Проект

"ВАСО" завершило третий этап внедрения СЭД

Заказчики: Воронежское акционерное самолетостроительное Общество (ВАСО)

Воронеж; Машиностроение и приборостроение

Подрядчики: Танаис (Tanais)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/09  - 2017/05
Количество лицензий: >300
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301
Команда проекта со стороны ЗаказчикаИнтегратора-Консультанта
не указана
Рубцов Валерий Борисович (Руководитель проекта)

Во-первых, не всегда имелась возможность оперативно доставить документ подразделениям завода, так как доставка в некоторые подразделения осуществляется машиной в среднем два раза в неделю. Во-вторых, сложно было сказать, кому конкретно был передан документ и проследить всю историю работы с документом – в какой срок были наложены резолюции, когда документ был передан и обработан.

Наконец, возникали проблемы в связи с частой потерей документов, много времени уходило на их поиск, поскольку был затруднен поиск по атрибутам документов. Для того, чтобы по запросу подразделения найти документ и посмотреть, был ли он расцехован и доставлен подразделению, требовалось значительное время. Поэтому не случайно одним из основных требований руководства ВАСО стало повышение исполнительской дисциплины за счет возможности всестороннего контроля за процессами в системе, обеспечение сохранности и исключение потери документов в процессе согласования и исполнения поручений.

В связи с этим в течение 2015 года на предприятии был проведен анализ состояния делопроизводства. Это позволило выявить проблемы и определить направления развития документооборота.

Учитывая технические возможности и уровень профессиональной подготовки работников, руководство предприятия приняло решение о внедрении единой системы электронного документооборота и взаимодействии между структурными подразделениями.

Image:ПАО ВАСО ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ СТАЛ РЕАЛЬНОСТЬЮ.png

Выбор был сделан в пользу СЭД, являющейся признанным лидером в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях. Среди достоинств данной системы – большая база готовых бизнес-решений, масштабируемость и гибкость, разнообразие интерфейсов, развитые возможности интеграции с другими информационными системами.

Организация и оперативный контроль хода внедрения СЭД на предприятии решением генерального директора были возложены на директора департамента информационных технологий Р.В. Герцика. Для внедрения системы электронного документооборота на предприятии была создана рабочая группа, куда вошли сотрудники департамента ИТ, канцелярии, дирекции по персоналу. Обучение работе в системе электронного документооборота проводилось на базе компьютерного класса Центра корпоративного обучения ВАСО.

В ходе реализации проекта по внедрению СЭД на предприятии в рамках первого этапа были внедрены и автоматизированы основные бизнес-процессы по повышению эффективности и совершенствованию делопроизводства. Основное внимание было уделено стандартизации и автоматизации единого информационного пространства в системе, обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов, а также разработке и реализации решений, позволяющих в дальнейшем без существенных затрат и доработок наращивать мощность системы и подключать другие структурные подразделения предприятия. Были автоматизированы процессы работы с входящими письмами.

Внедрение модуля «Канцелярия» позволило автоматизировать работу канцелярии с входящей корреспонденцией. В связи с большим объемом получаемых документов одним из основных требований к работе делопроизводителей в системе было максимально упростить и ускорить процесс регистрации документов и доведения их до руководства и исполнителей.

Для работы с входящими письмами был разработан сценарий, позволяющий автоматически сканировать входящие письма, связывать их с соответствующими регистрационно-контрольными карточками и сразу отправлять на исполнение. Заполнение было также упрощено за счет возможности выбора по подразделениям и заранее сформированным спискам работников. В результате значительно сократилось время обработки и регистрации входящей корреспонденции.

Среднее время на обработку одного документа уменьшилось в 2,5-3 раза; снизилась вероятность утери документов, а также появился наглядный инструмент отслеживания местонахождения каждого конкретного документа.

В СЭД зарегистрировано свыше 9 тысяч входящих документов.

В рамках второго этапа проекта проведена установка 128 клиентских рабочих мест руководителей подразделений и цехов, что позволило объединить системой электронного документооборота структурные подразделения предприятия. Таким образом, электронная система делопроизводства значительно упростит получение, тиражирование и исполнение документов, содержащих поручения либо действия исполнителей

Третий этап внедрения СЭД

11 июля 2017 года компания Танаис сообщила о завершении третьего этапа проекта внедрения Directum.

"Танаис" обновила действующую систему до версии 5.3. Теперь возможности веб-клиента, с которым работают большинство сотрудников, не уступают функционалу десктоп-клиента.

Третья стадия проекта охватила договорную деятельность компании-заказчика. Каждый процесс согласования представляет собой сложную цепочку взаимодействия с множеством участников. Организуя договорные процессы в СЭД, требовалось учесть аспекты:

  • в процессе согласования участвуют от 3 до 7 подразделений в зависимости от вида договора;
  • при работе с гособоронзаказами к согласованию подключается военное представительство;
  • все договоры, их условия и контрагенты тщательно проверяются на предмет экономической безопасности.

На 11 июля 2017 года в системе Directum работают более 300 сотрудников. В договорных процессах принимают участие 90 подразделений предприятия, среди них:

  • отдел экономической безопасности,
  • договорно-правовой отдел,
  • бухгалтерия,
  • казначейство,
  • коммерческий департамент,
  • отдел закупок и т.д.

К согласованию могут подключаться дополнительные согласующие, если в этом есть необходимость.

Большая часть сотрудников работает в системе через веб-доступ, пользователями десктоп-клиента являются лишь высшее руководство, канцелярия и договорно-правовой отдел. Для более комфортной работы в веб-клиенте команда внедрения TANAIS обновила систему до версии 5.3. Функциональность веб-клиента в этой версии приближена к настольной.

«
Основные процессы по работе с договорными документами ВАСО безболезненно и корректно встроены в систему Directum. Учтены все требования к функциональности, интеграции с учетной системой и информационной безопасности – все обозначенные цели проекта достигнуты. На ближайшее время запланировано развитие проекта: будут введены дополнительные виды договорных документов, которые позволят охватить все процессы по управлению договорами на предприятии.

Алексей Пестерев, руководитель проекта внедрения компании Tanais
»