Проект

Авира (1С:Документооборот 8 КОРП)

Заказчики: Авира

Пермь; Строительство и промышленность строительных материалов

Продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП
На базе: 1С:Документооборот 8

Дата проекта: 2017/07  - 2018/10
Количество лицензий: 120
Технология: СЭД
подрядчики - 594
проекты - 6057
системы - 641
вендоры - 317

В октябре 2019 года был реализован проект внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП на заводе «Авира»

В связи с тем, что организация имеет сложную организационную структуру, согласование документов занимало очень много времени. Также требовалось решить следующие задачи:

  • Сократить количество бумажных документов;
  • Создать единый электронный архив документов;
  • Повысить скорость работы с документами;
  • Обеспечить эффективный контроль на всех уровнях исполнения, статистика по работе с документами;
  • Унифицировать документы;
  • Создать возможность удаленной работы с документами
  • Обеспечить быстрый поиск информации.

В июле 2017 года руководством ООО «Авира» было принято решение о выборе в качестве автоматизированной системы электронного документооборота программного продукта «: Документооборот 8 КОРП». Партнером для внедрения и сопровождения была выбрана компания «Автоматизация учета-Информ». Основными критериями для в выборе партнёра являлись: наличие специалистов, обладающих опытом внедрения данного программного продукта, стоимость услуг внедрения, наличие положительных отзывов от других крупных предприятий.

Были выполнены работы:

  • анализ порядка работы с документами первичного учета,
  • определение групп допуска,
  • описание бизнес-процессов,
  • настройка (виды документов, шаблоны маршрутов, шаблоны документов, структура папок, нумераторы, номенклатура дел, планирование мероприятий, мероприятия, отсутствие сотрудников, бронирование помещений, календари, рабочее время, файлы, процессы, почта, форум, ЭЦП),
  • обучение ключевых пользователей,
  • обмен с системой «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»: синхронизация справочников, бесшовная интеграция.

Данный продукт решил задачи автоматизации оборота официальных документов учреждения, включая коллективную работу сотрудников по их согласованию, утверждению, регистрации, учёту, ознакомлению, рассмотрению, контролю исполнения и т. д.

В результате:

  • повысилась прозрачность бизнес-процессов;
  • повысилась исполнительская дисциплина;
  • увеличилась оперативность согласования и утверждения документов организации;

Продукт позволил создать централизованное высокодоступное электронное хранилище внутренних, входящих и исходящих документов. Стоит отметить, что компания 1С проводит постоянные работы по улучшению продукта, повышению его функциональности и приведению в соответствие с активно меняющейся законодательной и нормативной базой РФ по электронным документам.

Система запущена в эксплуатацию с октября 2018 года. Система поддерживает обработку 50 видов внутренних, 10 видов входящих и 8 видов исходящих документов. Активно ведутся работы по созданию ранее отсутствовавшей нормативной базы для электронного документооборота и делопроизводства. Автоматизировано 120 рабочих мест.

Выполнены следующие работы:

  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов