Проект

Завершился пилотный проект внедрения умного поиска Directum Smart Search в «ОДК-Авиадвигатель»

Заказчики: ОДК-Авиадвигатель

Пермь; Машиностроение и приборостроение

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)
Второй продукт: Directum Ario
Третий продукт: Directum Smart Search

Дата проекта: 2011/12  - 2019/12
Количество лицензий: 1000
Технология: СЭД
подрядчики - 600
проекты - 6176
системы - 650
вендоры - 322

2019: Внедрение Directum Smart Search

9 декабря 2019 года компания Directum сообщила, что завершился пилотный проект внедрения умного поиска DIRECTUM Smart Search в АО «ОДК-Авиадвигатель».

По информации компании, сотрудники конструкторского бюро опробовали возможности умного поиска документов в системе DIRECTUM. Пользователи отметили, что Smart Search значительно облегчает поиск документов, в первую очередь, по нечетким или неточным запросам, когда известны лишь примерные данные.

С 2012 года конструкторское бюро работает с системой электронного документооборота DIRECTUM, поэтапно развивая ее функциональность. Современные подходы и предложения рынка, такие как искусственный интеллект для обработки документов, также находят свое отражение в ИТ-стратегии организации. Так, в начале 2019 года завершился проект внедрения интеллектуальных сервисов DIRECTUM Ario – программа автоматически заполняет карточку документа в системе при регистрации.

Для пилотного запуска система электронного документооборота была обновлена до версии 5.7, а само решение Smart Searсh – адаптировано под сценарии работы сотрудников «ОДК-Авиадвигатель». Наиболее востребованными вариантами использования решения стали:

  • поиск внутренних документов по содержанию: приказы о премировании, приказы по конкретному работнику, служебные записки по теме и т.п.;
  • поиск по смыслу и атрибутам: спецификации, запущенные на согласование конкретным специалистом;
  • внешняя переписка с контрагентом по определенной теме;
  • поиск договоров по периоду, автору или содержанию, даже по частично воспроизведенному номеру;
  • быстрая фильтрация результатов по нужному критерию: подразделение, автор, только утвержденные документы и т.п.

За 1,5 месяца пилотного использования умный поиск обработал 1800 запросов. Участники апробирования отметили значительное сокращение времени на сбор нужной информации. Пользователи оценили встроенные подсказки, точность – нужные документы всегда оказываются в первых строчках выдачи, автоматическое определение опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

«
Мы положительно оцениваем итоги пилотного проекта внедрения DIRECTUM Smart Search. В отличие от стандартного варианта поставки с внешним сайтом поиска, мы реализовали поиск через десктоп-клиент: умный поиск выводит результаты со ссылками на документы, и при переходе документ открывается в окне системы. Умный поиск объединяет преимущества атрибутивного и полнотекстового поиска, и большинство пользователей выразили готовность использовать решение в своей повседневной деятельности. В рамках пилотного проекта собраны пожелания для дальнейшего развития, и на декабрь 2019 года мы уже обсуждаем возможность реализации поиска по нескольким информационным системам с компанией DIRECTUM.

рассказал Дан Олейников, начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом АО «ОДК-Авиадвигатель»
»

В ходе проекта также была протестирована обновленная функциональность DIRECTUM Ario – «Автоматическое определение ответственного». При рассмотрении входящего документа система автоматически, на основе исторических данных, формирует проект резолюции и определяет исполнителя. В 66% случаев проект резолюции оказывался подходящим и сразу отправлялся в работу ответственным. Руководители, которые использовали решение, отметили значительную экономию времени и высокий потенциал этого направления развития.

2018: Тестирование Directum Ario для автоматического распознавания реквизитов документов

20 ноября 2018 года компания Directum сообщила о том, что «ОДК-Авиадвигатель» протестировал Directum Ario — программу для автоматического распознавания реквизитов входящих документов. Эксперты компании проверили работу системы в реальных условиях и остались довольны результатами, отметили в Directum.

Directum Ario используется для автоматической классификации документов при их вводе в систему электронного документооборота Directum. Программа сама определяет вид документа, журнал регистрации и ответственного сотрудника. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность автоматически заполненных данных. Общая трудоемкость операций по регистрации документа снижается на 15-20%.

В основе программы – алгоритмы искусственного интеллекта (методы компьютерного зрения и рекуррентных нейронных сетей) и машинного обучения, позволяющие ей самостоятельно оттачивать «навыки» распознавания и классификации данных на примере обработанных документов. По сути, система обрабатывает большое число примеров, выявляет закономерности и программирует себя сама, пояснили разработчики продукта.

«
О глобальных планах применения «интеллектуальных» программных решений в компании рассказал Дан Олейников, начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом АО «ОДК-Авиадвигатель»: «Перед многими промышленными предприятиями стоит задача перехода к цифровому производству, и одним из ключевых компонентов информационных систем станут программы на основе искусственного интеллекта. Они будут автоматизировать рутинные операции пользователей, анализировать информацию, помогать в принятии решений. Directum Ario наглядно демонстрирует, что интеллектуальные сервисы уже становятся реальностью, а их применение может давать полезный эффект уже сейчас. Необходимо отметить, что пилотный проект был осуществлен в рамках тесного и продолжительного сотрудничества с компанией Directum. В рамках дальнейшего внедрения и развития данного функционала мы ставим задачу реализовать распознавание рукописного текста в документе».
»

2016: Модернизация процесса согласования договоров

АО «ОДК-Авиадвигатель» – ведущее российское конструкторское бюро по разработке газотурбинных двигателей авиационного и промышленного назначения, входит в состав АО «Объединенная двигателестроительная корпорация» – 100%-ной специализированной дочерней компании АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ».

В мире предприятие «ОДК-Авиадвигатель» известно как ведущий российский разработчик двигателей для гражданской и военной авиации, а также промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий.

Эффективное согласование договоров

Задачи и цели

С момента внедрения системы DIRECTUM в 2012-2013 годах у пользователей накопились пожелания к имеющимся механизмам согласования договорных документов. В 2014 году процесс согласования договоров в «ОДК-Авиадвигатель» был модернизирован. Однако в 2015-м потребовались новые доработки, необходимые для реализации изменившихся требований компании:

  • изменились требования к составу согласующих; на момент старта проекта не было возможности изменить список или включить в него новые лица;
  • требовалось добавить новые документы для согласования;
  • механизм не учитывал четкого разделения на согласуемые документы и сопроводительные документы;
  • не было возможности привязать расходный договор к коду затрат из финансово-учетной системы;
  • были сложности с согласованием протокола закупки у единственного поставщика: не было информации о списке согласующих для документа, невозможно добавить вложения в запущенную задачу по согласованию договора.

С помощью доработки бизнес-процессов руководство компании планировало сократить трудоемкость запуска договорных документов, снизить вероятность ошибок, а также исключить искажение информации (корректировки атрибутов документа в процессе согласования).

В результате проектная группа получила список требований к новому бизнес-процессу:

  1. Создать мастер действий по запуску договорных документов с максимально простым интерфейсом для их занесения и отправки на согласование.
  2. Разработать механизм так, чтобы в зависимости от выбора ответственного за направление или центра финансовой ответственности (ЦФО) определялся состав обязательных согласующих и этапов процесса, на которых они должны быть.
  3. Добавить в мастере действий и задаче визуальное отображение информации по согласующим протокола закупки у единственного поставщика (протокол ЕП).
  4. Обеспечить механизм указания и подтверждения кода затрат к договору;
  5. Предусмотреть возможность смены ответственных за процесс на этапе доработки с автоматическим переопределением списка обязательных переменных согласующих.
  6. Обеспечить возможность добавления дополнительных согласующих на этапе доработки.
  7. Включить пополнение списка документов для согласования на этапе доработки (протокол ЕП, приложение к договору, спецификация, протокол разногласий).

Реализация. От мастера к действиям

Первоначально работа в DIRECTUM была реализована через стандартный справочник «Договоры» модуля «Управление договорами». Пользователь создавал запись справочника, заполнял необходимые атрибуты, заносил документы и стартовал из него задачу по типовому маршруту.

Однако со временем этот формат работы в «ОДК-Авиадвигатель» стал менее удобным, т.к. данных было довольно много, а заполнение полей казалось сложным для пользователей.

К тому же назрела необходимость в функциональности, которая позволила бы визуально отображать список всех согласующих в рамках запущенной задачи. Поэтому было выбрано наиболее оптимальное решение – создание нового мастера действий.

Этапы подготовки договорного документа в мастере действий:

1. Выбор вида договора. На первом этапе мастера действий пользователь выбирает, какой именно составляет договорной документ – по его виду. Это может быть собственно договор, дополнительное соглашение, спецификация, протокол разногласий и т.д.

В мастере действий можно сразу задать вид документа
В мастере действий можно сразу задать вид документа

2. Заполнение основных реквизитов. Затем необходимо ввести реквизиты, список которых зависит от выбранного ранее вида договора.

Заполняемые реквизиты отличаются в зависимости от вида документа
Заполняемые реквизиты отличаются в зависимости от вида документа

3. Выбор документов. На следующем этапе мастера действий пользователь вкладывает в задачу на согласование электронные документы.

При выборе некоторых видов документа можно прикрепить протокол ЕП
При выборе некоторых видов документа можно прикрепить протокол ЕП

Загрузка основного документа и протокола ЕП всегда производится из файловой системы компьютера, тогда как приложения и сопроводительные документы можно вложить как с устройства, так и из DIRECTUM.

4. Заполнение параметров согласования. Далее заполняются основные параметры маршрута согласования, которые сформированы в зависимости от выбранного вида и типа документа:

  • для расходного договора или соглашения о сотрудничестве/намерениях – «Ответственный исполнитель», «Руководитель ЦФО», а также необходимость согласования с руководителем по экспертизе качества;
  • для расходного упрощенного договора – «Ответственный исполнитель», «Руководитель ЦФО»;
  • для дополнительного соглашения, протокола к договору, заказа к договору, спецификации, протокола разногласий, протокола согласования разногласий, протокола урегулирования разногласий – «Ответственный исполнитель», «Руководитель ЦФО», а также необходимость согласования с ЦФО, необходимость согласования с руководителем по экспертизе качества;
  • для всех договорных документов с типом «Доходный» и «Прочее» – «Ответственный исполнитель», «Руководитель тематического направления» и необходимость согласования с руководителем по экспертизе качества.

Параметры согласования учитывают специфику процесса для каждого вида документа
Параметры согласования учитывают специфику процесса для каждого вида документа

5. Выбор согласующих. На этом этапе пользователю необходимо заполнить код затрат, источник финансирования, указать дополнительных согласующих и определить утверждающего договора и протокола (при наличии). Здесь же отображается информация об обязательных постоянных и переменных согласующих, которые будут участвовать в задаче согласования документа.

Список полей также определяется видом, типом договорного документа и заполненным ранее параметром «Согласовать с ЦФО – Да/Нет».

6. Заполнение списка рассылки В следующем окне предлагается заполнить список рассылки договорного документа, определить, требуется ли его перевод, а также есть ли необходимость в запуске задачи по согласованию.

Если параметр «Отправить на согласование» будет не установлен, система создаст лишь запись справочника «Договоры» и занесет документы в систему, но не запустит задачу по их согласованию.

7. Проверка параметров типового маршрута Система предлагает проверить список направляемых на согласование документов, состав согласующих договора и протокола ЕП при его наличии (с разбивкой по этапам).

Скорректировать данные можно с помощью кнопки «Назад»
Скорректировать данные можно с помощью кнопки «Назад»

После нажатия кнопки «Готово» система:

  1. Сохраняет запись справочника «Договоры» со всеми атрибутами.
  2. Заносит в DIRECTUM файл с договором и файл с протоколом ЕП (при его наличии) и привязывает документы к новой записи справочника «Договоры».
  3. Заносит в систему и добавляет в связанные документы приложения и сопроводительные документы (если был выбран вариант занесения «Из компьютера». Если был выбран пункт «Из системы», то заносит только в связанные документы к записи справочника).
  4. Создает задачу по типовому маршруту (он задается в зависимости от вида договорного документа), заполняет все его параметры, заносит сам договор, приложения к нему и протокол ЕП во вложения, создает папку «сопроводительные документы» и помещает в нее сопроводительные документы, после чего стартует задачу.

После запуска задачи для дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов к договорам создается дополнительная папка «Связанные договорные документы», куда помещаются ссылки на документы в системе вида «договорные документы», которые связаны с ведущей записью справочника «Договоры» и со всеми ведомыми на данный момент.

Всего для бизнес-процесса «Согласование договорных документов» создано пять типовых маршрутов:

  • «Согласование договора» – расходные, доходные и прочие договоры, кроме договоров по итогам закупочных процедур;
  • «Согласование доп. соглашений» – дополнительные соглашения, спецификации, протоколы к договорам;
  • «Согласование договора (Упрощенный)» – расходные договоры по итогам закупочных процедур;
  • «Согласование сог. о неразгл. конф. инф.» – соглашения о неразглашении конфиденциальной информации;
  • «Согласование сог. о сотр/намерении» – соглашения о сотрудничестве или намерениях.

Типовые маршруты отличаются количеством этапов согласования, а также рядом других особенностей, характерных для каждого из видов договорных документов.

Обязательные постоянные согласующие определены в матрице согласующих
Обязательные постоянные согласующие определены в матрице согласующих
Обязательные переменные согласующие определяются в справочнике «Ответственные ЦФО»
Обязательные переменные согласующие определяются в справочнике «Ответственные ЦФО»

Кроме перечисленных изменений также были реализованы следующие требования:

  • введено ограничение возможностей по редактированию карточки справочника «Договоры»;
  • на этапе доработки появилась возможность изменения кодов затрат и руководителя ЦФО, добавления новых документов для согласования (например, приложения к договору, протокола ЕП, протокола разногласий и т.п.).
  • в маршруте предусмотрено два списка согласующих: кто должен согласовать договор, и кто должен согласовать договор с протоколом ЕП.

Эффект от внедрения

Благодаря нововведениям у пользователей DIRECTUM в «ОДК-Авиадвигатель» появился четкий и понятный интерфейс для заведения и отправки на согласование договорных документов. Заполнение всех атрибутов теперь идет последовательно и логично. Нет необходимости запоминать множество вариантов всех требуемых согласующих, система подставляет эти данные автоматически.

Также в результате реализации проекта:

  • сведена к минимуму вероятность ошибок и дублирования информации при указании согласующих и других параметров маршрута, появилась возможность исправить параметры задачи до ее запуска на согласование;
  • процесс стал проще и прозрачнее для пользователей, в том числе новых;
  • получены инструменты по оперативному внесению изменений в бизнес-процесс при необходимости без изменения программ, требуется только корректировка справочников;
  • повысилась управляемость процесса, вместе со снижением количества ошибок пользователей сократилось число и связанных с ними вмешательств администраторов;
  • возросло качество заполнения справочника «Договоры».

2013: Внедрение СЭД Directum

Завершен проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в ОАО «Авиадвигатель», сообщила пресс-служба разработчика 25 апреля 2013 года.

Подразделения компании находятся на территории пермского моторостроительного комплекса, корпуса которого значительно удалены друг от друга. При бумажном документообороте ответственные сотрудники лично относили документы всем согласующим. Длительный процесс согласования, случаи утери официальных документов и высокая трудоемкость обработки корреспонденции обусловили необходимость внедрения системы электронного документооборота.

Система DIRECTUM удовлетворяла критериям выбора.

Проект внедрения начат в конце 2011 года. Эксперты компании DIRECTUM решали задачи:

  • создания единого электронного архива не секретных документов;
  • сокращения времени на обработку и поиск документов, в том числе архивных;
  • исключения случаев утери документов;
  • обеспечения контроля исполнения поручений.

Для каждого автоматизируемого процесса в «Авиадвигателе» выделили ответственного сотрудника, который осуществлял координацию работ по созданию проектной документации.

В итоге внедрения автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией. Оптимизирован процесс согласования протоколов совещаний. Упрощены все договорные процессы, начиная с регистрации и согласования до контроля исполнения обязательств. Кроме того, обеспечена интеграция DIRECTUM с ABBYY Recognition Server, Active Directory, Microsoft Lync Server 2010, а также с учетной системой предприятия.

Николай Леонидович Кокшаров, первый заместитель генерального директора (генерального конструктора), начальник ОКБ ОАО «Авиадвигатель» отметил: «В DIRECTUM работают сотрудники практически из всех подразделений нашей компании, в том числе высшее руководство – всего около 800 человек. Одновременно пользуются системой более 400 сотрудников. Уже сейчас виден значительный эффект, который мы получили благодаря оптимизации бизнес-процессов. Так, например, значительно сократилось среднее время рассмотрения и согласования входящих/исходящих писем, приказов и распоряжений, договорных документов. Внедрение системы DIRECTUM позволило нам не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками».
Проект завершён в конце февраля 2013 года. За четыре месяца работы в режиме опытно-производственной эксплуатации в системе создано 54 тус. документов, 40 тыс. задач и 12 тыс. поручений.