Корпоративный университет РЖД (Websoft HCM (ранее WebTutor))

2024: Редизайн учебного портала: зачем это делать, как это делать и как остановиться

Рассказывает Булавкин Иван, Корпоративный университет РЖД

Контекст

Основная задача нашего корпоративного университета — учить руководителей холдинга. У нас есть образовательная программа, мы выдаем удостоверения, то есть по сути мы образовательное учреждение. Это значит, что мы должны выполнять все формальные требования, получать лицензии, проходить проверки, вести ведомости и формировать учебные планы. И при этом должны быть гибкими, современными и интересными.

Немного цифр: у нас порядка 160 000 слушателей, в год у нас назначается около 68 000 курсов, в базе больше 1400 единиц контента.

Команда центра дистанционных образовательных технологий: 10 человек, которые занимаются созданием курсов и учебным порталом.

Мы используем множество инструментов, но главное ядро нашей образовательной системы — Websoft HCM, мы стараемся, чтобы все образовательные активности были на учебном портале Вебсофта.

С чем столкнулись?

Существовали одновременно три разных портала, не было целостной системы с понятным планом развития.

Выполняли запросы бизнеса, но при этом каждый раз использовали временные и/или кастомные инструменты, которые усложняли администрирование системы и повышали риски при обновлениях. Российский рынок WMS-систем: оценки, тренды и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 29.8 т

Люди в повседневной жизни пользуются многими сервисами, видят, как развивается веб-дизайн, становится все более понятным и доступным. Наш портал мы начали использовать несколько лет назад, и уже необходимо было сделать его более привлекательным и современным.

Какие порталы были до редизайна?

1. Учебный портал: на него люди приходят, когда их отправляют на обучение в Корпоративный университет.

Какие функции там были:

• Личный кабинет слушателя, в котором он может редактировать свои данные.
• Отдельно вынесен блок «Мои достижения»: сколько курсов, тестов прошел слушатель, какой рейтинг, если в программе предусмотрен рейтинг.
• Документы об образовании (появляются через 10 дней после окончания обучения).
• Индивидуальный план развития.
• Самооценка по корпоративным компетенциям.
• Задания peer2-peer — с взаимной проверкой.
• Очные программы, переведенные в онлайн-формат.

Традиционно у нас были очные программы, которые формировались специально под конкретные задачи, например, программы кадрового резерва. После ковида мы перенесли все это в онлайн, и у нас на портале появились сложные программы, в которых есть и разные траектории, и рейтинги, и ИПР, и самооценка. Это достаточно сложные с методической точки зрения программы, но они в срочном порядке переводились в онлайн-формат, в результате появилось много временных решений — «костылей».

2. Открытый портал

• С переходом в онлайн появилось большое количество открытых курсов по востребованным темам: как работать в условиях стресса, как организовать удаленную работу и так далее. Через какое-то время мы поняли, что для этого должен быть не какой-то блок на учебном портале, а нужно сделать отдельный открытый учебный портал и предоставить к нему свободный доступ всем сотрудникам.
• В компании есть дочерние общества, им мы тоже предоставили доступ к этому открытому порталу.
• Есть целая экосистема, которая занимается квантовыми технологиями, и на открытом портале мы также стали выкладывать курсы и по квантовым технологиям.

3. Английский портал: мы проводим обучение и для иностранцев, у нас были программы на английском языке, потом открытые курсы перевели на английский — а это уже третий портал.

Решение — единый портал с понятной структурой. Мы решили, что пришло время навести порядок и идти в редизайн.

Что сделали? Этапы проекта

1. Анализируем и определяем цели. Описываем текущее и желаемое состояние системы, оцениваем трудозатраты. Понятная документация — это очень важно, особенно когда всё устроено так же сложно, как было у нас. Если ее нет (а чаще всего ее нет), то времени на анализ текущего состояния системы нужно заложить с запасом, чтобы адекватно описать, как всё работает.
2. Проектирование и разработка новой архитектуры. Разработка frontend и backend архитектуры.
3. Разработка графического дизайна. Продумываем и создаем дизайн. Заметим, что чем больше согласующих эту графическую часть, тем дольше эта история будет продолжаться. Как мы поступили? Сделали маленький опрос в двух группах, показали несколько форматов дизайна. Выиграли два варианта. Мы взяли лучшее от каждого из них и дальше работали короткими итерациями: в понедельник дизайнер присылает несколько вариантов страницы, мы смотрим, согласуем, собираемся внутри отдела и «докручиваем». К следующему понедельнику дизайнер рисует очередную страницу. И таким образом практически за месяц мы сделали весь дизайн.
4. Верстка страниц портала, тестирование.
5. Переезжаем на продуктив. Обновляем портал, объединяем наши три прежние портала и запускаем в новом дизайне.

Результаты

В результате:

• Единый портал с понятной структурой и планом дальнейшего развития
• Упрощение администрирования
• Удобное и понятное использование для сотрудников

Что будет происходить после запуска нового дизайна и наши рекомендации:

• Ждите наплыва запросов. Закончить редизайн очень сложно.
• Документация. Подробная документация — это та вещь, которая должна быть обязательно в ТЗ, потому что это целый большой серьезный этап.

2012: Создание системы дистанционного обучения

Автономная некоммерческая организация «Корпоративный университет ОАО «РЖД» является образовательным центром в составе холдинга РЖД. Ее основной задачей является создание эффективной системы дополнительного корпоративного бизнес-образования руководящего состава ОАО «РЖД» в соответствии с требованиями, предъявляемыми Стратегией развития железнодорожного транспорта до 2030 года.

Слушателями АНО «Корпоративный университет ОАО «РЖД» являются руководители среднего и высшего звена ОАО «РЖД». В ходе обучения решаются такие задачи, как системное и планомерное развитие руководителей, формирование единых подходов к управленческой деятельности, формирование эффективных управленческих команд и т.д. В обучении используются самые современные методики, выполняется оценка по модели корпоративных компетенций, используются индивидуальные программы развития.

В рамках внедрения инновационных методов обучения в АНО «Корпоративный университет ОАО «РЖД» было принято решение о создании системы дистанционного обучения (СДО), обладающей следующей функциональностью:

• проведение дистанционного обучения с помощью специально разработанных электронных курсов;
• проведение тестирования обучающихся;
• размещение информационных материалов для обучения, в том числе, специально разработанных электронных учебников;
• проведение вебинаров и организация проектной работы слушателей.

В корпоративном университете РЖД уже существовал работающий учебный портал, основанный на базе решения WebSphere от IBM, поэтому СДО должна была быть полностью интегрирована с ним. Все обучение и тестирование пользователей должно было осуществляться непосредственно на страницах внутреннего портала.

Решение задачи

После рассмотрения разных вариантов в качестве основы для построения СДО в АНО «Корпоративный университет ОАО «РЖД» был выбран продукт WebTutor компании WebSoft. Входящие в его состав стандартные модули обладают всеми необходимыми функциональными возможностями. Кроме того, в WebTutor реализован API – интерфейс, с помощью которого СДО может быть интегрирована с произвольным веб-сайтом (вне зависимости от CMS, на которой он работает), порталом или информационной системой.

В ходе реализации проекта в первую очередь было составлено техническое задание, в котором были описаны все ожидаемые от СДО функции, технические характеристики и требования к интеграции с существующим порталом.

Проект состоял из двух этапов. Первый проходил с июня по декабрь 2011 года. В ходе него была реализована основная часть функциональных возможностей, касающаяся дистанционного обучения, тестирования и электронной библиотеки.

Второй этап проекта был реализован с сентября по декабрь 2013 года. В нем к уже имеющемуся функционалу была добавлена возможность проведения на учебном портале вебинаров.

Для обеспечения реализации необходимого функционала со стороны системы WebTutor были задействованы следующие модули:

• «Персонал и организационная структура» — для ведения списков слушателей и преподавателей корпоративного университета;
• «Управление порталом» — для организации учебного портала СДО;
• «Дистанционное обучение» — для изучения слушателями электронных курсов и подведения итогов обучения;
• «Тестирование» — для тестирования слушателей;
• «Электронная библиотека» — для обеспечения доступа слушателей к информационным материалам, в том числе, к специальным электронным учебникам и книгам;
• «Виртуальный класс» — для проведения вебинаров.

Стандартные возможности этих модулей полностью удовлетворяют всем предъявленным к функциональным возможностям СДО требованиям. Поэтому их доработка в рамках проекта не потребовалась.

Для интеграции с внутренним учебным порталом был задействован API – программный интерфейс, предоставляемый системой WebTutor. Обмен информацией между внутренним порталом и системой WebTutor осуществляется по протоколу SOAP. Для этого используются следующие функции API-интерфейса:

• активация курсов и тестов;
• получение списков активных курсов и тестов;
• получение списков доступных пользователю курсов и тестов;
• получение доступных опросов;
• получение книг из электронной библиотеки;
• создание вебинаров;
• получение списка пользователей вебинара;
• и т. д.

Веб-шаблоны WebTutor были встроены в веб-интерфейс учебного портала РЖД так, что для пользователя решение выглядит как единый портал. При этом благодаря гибкости настройки портала и веб-шаблонов WebTutor никакого изменения программного кода WebTutor не потребовалось. "Это немаловажно, поскольку необходимость доработки исходного кода всегда приводит к увеличению сроков и стоимости проекта, а также к значительному увеличению риска появления ошибок." – отмечает Павел Ковалев, заместитель генерального директора WebSoft. – "Применяемая нами технология интеграции позволяет пользователям учебного портала РЖД работать со стандартными инструментами системы WebTutor так, что они не выполняют перехода между разделами учебного портала и системы дистанционного обучения, а работают в едином информационном пространстве."

В ходе реализации проекта возникла потребность организации доступа к СДО не только из внутренней сети АНО «Корпоративный университет ОАО «РЖД», но и из Интернета. Эта возможность обеспечивает дистанционный доступ слушателей к учебных курсам, тестам и информационным материалам непосредственно со своих рабочих мест.

Для решения этой задачи был в Корпоративном университете ОАО «РЖД» разработан отдельный сайт, открытый для доступа из любой точки земного шара. Интегрированная в портал СДО также имеет две «точки входа» — из локальной сети РЖД со страниц внутреннего портала и через Интернет с помощью собственного учебного портала.

Внешний учебный портал — полнофункциональный сайт, в котором реализован большой спектр возможностей. Часть из них, безусловно, относится к дистанционному обучению. В частности, можно отметить прохождение электронных курсов и тестов и изучение учебной литературы в электронном виде через Интернет. Однако помимо них на портале есть и немало других полезных сервисов.

Так, например, в разделе «Пресс-центр» можно следить за новостями Корпоративного университета ОАО «РЖД», знакомиться с официальными пресс-релизами и публикациями о нем в СМИ. Здесь же размещены фото- и видеогалереи. Не менее интересен и раздел «Общение». В нем можно найти блог директора университета Н. В. Стеблянского, форумы, задать интересующий вопрос одному из экспертов. Ну и, конечно же, на портале размещен большой объем информации об организации и ее деятельности.

Интересной особенностью этого сайта является двуязычность. Данные на нем представлены не только на русском, но и на английском языках. А посетитель может переключаться между ними и просматривать их в наиболее удобном виде.

О результатах проекта рассказывает Алена Зайцева, заместитель директора Корпоративного университета ОАО «РЖД» по управлению знаниями и коммерческой работе: «Функционал, который появился на нашем учебном портале благодаря интеграции с системой дистанционного обучения, очень важен для реализации программ повышения квалификации руководителей холдинга РЖД, проходящих обучение в Корпоративном университете. Прохождение электронных учебных курсов и тестов уже стало неотъемлемой частью нашего учебного процесса, большая часть учебных программ у нас проходит в дистанционном формате. А возможность проведения вебинаров еще больше расширяет спектр наших возможностей в части своевременного донесения знаний и новейших учебных материалов до наших слушателей. Отдельного упоминания заслуживает электронная библиотека, доступ к которой мы предоставили всем обучаемым посредством СДО WebTutor. Теперь обширная коллекция деловой литературы доступна для чтения на портале в режиме онлайн всем сотрудникам ОАО РЖД, проходящим обучении в Корпоративном университете, что позволяет им получать еще более углубленные знания по необходимым для них направлениям обучения».

Примечательно, что большая часть времени в реализации проекта потребовалась на организационные мероприятия (формирование необходимой документации, согласование протоколов обмена и пр.), тестирование и ввод в эксплуатацию. Чистое время разработки составило 2 недели.

В работах было задействовано всего два специалиста. Один со стороны компании WebSoft, другой — со стороны разработчика внутреннего и внешнего портала АНО «Корпоративный университет ОАО «РЖД».

Результаты

В ходе выполнения проекта была реализована СДО, функциональные возможности которой полностью удовлетворяют требованиям АНО «Корпоративный университет ОАО «РЖД».

Работы заняли весьма малый (для системы такой сложности) срок, а техническая часть проекта была реализована силами всего двух специалистов. Это стало возможным благодаря двум причинам: стандартных возможностей использованных модулей WebTutor достаточно для реализации всех требований к функциональным возможностям СДО; наличие в WebTutor интеграционной платформы с собственным API-интерфейсом и поддержкой протокола SOAP.

В результате уже сегодня слушатели АНО «Корпоративный университет ОАО «РЖД» могут дистанционно читать электронные учебники, проходить электронные курсы и тесты, участвовать в вебинарах. А преподаватели получили в свое распоряжение современное средство, способное повысить эффективность и скорость обучения.