2026: что ждет экспедирование и логистику — и почему менять ИТ-ландшафт нужно уже сейчас

Новая нормативная среда: что меняется и почему это важно

С 2025–2026 годов отрасль экспедирования входит в фазу обязательной цифровизации, заложенной Федеральным законом № 140-ФЗ и рядом постановлений правительства (№ 1146, 1264, 1265, 1317, 1318). Эти документы меняют сам принцип работы экспедитора: теперь его ответственность распространяется не только на организацию перевозки, но и на фиксацию всех этапов процесса в цифровом виде и готовность предоставить эти данные государству.

Ключевых требований несколько, каждое из них требует перестройки ИТ-процессов, а невыполнение влечет штрафы вплоть до 3% от выручки и фактического запрета на осуществление деятельности.

Проверка грузов и обязательное уведомление силовых структур

Постановление №1264 обязывает экспедиторов проверять грузы на наличие запрещенных предметов. Если выявлен риск или нарушение, компания должна в течение часа уведомить компетентные органы. Это означает, что необходима цифровая фиксация факта проверки и интеграция с защищенными каналами передачи данных.

Трехлетнее хранение информации — только в РФ

Согласно постановлению №1317, данные о клиентах, перевозках, договорах, маршрутах, медиафайлах, переписке и операционных действиях должны храниться не менее трех лет и физически размещаться на территории Российской Федерации. Это требование напрямую касается ИТ-инфраструктуры компаний.

Взаимодействие с МВД и ФСБ

Постановление № 1318 требует использовать защищенные каналы передачи информации. На практике это означает необходимость выстроить полноценный корпоративный защищенный контур для всего экспедиторского документооборота: от передачи данных при проверке грузов до обмена документами с контрагентами и государственными системами.

Реестр экспедиторов «ГосЛог»

С 1 марта 2026 года работать без регистрации в реестре будет запрещено. Компании должны заранее проверить требования допуска, подготовить подтверждающие сведения о компании и пройти регистрацию через «Госуслуги».

Полный переход на ЭДО

С 1 сентября 2026 года обязательным станет оформление в электронном виде прежде всего транспортной накладной (ЭТРН), которая должна подписываться УКЭП и храниться в государственных системах, включая ГИС ЭПД и интеграцию с «ГосЛог». Это означает, что экспедитор должен обеспечить юридически значимый цифровой документооборот от заявки до подтверждения исполнения — и сохранить доказательства верифицированными.

Состояние отрасли: почему бизнесу сложно соответствовать новым требованиям

На практике ситуация в отрасли далека от требований, которые заложены в новой нормативной базе. Большинство компаний работают в среде, где критически важные данные разрознены, процессы опираются на ручные операции, а управление документами не соответствует уровню контроля, который предстоит обеспечить.

Во многих экспедиторских и транспортных организациях отчетность ведется вручную в Excel, документы хранятся в электронных почтовых ящиках и личных дисках, медиафиксация отсутствует или ведется несистемно, единая база заявок, договоров, маршрутов и переписки отсутствует, а любые внутренние или внешние проверки превращаются в квест по сбору данных.

Даже крупные игроки признают, что не полностью готовы к выполнению новых требований. Новые законы требуют уже не просто электронных документов, а системного цифрового ядра, которое объединяет все данные: договоры, документы, медиафайлы и маршруты в едином защищенном контуре. Без этого обеспечить прозрачность и защиту от штрафов будет невозможно.

Помимо соответствия закону компании получают прямой бизнес-профит: автоматизацию процессов, онлайн отчетность, прозрачность работы контрагентов и возможность принимать управленческие решения в режиме реального времени.

План действий: как руководителю компании подготовиться к 2026 году

Подготовку нельзя откладывать на последний момент. Вот пошаговый план, который стоит начать реализовывать уже сейчас.

Автоматизировать контроль перевозок. Это основа. Система должна автоматически фиксировать статусы, сроки, мультимодальные плечи, SLA, соблюдать требования к медиафиксации и формировать доказательную базу.

Создать единое цифровое хранилище. Централизованная база договоров, документов, переписки и медиафайлов с хранением не менее трех лет и строгим разграничением доступа.

Внедрить юридически значимый ЭДО. Настроить УКЭП, выбрать поставщика ЭДО, обеспечить корректную работу с ЭТРН, интегрироваться с ГИС ЭПД и «ГосЛог».

Протестировать интеграцию с «ГосЛог». Провести техническую проверку готовности передачи данных.

Запустить пилот. Проверить систему на одном направлении, обучить сотрудников и оценить нагрузку.

Пример системного подхода: цифровая платформа MyCustoms

На рынке уже представлены решения, которые позволяют работать, соблюдая новые законодательные требования. Один из примеров — платформа MyCustoms, созданная экспертами в области ВЭД и командой IT-разработки компании «Адвантум». Платформа ориентирована на автоматизацию экспедирования, внешнеэкономической деятельности и контроля поставок, а также на формирование юридически значимого цифрового следа всех операций. Это не просто учетная система, а целостная среда для управления логистическими процессами, которая помогает компаниям выполнить предписания закона без кардинальной ломки существующих процессов.

Ключевые функциональные блоки платформы, решающие задачи нового законодательства:

• Единый архив данных. Договоры, инвойсы, товаросопроводительные документы, заявки, переписка, медиафайлы — все хранится централизованно и доступно по поиску.
• Медиафиксация поставок. Фото и видео автоматически сохраняются на этапах погрузки, затарки, оформления и выгрузки, что создает доказательную базу.
• Трекинг в реальном времени. Поставки отображаются по всей цепочке, с контролем сроков и план-факт анализа.
• Аналитика и отчетность. Контроль KPI подрядчиков, финансовые план-факт отчеты, дашборды для руководства, пакет документов для аудиторов.
• Интеграции с ЭДО и «ГосЛог». Система готова к работе внутри государственных цифровых сервисов.
• Защищенное хранение данных в РФ. Серверы размещены в России, реализованы требования постановлений № 1317 и № 1318 по защите каналов и разграничению доступа.

Подробнее

MyCustoms - полностью российское решение, внесенное в реестр отечественного ПО, что является дополнительным преимуществом при работе с государственными требованиями и интеграциями.

Таким образом, MyCustoms позволяет не просто «вести учет», а создает юридически значимую цифровую среду, в которой экспедитор может доказать исполнение обязательств, а клиент — проследить маршрут и качество перевозки.

Почему важно начать сейчас

На календаре — осень 2025 года. До вступления в силу ключевых норм остается меньше года:

• до запуска реестра — меньше 5 месяцев (март 2026);
• до обязательного перехода на ЭДО — меньше 11 месяцев (сентябрь 2026).

Это не тот срок, когда можно откладывать внедрение. Даже стартовые настройки ЭДО и интеграций, построение архива и корректная медиафиксация требуют времени. Пилотирование решений вроде MyCustoms в 2025 году — возможность проверить совместимость с внутренними системами, обучить сотрудников и сформировать архив данных, который с 2026 года станет обязательным элементом проверки.

Компании, которые выстроят инфраструктуру заранее, смогут не только избежать штрафов, но и получить конкурентное преимущество: быструю отчетность, автоматическое исполнение регламентов и прозрачность для партнеров.

Вместо итога: 2026-й — точка невозврата для экспедиторского бизнеса

Новые правила превращают данные логистической отрасли в юридически значимый цифровой актив. Автоматизация, централизованное хранение и медиафиксация превращаются в обязательный элемент операционной модели. Переход к цифровым платформам — не модный тренд, а вопрос выживания на рынке. MyCustoms — пример того, как можно реализовать требования законодательства уже сегодня. И чем раньше компания начнет трансформацию, тем проще будет войти в новую регуляторную эпоху — без стресса и штрафов.

Чтобы перейти от теории к практике, компаниям стоит начать подготовку уже сейчас. Мы рекомендуем:

• запустить пилот MyCustoms в 2025 году,
• сформировать цифровой архив,
• протестировать ЭДО и интеграции.

Перейдите на сайт MyCustoms, оставьте заявку — поможем настроить пилот, обучим сотрудников и проведем внедрение без остановки операционной деятельности.