HRlink: как цифровая HR-экосистема упрощает работу с персоналом

HRlink делает путь сотрудника цифровым и прозрачным

За последние два года HRlink создал экосистему, которая охватывает все ключевые этапы пути сотрудника в компании: прием кандидатов, кадровый документооборот, оформление командировок и обработку обращений сотрудников. Все продукты HRlink объединяются в единую цифровую среду, где HR-процессы становятся прозрачными, управляемыми и безопасными.

HRlink сегодня — базовый HR-сервис для более чем 6 500 компаний. Начав в 2020 году с КЭДО, мы выросли в платформу, которая объединяет зрелые технологии и методологию. Мы формируем экосистему вокруг цифрового HR и усиливаем продукты за счёт искусственного интеллекта. Наша задача — не просто автоматизировать процессы, а задавать стандарты развития HRtech-рынка, — комментирует Дмитрий Махлин, управляющий партнер и директор по развитию HRlink.

В основе цифровой экосистемы HRlink лежат четыре продукта:

Платформа кадрового ЭДО HRlink автоматизирует КДП, защищает от потери документов и помогает экономить на их доставке и хранении. Решение поддерживает интеграции с популярными системами (SAP, «1С», «БОСС-Кадровик», «Битрикс», «Парус-Бюджет», Trivio) и позволяет использовать все виды подписей, предусмотренных 63-ФЗ (УКЭП, УНЭП, УНЭП ЕСИА, «Госключ», ПЭП). Функционал включает гибкие маршруты согласования, управление отпусками и локальными нормативными актами.

𝓲

Фото: HRlink

Сервис приема кандидатов Start Link автоматизирует процесс трудоустройства: запрашивает и распознает документы, проверяет кандидатов на благонадежность и переносит данные в «1С».

𝓲

Фото: HRlink

Модуль HRlink Командировки помогает сотрудникам согласовать служебную поездку и оформить все необходимые документы в онлайн-режиме. Решение интегрируется с travel-сервисами для бронирования билетов, отелей и такси с возможностью гибких настроек политик компании по расходам, а бухгалтерия получает инструменты для отслеживания статусов подписания документов непосредственно в «1С:Бухгалтерии».

Теперь бухгалтер получает данные о расходах от сотрудника, формирует авансовый отчет и отправляет его обратно сотруднику на подписание в HRlink. Документ можно удобно подписать в электронном виде — без бумажных копий и пересылок.

В планах — сделать интеграцию HRlink Командировки с тревел-системами еще более глубокой, чтобы процесс оформления поездок стал полностью бесшовным и удобным как для сотрудника, так и для согласующих подразделений. Данные из подписанного приказа — даты, направление, цель командировки — будут автоматически передаваться в тревел-сервис. Это упростит не только бронирование билетов и отелей, но и оформление отчетных документов после поездки, сказала Елизавета Шмырева, директор по развитию новых продуктов HRlink.

Система взаимодействия HRlink Pro обеспечивает автоматизацию HR-процессов и удобное взаимодействие сотрудников с внутренними службами компании. Через единое цифровое окно можно получить справку или копию трудовой книжки, оформить отпуск и больничный, найти контакт коллеги или получить доступ к корпоративным сервисам.

Современный сотрудник ожидает от работодателя такого же бесшовного цифрового опыта, как от банка или e-commerce. HRTech перестает быть инструментом исключительно для кадрового специалиста. Он становится базовым сервисом, где любой сотрудник в два клика может получить справку, оформить отпуск или подписать документ. Платформы, игнорирующие UX конечного пользователя, неизбежно проиграют, — отмечает Сергей Репринцев, директор по продуктовой стратегии HRlink.

Возможности HRlink охватывают все ключевые кадровые сценарии: работу со штатными сотрудниками, специалистами на ГПХ, самозанятыми и ИП. Платформа поддерживает массовое подписание документов, гибкие маршруты согласования и назначение замещающих лиц.

В систему встроены технологии искусственного интеллекта: они отправляют напоминания сотрудникам, помогают контролировать сроки подписания документов и выдают подсказки.

Технологическая зрелость и надежность enterprise-уровня

HRlink — это зрелое высоконагруженное HRTech-решение, рассчитанное на миллионы документов и тысячи одновременно работающих на платформе пользователей. Систему используют как небольшие компании, так и организации со штатом более 50 тысяч человек.

В 2024-2025 гг. HRlink реализовал крупные проекты с бесшовной миграцией документов с разных операторов КЭДО в соответствии с Приказом Минкомсвязи РФ №578н для Flowwow, Changellenge, «СберСпасибо» и других компаний.

HRlink гарантирует доступность сервиса на уровне 99,98% в соответствии с соглашением об уровне обслуживания (SLA). Инфраструктура HRlink построена по принципам высокой доступности: используется георезервирование, три удостоверяющих центра — Астрал, Контур и Госключ, репликация данных и круглосуточный мониторинг.

Безопасность и соответствие требованиям регуляторов

Решение HRlink включено в реестр отечественного ПО Минцифры России и полностью соответствует требованиям 152-ФЗ и ФСТЭК. HRlink обеспечивает защиту данных на всех этапах документооборота, применяя сертифицированные средства защиты информации и разделение критических инфраструктур для стабильной работы системы. Передача данных осуществляется по шифрованным каналам, соответствующим ГОСТ, в соответствии с Приказом ФСБ №378.

Система безопасности включает двухфакторную аутентификацию, детализированные права доступа по юридическим лицам и подразделениям, логирование действий пользователей, ограничение числа активных сессий и автоматическое завершение при бездействии.

HRlink имеет сертификаты ISO 9001:2015, ISO 14001:2016 и ГОСТ 54934-2012, а также поддерживает интеграцию с решениями VipNet и «Континент». Для компаний с повышенными требованиями к защите данных предусмотрена on-premise-версия с возможностью миграции между облачной и локальной инфраструктурой.

Доступ к двум удостоверяющим центрам одновременно обеспечивает стабильность и отказоустойчивость при выпуске электронных подписей.

Бесшовная интеграция и поддержка на всех этапах

HRlink сопровождает заказчиков на всех этапах — от проведения предпроектного обследования и запуска до оценки успешности проекта после внедрения.

Для заказчиков, использующих другие решения КЭДО, HRlink предлагает сервис бесшовной миграции: инженеры компании импортируют архивы и текущие данные параллельно с внедрением, без прерывания бизнес-процессов. Перенос выполняется в соответствии с Приказом Минтруд РФ №578, что гарантирует корректность юридически значимого архива.

Интеграции с ERP, ATS, корпоративными порталами и мессенджерами позволяют включить HRlink в любой корпоративный ИТ-ландшафт. HRlink входит в пилотную группу и уже успешно протестировал техническое подключение к мессенджеру MAX — ввод в эксплуатацию запланирован на 2026 год.

Для HR-специалистов, пользователей из других подразделений и администраторов системы доступна база знаний по всем продуктам с инструкциями для всех ролей. Компания регулярно проводит вебинары и обучающие сессии для кадровых специалистов и руководителей, помогает отработать возражения при запуске и масштабировании системы.

Система гибко адаптируется под процессы конкретной компании, а каждое обновление сопровождается подробной инструкцией, что позволяет оперативно использовать новые возможности цифровой HR-экосистемы для управления персоналом онлайн.

Какие компании уже внедрили HRlink, и что это им дало

HRlink успешно используют компании из экосистемы Сбера, Ростелеком, HeadHunter, Холдинг Т1, Softline, Selectel, Петрович и другие компании, работающие по всей России и за рубежом. Например, «Силовые машины» используют HRlink для обмена электронными кадровыми документами с представительствами, расположенными на всех континентах, кроме, разве что, Антарктиды. По итогам 2024 года общее число пользователей HRlink превысило 1,5 млн человек.

«ДОМ.РФ»

Финансовый институт, занимающийся развитием жилищной сферы, внедрил HRlink, чтобы углубить цифровизацию HR-процессов и повысить безопасность ЭДО. В проекте участвовали семь юридических лиц и шесть офисов по всей России, общая численность сотрудников — более 8000 человек. В результате внедрения в КЭДО было переведено свыше 15 бизнес-процессов, 90% штата начали работать в HRlink всего за три месяца. Для компании была развернута on-premise-версия с использованием УНЭП и УКЭП.

«СберСпасибо»

IT-компания, управляющая программой лояльности «Сбербанка», выбрала HRlink как новое решение для КЭДО. В течение двух месяцев был обеспечен плавный переход для 740 сотрудников, включая перенос архива документов без простоев благодаря бесшовной миграции данных. С помощью HRlink HR-команда сократила рутинную нагрузку и высвободила время для стратегических задач.

Flowwow

Маркетплейс цветов и подарков с более чем 16 тысячами магазинов-партнеров в 1200 городах внедрил HRlink, чтобы оптимизировать документооборот в распределенной команде. Сервис позволил сократить расходы на печать и пересылку, а также сэкономить 976 часов работы HR-отдела. Позже Flowwow расширил использование экосистемы, подключив Start Link и HRlink Pro, что ускорило найм, повысило прозрачность коммуникаций и снизило нагрузку на кадровую службу.

Гибкая тарифная модель

Команда HRlink предлагает индивидуальный подход к клиентам. Решения масштабируются под бизнес любого размера — от малых компаний до крупных холдингов.

HRlink предлагает четыре тарифа, адаптированные под масштабы бизнеса:

• Lite — до 70 сотрудников (от 500 ₽ за сотрудника в год),
• Standard — до 1999 сотрудников (от 700 ₽ за сотрудника в год),
• Enterprise — от 2000 до 50 000 сотрудников (индивидуальные условия),
• Pro — для любых масштабов бизнеса, включает расширенный цифровой контур взаимодействия (от 1000 ₽ за сотрудника в год).

Почему компании выбирают HRlink

Продукты HRlink созданы с учетом реальных бизнес-процессов и кадровых сценариев. Цель — не просто внедрить КЭДО, а сделать цифровую среду естественной частью кадровых процессов. Экосистема объединяет КЭДО, прием кандидатов, командировки и внутренние сервисы в едином окне. Она дополняет привычные сценарии кадрового делопроизводства в «1С», расширяет его функциональность и экономит время кадровых специалистов и бухгалтеров. Например, система позволяет сформировать приказ на основе заявления сотрудника в один клик, а также массово формировать и отправлять однотипные документы — расчетные листки, уведомления, авансовые отчеты. Все это экономит тысячи рабочих часов.

Годами отточенная методология внедрения, проверенная тысячами проектов, обеспечивает прогнозируемые результаты и быструю окупаемость. Клиенты получают экспертное сопровождение по четким SLA с гарантированными сроками реакции и решения инцидентов.

Практическая эффективность подтверждена на тысячах проектов: срок обработки документов сокращается до 70%, процесс приема новых сотрудников ускоряется до трех дней, а экономия на бумажных процессах достигает десятков миллионов рублей в год.