполнили развертывание среды разработки и тестирования;
- установили и настроили систему Directum RX для рабочей группы.
Как вести договорные процессы без бумаги
Торговая сеть АШАН насчитывает много подразделений, магазинов и складов, поэтому в компании сложился многоступенчатый процесс валидации договоров. Чтобы в Directum RX выполнялись все требования по валидации, команда проекта адаптировала карточку договорного документа и разработала специальную матрицу согласования.
Карточка договора содержит более 50 основных атрибутов. На их основе система автоматически определяет ответственных и последовательность визирования. При необходимости сотрудники могут добавлять дополнительных участников согласования вручную.
Пользователям доступны все этапы процесса: они видят комментарии рецензентов, сведения о делегировании и количестве итераций.
Система сохраняет информацию о стадиях работы с документом: от его создания и до передачи в архив.
Поставщики компании проходят проверку специализированных служб АШАН для определения уровня благонадежности. Итоги этой работы сотрудники фиксируют в системе. В дальнейшем эту информацию используют участники согласования для принятия решения о подписании договорных документов.
В матрице согласования можно прописать свойства и указать обязательных участников процесса:
- Выбрать характеристики договора: вид документа, типовой, нетиповой, расходный, доходный, нефинансовый и другие. По критериям система определяет правило согласования.
- Заполнить обязательных визирующих для определенного правила и установить приоритет для каждого согласующего.
Благодаря матрице система учитывает все нюансы вычисления участников согласования. При этом администраторы АШАН могут самостоятельно корректировать правила и создавать новые.
Практически все согласующие в компании подписывают документы на основании выданной доверенности. Так как торговая сеть является участником эксперимента по переходу на машиночитаемые доверенности (МЧД), в рамках проекта проведена подготовка к работе с новым форматом.
Переезд в Directum RX
Специалисты RockITSoft структурировали архив, хранящийся в сетевых папках компании, для определения документов, подлежащих миграции в систему электронной валидации договоров (СЭВД).
Первый этап миграции данных занял две недели. Дозагрузка документов проходила на регулярной основе ― раз в неделю.
В итоге переезда в Directum RX:
- проведена миграция 50 000 документов;
- создана структура папок для архивов бухгалтерии, документов по недвижимости и юридического департамента;
- автоматически заполнены атрибуты и установлены связи между перенесенными документами.
Для создания единого информационного пространства проведена интеграция Directum RX c другими системами АШАН: SAP HR, ANEE, Active Directory, Контур.Диадок и с почтовым сервисом Gmail.
Перед стартом работы все сотрудники структурных подразделений прошли обучение. Опытная эксплуатация длилась полтора месяца. За это время специалисты АШАН создали более 3 тыс. документов, запустили 2 тыс. задач на согласование договоров и 1,7 тыс. задач по оценке рисков поставщиков.
Результаты
Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла АШАН исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов.
В ходе проекта специалисты RockITSoft:
- структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов;
- на основе существующих шаблонов разработали более 100 вариантов договорных документов;
- настроили более 30 различных критериев матрицы согласований;
- организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса.
| | В проекте с АШАН Ритейл Россия для нас было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования со стороны заказчика. Созданная в соответствии с ними СЭВД содержит в себе low-code-инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков и сократить time-to-market. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети АШАН, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и магазинов, и складских помещений торговой сети. Мы поддерживаем планы АШАН по цифровой трансформации бизнеса и намерены продолжать наше продуктивное сотрудничество, - Алексей Пестерев, директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании RockITSoft. | |
В планах компании на 2023 год перейти на продуктивное использование МЧД, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.
Directum RX ― интеллектуальная система для управления бизнес-процессами и документами, включает готовый набор решений: от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и проектной деятельности. Разработанная на мощной ECM/BPM-платформе, система обеспечивает одновременную работу 50 тыс. пользователей, встроенные ИИ-механизмы автоматизируют обработку текстовой информации, а инструменты no-code/low-code позволяют гибко адаптировать её возможности без программного кода.
Торговая сеть АШАН Ритейл Россия работает на российском рынке с 2002 г. и управляет 230 магазинами. Штат компании ― около 30 000 сотрудников.
