Евгения Асоскова, SimpleOne, корпорация ITG: Где компании на самом деле теряют ИТ-бюджет — и как это показывает ITAM
Экономическая ситуация последних лет окончательно похоронила подход к планированию ИТ-бюджетов «от достигнутого. Компании больше не могут опираться на данные прошлых периодов — каждый год, а то и месяц, приносит новые условия, новых вендоров и новую ценовую реальность. На смену привычной непрозрачности пришла сложноуправляемость: затраты стало трудно не только считать, но и прогнозировать, а уж тем более — эти прогнозы обосновывать. О том, как ИТ-директору говорить с финансистами на языке бизнес-выгод, какие показатели помогают доказать ценность ИТ-инвестиций и как сделать управление ИТ-активами частью бизнес-стратегии, в интервью TAdviser рассказала Евгения Асоскова, владелец продукта SimpleOne ITAM компании SimpleOne (корпорация ITG).
Асоскова
За последний год повестка вокруг ИТ-затрат претерпела серьезные изменения. Если раньше основным драйвером дискуссий была непрозрачность, то сегодня фокус сместился в сторону сложноуправляемости. С чем связана эта трансформация, и как она меняет подход компаний к планированию и контролю?
Евгения Асоскова: Действительно, раньше проблема ИТ-затрат заключалась преимущественно в их непрозрачности. Закупки часто производились на основе заявок подразделений, а дальнейший жизненный цикл этих активов — где они находятся, используются ли по назначению, выбыли или нет — оставался вне зоны контроля. Сейчас к этой классической проблеме, которая до сих пор полностью не решена во многих организациях, добавляется фактор высокой волатильности внешней среды. Усложнились сами закупочные процедуры, изменилась ценовая динамика, возникла потребность в поиске новых вендоров в рамках импортозамещения. В результате прогнозировать ИТ-затраты на год стало значительно сложнее из-за большого количества непредсказуемых переменных. Это создает серьезные вызовы как для ИТ-директоров, так и для финансовых руководителей, которым приходится учитывать множество новых условностей. Поэтому контроль затрат остается приоритетом, но теперь компании не могут полагаться исключительно на данные прошлых лет — каждый год приносит новые условия.
Какие статьи ИТ-бюджета сегодня создают наибольшую неопределенность: оборудование, лицензии, услуги, персонал?
Евгения Асоскова: Ситуация может варьироваться в зависимости от специфики компании, но я бы выделила в первую очередь оборудование и лицензии. Ключевой вопрос сегодня — насколько целесообразно используется оборудование и по каким каналам оно закупается. Цепочки поставок усложнились, добавились логистические издержки, и ранее доступные пути приобретения перестали быть таковыми. Аналогичная ситуация с программным обеспечением: потребность в нем сохраняется, но теперь компаниям приходится проводить дополнительную работу по поиску импортозамещенных решений и новых поставщиков. Услуги также попадают в зону риска, поскольку обслуживание и модернизация зачастую требуют тех же труднодоступных компонентов.
Какие инструменты и подходы позволяют эффективно управлять затратами в условиях высокой неопределенности?
Евгения Асоскова: Очевидно, что полностью отказаться от ИТ-расходов невозможно — это поставит под угрозу работоспособность инфраструктуры, безопасность и непрерывность бизнес-процессов. Решение для компаний заключается в углубленном анализе этих расходов, оценке эффективности процессов и поиске оптимальных моделей использования ресурсов.
Ключевой подход сегодня — переход к диалогу с финансовым блоком на языке экономических показателей, где каждая инвестиция обосновывается не как статья расхода, а как вклад в поддержку и развитие бизнеса с измеримым результатом. Именно здесь значительную роль играют специализированные инструменты, такие как SimpleOne ITAM.
В основе нашего решения лежат лучшие практики ITIL, и мы автоматизируем управление активами на всех этапах — от планирования потребностей до вывода из эксплуатации.
Система позволяет синхронизировать планирование бюджета с реальными потребностями, контролировать поставщиков, анализировать складские запасы, исключая излишние закупки за счет перераспределения ресурсов. По сути, это единая среда для ИТ и финансов, формирующая прозрачную картину и обеспечивающая обоснованность инвестиционных решений.
Система позволяет синхронизировать планирование бюджета с реальными потребностями, контролировать поставщиков, анализировать складские запасы, исключая излишние закупки за счет перераспределения ресурсов. По сути, это единая среда для ИТ и финансов, формирующая прозрачную картину и обеспечивающая обоснованность инвестиционных решений.
Бизнес все чаще требует от ИТ «говорить языком экономики». Какие показатели помогают доказать ценность ИТ-инвестиций, а не просто показать расходы?
Евгения Асоскова: Показателей финансовой эффективности достаточно много, они помогают оценить прибыльность и рентабельность. Стоит вбить запрос в любой поисковик или нейросеть, и они выдадут огромное количество показателей, подходов и методологий. Чтобы использовать финансовые показатели с максимальной пользой, важно понять, что пора уходить от простого перечисления необходимых сумм в плоскость демонстрации результата: снижения рисков или потенциального повышения прибыли.
Базовыми показателями обоснования ИТ-затрат являются коэффициент возврата инвестиций (ROI, Return on Investment) и совокупная стоимость владения (TCO, Total Cost of Ownership). ROI позволяет оценить, насколько окупаются инвестиции компании в проект, например, вложения в обновление ИТ-инфраструктуры. А TCO охватывает абсолютно все затраты за полный жизненный цикл актива, и показывает, как дорогостоящая закупка повлияет на бюджет в трех-пятилетней перспективе, что критически важно, например, при выборе между собственным ЦОДом и облачными ресурсами.
Операционная эффективность — еще один наглядный показатель, который рассчитывается на основе данных из систем автоматизации. Например, после внедрения нового решения время обработки заявок снизится при сохранении штатной численности, что даст прямой экономический эффект на фонд оплаты труда. Это весомый аргумент для любого финансиста.
И, наконец, управление рисками. Модернизация инфраструктуры напрямую снижает риски простоев, штрафов за несоответствие лицензионной политике и репутационных потерь. Стоимость часа простоя вполне монетизируема, а громкие киберинциденты и их последствия для бизнеса сегодня активно освещаются в СМИ — тут часто и убеждать никого не надо.
В целом, задача ИТ — перестать быть центром затрат и стать бизнес-партнером, поддерживающим стратегию развития компании.
Почему Excel, ERP и BI-системы не подходят для управления ИТ-затратами? В какой момент компании упираются в предел этих инструментов?
Евгения Асоскова: Excel — прекрасный инструмент, и почти все начинают именно с него. Проблема возникает с масштабированием и усложнением организационной структуры. Когда в процесс сбора и консолидации данных вовлекаются десятки сотрудников из территориально распределенных подразделений, начинаются сложности. Разослали шаблон бюджета — двенадцать человек прислали двенадцать файлов. У кого-то старая версия, у кого-то слетела формула, у кого-то задублировались данные. При сведении бюджета часть информации теряется или искажается, приходится повторно заполнять данные.
ERP отлично показывает фактические затраты, то есть отвечает на вопрос «что уже произошло». Но управлять — это еще и знать «почему это произошло» и «что изменить». Почему затраты выросли? Какие действия к этому привели? Какие процессы надо пересобрать? На эти вопросы ERP не ответит. Что касается BI, эти системы строят отличную аналитику на основе загруженных данных, но тоже не дают инструментов для изменения ситуации.
Для ИТ-департамента критически важны не только цифры, но и сами процессы, обеспечивающие работоспособность инфраструктуры. Системы управления активами (ITAM, IT Asset Management) создают линию связи между финансовыми показателями с ИТ-процессами. Это и есть тот общий язык, который помогает снять противоречия между ИТ и финансами.
Если смотреть на реальные внедрения, какие результаты заказчики получают первыми: сокращение закупок, снижение складских остатков, прозрачность бюджета?
Евгения Асоскова: Первый и самый заметный эффект — это прозрачность. Обычно на старте проекта в первую очередь настраиваются процессы операционного учета: выдача, перемещение, инвентаризация. Благодаря этому компании наконец-то получают четкое понимание того, какими активами они располагают и где именно каждый из них находятся.
Например, один из наших клиентов, международная компания ITGLOBAL.COM, до внедрения SimpleOne ITAM порой тратил по несколько дней на выяснение наличия оборудования в соседнем филиале. Когда для получения информации требуется много действий, растет риск эту информации получить поздно и не всю. Мы звоним в офис, просим кого-то сходить на склад, перезваниваем и выясняем, что сотрудник пошел, но отвлекся и забыл [смеется]. Теперь, благодаря автоматизированному учету, эта задача решается за несколько минут через единую систему.
Второй эффект, который часто отмечают клиенты, — оптимизация планов закупок. На этапе сбора потребностей от разных департаментов и их согласования становится очевидно, какую часть заявок можно закрыть за счет уже имеющихся на складе остатков, избежав необоснованных трат, а где десятки обращений за похожим оборудованием можно объединить в один контракт и, например, попросить у подрядчика скидку за объем.
Что оказывается самым сложным в проектах управления активами: сбор данных, интеграции, изменение процессов или сопротивление людей? Где чаще всего «буксуют» инициативы?
Евгения Асоскова: Можно выделить два основных этапа, на которых возникает наибольшее число сложностей.
Первый — это старт проекта. Компании приходится проводить ревизию собственных бизнес-процессов и регламентов, и зачастую выясняется, что они либо отсутствуют, либо неактуальны. Возникает естественное желание оптимизировать все сразу, раз уж взялись. Но гораздо эффективнее подходить к этому поэтапно, определяя приоритетные зоны для улучшений. Важно найти баланс: внедряемые методологии и лучшие практики должны не ломать работающие процессы, а органично их дополнять. Поэтому самым сложным на старте является формирование корректного и продуманного технического задания и представление итоговых бизнес-процессов.
Также непрост финальный этап, связанный с переходом сотрудников на работу в новой системе. Здесь неизбежно возникает сопротивление, связанное с изменением привычного порядка работы. Ключевым фактором успеха становится гибкость самой системы: важно, чтобы она могла адаптироваться под реальные нужды и сценарии работы организации, а не наоборот.
SimpleOne ITAM предоставляет такую гибкость, позволяя настраивать интерфейсы и автоматизацию под конкретные задачи пользователей, что существенно снижает сопротивление изменениям. Иногда я вижу у клиентов настолько классные, продуманные, заточенные под конкретную задачу варианты автоматизации, что просто прихожу в восторг!
Если бы вам нужно было за 90 дней навести порядок в ИТ-затратах крупной компании, какие шаги вы сделали бы в первую очередь?
Евгения Асоскова: Я бы начала с анализа. Посмотрела, как устроены процессы сейчас: как выполняются закупки, как происходит выдача оборудования, как устроен учет, где теряются данные. Разобралась, какие расходы самые крупные: большие разовые закупки или много мелких, но регулярных. Иногда уже простые организационные меры дают эффект: централизовать закупки, агрегировать потребности, использовать складские остатки. Только после этого стоит переходить к выбору и внедрению системы, которая закрепит и усилит эти изменения.
Можно ли сказать, что ITAM становится частью стратегии устойчивости бизнеса, а не только оптимизации бюджета? Как это проявляется на практике?
Евгения Асоскова: Безусловно, сегодня управление ИТ-активами выходит далеко за рамки задачи снижения затрат и контроля контрактов. Это полноценный инструмент обеспечения бизнес-устойчивости. С его помощью компании управляют лицензионными рисками, снижают риски информационной безопасности и, что крайне важно в текущих условиях, минимизируют зависимость от конкретных вендоров, формируя резервные решения.
Важная роль ITAM проявляется и в обеспечении непрерывности бизнеса. Инфраструктура должна быть способна к быстрому восстановлению после сбоев, а для этого необходимо четкое понимание, какие системы являются критическими, на каких ресурсах они построены и как они взаимосвязаны. Управление активами дает эту картину, позволяя оценивать мощности и зависимости.
Кроме того, с ростом популярности облачных сервисов ITAM становится неотъемлемой частью управления облачными ресурсами, контроля затрат и обеспечения устойчивого доступа. Затраты на «облака» могут расти быстро и незаметно, если ими не управлять. Так что да, сегодня автоматизированное управление ИТ-активами — необходимое условие для того, чтобы бизнес мог стабильно работать и развиваться.
