Цифровизация помогла «Кофемании» открыть более 40 веранд за полтора месяца

2025: Открытие более 40 веранд с помощью Okdesk

Цифровизация помогла «Кофемании» открыть более 40 веранд за полтора месяца. Об этом Okdesk (Облачные Решения) сообщил 5 июня 2025 года.

Для ускорения и упрощения процессов открытия летних веранд «Кофемания» заранее оцифровала все процессы, связанные с их обустройством. По итогам оцифровки за полтора месяца к работе были готовы 40 веранд, что более чем в два раза превысило прошлогоднее количество.

Для ресторанов процесс открытия веранды — сложный и многоуровневый проект, который включает в себя несколько направлений, за каждое из которых отвечает выделенный отдел или подрядчик. При этом запуск веранды — это ежегодный, типовой процесс, который при желании легко можно автоматизировать.

Для автоматизации процессов запуска летних веранд «Кофемания» использовала систему автоматизации процессов СТОР на базе Okdesk, Это привело не только к сокращению сроков открытия и приемки, но и к более высокому качеству самого открытия за счет фиксации и устранения «на лету» различных обнаруженных неисправностей, возникающих при обустройстве и работе летних пространств.

Финальным этапом открытия веранды является приемка, в рамках которой оценивается и фиксируется фактическое соответствие результатов — плановым. По результатам приемки, которая полностью автоматизирована в Okdesk, автоматически формируется и акт в электронном виде с фиксацией необходимых подписей ответственных лиц. Такой подход позволяет сделать процесс открытия прозрачным, контролируемым, но, главное, более быстрым, — отметил директор СТОР Дмитрий Иванов.

По итогам оцифровки процессов отдела СТОР ресторанов «Кофемания» количество принимаемых веранд увеличилось на 200% (с одной до трех в день). При этом удалось в два раза сократить сроки открытия: ранее за 1,5 месяца открывалось порядка 18-20 веранд, а в этом году за этот же срок открылось более 40 веранд.

«Кофемания» — пример высокого сервиса на всех уровнях: от встречи гостей до непрерывной работы каждой точки. Автоматизация процессов СТОР - один из ключевых аспектов, формирующий итоговое восприятие ресторана у посетителей. Мы, в Okdesk, надеемся, что остальные заведения будут равняться на «Кофеманию» в вопросах цифровизации, а в 2026 году ни у одного ресторана не возникнет сложностей при открытии летних веранд. Наше решение и в этом сможет помочь, — сказал сооснователь и директор по развитию сервиса Okdesk Кирилл Федулов.

2024: Внедрение системы Okdesk

«Кофемания» с помощью Okdesk обеспечила непрерывную работу ресторанов и выросла по объему выполняемых сервисных работ в 10 раз. Об этом Okdesk (Облачные Решения) сообщил 9 сентября 2024 года.

В недавнем прошлом с этой целью «Кофемания» использовала систему электронного документооборота PayDox и ПО, которые позволяли решать лишь некоторые актуальные задачи, а остальные приходилось выполнять в ручном режиме.

На тот момент в PayDox по вопросам технического обслуживания и ремонта регистрировалось около 10 заявок в день, остальное решалось по телефону. Передача заявок на мастеров тоже происходила по телефону. Тогда у нас было всего 18 ресторанов, и в целом до определенного момента это было приемлемо, — сказал директор СТОР Дмитрий Иванов.

С ростом количества ресторанов возросла потребность в подаче заявок не только из внутренней сети. Чтобы обеспечить бесперебойную работу всех заведений, необходимо было увеличить число сотрудников, которые бы фиксировали обращения, а также штат выездных специалистов. Все это требовало дополнительных вложений.Тренды и прогнозы в 1С 2026: от автоматизации к интеллектуальным системам 14.4 т

Еще одна значимая часть процессов обеспечения непрерывной работы сети связана с наличием запчастей, приобретением расходных материалов, ведением склада. Пока заявки принимались диспетчерами по телефону, а выездные специалисты фотографировали вышедшую из строя запчасть и самостоятельно вносили номенклатуру, нередко возникали ошибки — например, ввод данных происходил некорректно. Кроме того, руководство компании не могло контролировать весь процесс работ и передвижения сотрудников.

Продолжать работу прежними методами без потери качества стало невозможно. Чтобы оптимизировать все процессы и сделать их максимально прозрачными, необходимо было найти качественное ПО, которое бы предоставляло комплексное решение для автоматизации техподдержки и выездного сервиса и выполнения других актуальных задач, число которых постоянно увеличивалось.

После тестирования различных help desk систем «Кофемания» выбрала Okdesk.

Благодаря возможностям, которые предоставляет этот сервис, компания в полном объеме оперативно решает актуальные задачи, выросла с 18 точек до 50+, а по объему выполняемых сервисных работ в 10 раз, но при этом решает задачи тем же штатом сервисных специалистов. Все это позволяет ей гарантировать непрерывность работы ресторанов, контролировать процессы, принимать важные бизнес-решения на основании полученных данных.