DocsVision клиент для Microsoft Office Outlook

Продукт
Название базовой системы (платформы): DocsVision (СЭД/ECM-система)
Разработчики: DocsVision (ДоксВижн)
Дата премьеры системы: сентябрь 2010 года
Дата последнего релиза: 2015/04/07
Технологии: СЭД

Решение о внедрении СЭД всегда заставляет руководство задуматься над вопросом обучения своих сотрудников работе в новой системе, с непривычным интерфейсом. Необходимы не только ресурсы, но и время, чтобы новые процессы вошли в привычку, а привычная скорость работы всей организации и отдельных работников не падала. Теперь эти потери удалось свести к нулю, благодаря появлению новых дополнительных модулей для интеграции привычных приложений Microsoft Outlook и Microsoft Office Word с системой документооборота DocsVision.

Дополнительный модуль DocsVision клиент для Microsoft Office Outlook предназначен для работы с заданиями DocsVision из почтовой программы Microsoft Outlook, отображая задание бизнес-процесса DocsVision как задачу Outlook и обеспечивая доступ пользователя к функциональности DocsVision прямо из интерфейса Microsoft Outlook, без необходимости открывать Навигатор DocsVision. Новый модуль в удобной и привычной для пользователя Outlook форме позволяет совершать все необходимые действия:

  • выбрать действия с документом,
  • принять задание в работу или отказаться от него
  • делегировать задание другим исполнителям
  • контролировать исполнение задания
  • сделать отчет о выполнении задания и отметить его исполнение


Модуль СЭД DocsVision `Клиент для Microsoft Outlook` (далее Outlook-клиент) позволяет пользователю работать с заданиями, которые были назначены ему в СЭД DocsVision, в почтовой программе Microsoft Outlook, где задание из СЭД DocsVision будет отображаться в списке стандартных задач Outlook (Outlook Tasks). Таким образом, пользователь получает возможность полноценно работать и с задачами Microsoft Outlook, и с задачами СЭД DocsVision в одном приложении.

СЭД DocsVision предоставляет более широкие возможности для организации работы пользователей с задачами и заданиями, чем обычные задачи Microsoft Outlook. Давайте перечислим некоторые из них:

  • Полноценная коллективная работа с заданиями – возможность делегирования задания другому сотруднику, а также назначение ответственного исполнителя, отвечающего за весь процесс исполнения назначенной задачи.
  • Различные схемы рассылки заданий – поддерживается три варианта рассылки заданий пользователям: последовательный, параллельный и альтернативный.
  • Формирование отчетов об исполнении заданий – возможность создания типизированных отчетов о выполнении заданий пользователями.
  • Поддержка различных вариантов завершения заданий – возможность задать условия завершения задания (например, приложить документ или заполнить обязательные поля).

Новые модули СЭД DocsVision `Клиент для Microsoft Office` и `Клиент для Microsoft Outlook` реализуют широкую функциональность СЭД в хорошо знакомых для всех пользователей приложениях Microsoft Office. А так как в организации, в которой внедрена СЭД, примерно 80% работы большинства сотрудников в СЭД – это обработка документов и исполнение заданий, то использование модулей Office-клиент и Outlook-клиент позволит таким сотрудникам выполнять перечисленные сценарии работы с СЭД в привычных и удобных для них приложениях Microsoft Word и Microsoft Outlook, без необходимости открывать саму СЭД. Пользователи могут даже не знать о том, что в организации используется специализированная СЭД. Все это дает возможность значительно упростить и ускорить работу пользователей с документами, а также расширить круг сотрудников в организации, работающих с СЭД.

2015: Вышла новая версия Менеджера Docsvision для Outlook

6 апреля 2015 года стало известно о выходе обновленной версии Менеджера Docsvision для Outlook[1]. Версия приложения Docsvision 5 Менеджер для Outlook стала более удобной за счёт добавления плагина для Microsoft Outlook 2013.

«Docsvision 5 Менеджер для Outlook» - специализированный программный продукт, помогающий создать мобильное рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри почтового клиента.


Основные функции

  • Работа в едином интерфейсе вне зависимости от того, исполняется ли задание на ноутбуке или используется смартфон.
  • Основная функциональность не зависит от операционной системы, почтового клиента и используемого почтового сервера.
  • Работа с заданиями непосредственно в почтовом клиенте, независимо от наличия или отсутствия связи с СЭД.
  • Не требуется длительное обучение сотрудников, сообщения понятны, имеют необходимое количество пояснений.
  • Все действия выполняются прямо в письме, без открытия карточки.
  • Ссылки на карточки могут быть вставлены для легкого клиента (веб-доступ). Это позволяет использовать Менеджер для Outlook в паре с легким клиентом как универсальный кроссплатформенный клиент Docsvision.

Клиентское ПО Docsvision 5 Менеджер для Outlook автоматизирует сценарии работы сотрудников:

  • Исполнение задания и согласование через почту. Поддерживается большинство почтовых клиентов, в том числе и мобильные.
    • Варианты завершения задания соответствуют настройкам задания в СЭД.
    • При согласовании можно рецензировать документ, если это разрешено.
    • При завершении можно добавить текстовый отчет, приложить файл.

  • Синхронизация заданий из СЭД Docsvision со списком задач Microsoft Outlook

Пример почтового сообщения - задания на согласование, 2014

Работа с заданием в почтовом клиенте Apple iOS на iPhone, 2014


Компоненты системы

  • Серверная часть

    • Основа серверной части - бизнес-процессы, отвечающие за отправку почтовых сообщений, обработку ответа от пользователя. При установке добавляются дополнительные настройки в справочник видов карточек, позволяющие конфигурировать поведение при отправке задания.

    • На рабочее место администратора необходимо установить клиентский компонент, который обеспечивает возможность настройки.

    • Обмен почтовыми сообщениями производится через почтовый сервер. Допускается использование произвольного почтового сервера.

  • Клиентская часть

    • Этот компонент устанавливается в Microsoft Outlook. Он не является обязательным к использованию, но добавляет некоторые возможности по работе с заданиями:

    • Завершение задания через кнопку на тулбаре письма;
    • Делегирование без открытия Навигатора;
    • Синхронизацию заданий Docsvision со списком задач Outlook Task.

Клиентская часть

  • Работает независимо от бизнес-процессов серверной части. Если пользователи работают только в Microsoft Outlook, то бизнес-процессы (серверная часть) можно отключить.

Примечания



Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 972 (801, 171)
  ELMA BPM Suite - 625 (607, 18)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 581 (537, 44)
  Дело (ЭОС) - 541 (458, 83)
  ТЕЗИС - 245 (244, 1)
  Другие 2565

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 42 (16, 26)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 38 (32, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Syntellect Tessa - 22 (22, 0)
  Другие 196

  Directum (СЭД/ECM-система) - 93 (28, 65)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  Syntellect Tessa - 49 (49, 0)
  ELMA BPM Suite - 47 (47, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 26 (22, 4)
  Другие 99