Проект

«ЛокоТех» автоматизировал процесс оценки персонала

Заказчики: Локомотивные технологии (Локотех)

Москва; Машиностроение и приборостроение

Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2014/03  - 2018/06
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5410
системы - 591
вендоры - 301

2018: Автоматизация процесса оценки персонала

20 июля 2018 года компания «МайТэк» сообщила о завершении внедрения в ГК «ЛокоТех» модуля «Оценка эффективности персонала», который позволяет проводить различные процессы по оценке личностно-профессиональных компетенций сотрудников в автоматическом режиме. Решение работает на базе системы DIRECTUM. Разработку и адаптацию системы выполнила компания «МайТэк».

Ежегодно в «ЛокоТех» проводится оценка специалистов: профессиональная (определение и контроль личных целей сотрудника) и личностная (оценка соответствия уровня компетенций сотрудников модели корпоративных компетенций). Процедуры оценки носят цикличный характер и характеризуются высокой трудоемкостью сотрудников дирекции по персоналу. Большая часть работ предполагает ручную обработку, корректировку и анализ значительного пакета документов по оцениваемым специалистам.

Благодаря внедренному решению специалисты дирекции по персоналу получили прогрессивный инструмент управления процедурой оценки персонала. Все процессы фиксируются и ведутся в едином информационном пространстве – ECM-системе DIRECTUM. Это делает их прозрачными и упрощает контроль за каждым этапом мероприятия.

Итоговые бланки оценки сотрудников формируются автоматически. Далее бланк привязывается специалистами отдела кадров к портфолио сотрудника. Цикличность проводимых мероприятий позволяет накапливать бланки оценки и прослеживать динамику развития сотрудника соотносительно периода сравнения.

Выстроена система личной мотивации сотрудников, установлен контроль достижения результатов и учет вклада в развитие своего подразделения. Сотрудникам предоставлена возможность принимать участие в оценке своих компетенций наряду с руководителями. При этом оценка руководителя учитывает самооценку специалистов.

Обеспечено формирование сводного рейтинга сотрудников и выявление наиболее эффективных кандидатов на замещение вышестоящих должностей.

В июле 2018 года в ГК «ЛокоТех» оценили первые результаты внедрения проекта. Так, в системе упорядочены требования к деловым качествам сотрудников и создана возможность гибкого управления компетенциями. Исключена вероятность фальсификации результатов оценки за счет закрепления авторства оценивающего. Сформировано наглядное представление о текущем уровне компетенций персонала в разрезе отдела и компании. Выявлен кадровый резерв компании на основании сводного рейтинга сотрудников.

В перспективе рассматривается развитие проекта на оперативном и стратегическом уровнях. По итогам оценочных мероприятий планируется формировать показатели достижения отделов, а данные по ним использовать для регулирования полномочий подразделения и перераспределения нагрузки в целях выстраивания эффективного баланса рабочих процессов компании.

2016

ООО «Локомотивные технологии» (ГК «ЛокоТех») управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт, модернизацию и передачу в лизинг локомотивов, производство узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения. Всего в состав Группы компаний входят порядка 150 бизнес-единиц, в числе которых 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных депо, отвечающих за техническое обслуживание свыше 15 000 локомотивов на всем их жизненном цикле. Штатная численность превышает 60 000 человек.

В группу компаний входят АО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «ТМХС-Лизинг», ООО «Торговый дом МХС», ООО «АВП Технология» и ООО «ЛокоТех-Промсервис».

Важным аспектом в обеспечении комплексной и согласованной работы организации является наличие объективной информации. В год общий оборот внутреннего документооборота холдинга составляет более 1 000 000 документов.

Новый этап развития документооборота

Этапы и стратегические задачи

В рамках проекта планировалось решить несколько задач:

  • снизить загрузку административно-управленческого персонала за счет автоматизации части процессов,
  • организовать эффективный онлайн-контроль исполнения поручений,
  • сделать процессы быстрыми и легко адаптированными к процессу постоянного развития,
  • связать потоки коммуникаций головного офиса и территориально распределенных по всей России компаний холдинга.

Бизнес-процессы в 141 организации группы компаний были автоматизированы в следующем порядке: 1. Пилотный проект в УК «Локомотивные технологии» и четырех дочерних компаниях в Москве. 2. Тиражирование DIRECTUM в АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис». 3. Функциональное развитие системы во всех компаниях холдинга. 4. Межкорпоративный безбумажный документооборот.

Первая фаза проекта стартовала в марте 2014 года. За 3,5 месяца в управляющей компании и четырех дочерних организациях было создано шаблонное, легко тиражируемое решение по основным процессам работы с документами.

Далее, с октября того же года по декабрь 2015-го, прошло тиражирование системы DIRECTUM в дочерних компаниях холдинга - АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис». Выполнена конвертация исторических данных. Общее количество пользователей достигло 900 человек. Расширен функционал системы. Сделаны первые шаги к зарождению безбумажного межкорпоративного документооборота.

К марту 2016 года количество сотрудников, работающих в DIRECTUM, приблизилось к 5 000. После началась реализация третьей фазы проекта, в рамках которой продолжились расширение функционала системы и автоматизация процессов (запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП и др.). В августе того же года холдинг полностью перевел в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, в числе которых служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие.

Экономия ресурсов

Ключевой фактор эффективности работы ГК «ЛокоТех» — скорость, достоверность информации и исключение потерь в рамках взаимодействия компаний холдинга. Важнейшим процессом, влияющим на эффективность бизнеса, является согласование договорных документов.

По этой причине механизм согласования договорных документов в DIRECTUM был реализован на основе матриц. Для каждой из них в холдинге определен список согласующих, который можно легко корректировать при внесении изменений в регламенты предприятия.

Результат внедрения — теперь бизнес абсолютно не теряет времени и ресурсов не «пересылку», устранены риски потери документов в пути или на одной из сторон. Процессы стали прозрачными.

Канцелярия: новые преимущества

Была настроена автоматическая двухсторонняя регистрация документов при взаимодействии с головной компанией. Система DIRECTUM позволила автоматически регистрировать отправленный исходящий документ как входящий в филиале и отправлять на рассмотрение адресату. При этом автор исходящего письма сегодня может отслеживать всю информацию по документу, включая регистрацию в филиале и вынесенную резолюцию.

Решение позволяет проконтролировать, кто является конечным исполнителем и какое решение вынесено.

Итоги. От первого лица

Внедрение ECM-системы DIRECTUM

Внедрение ECM-системы DIRECTUM в крупном федеральном холдинге «ЛокоТех» – один из масштабных проектов в практике российского интегратора «МайТэк», в ходе которого автоматизированы 5 000 пользователей, 25 бизнес-процессов в 150 бизнес-единицах холдинга. Эффект от внедрения – это экономия, полученная от оптимизации процессов и ухода от бумажного документооборота, выражающаяся в миллионах рублей в год.

Потребность и предпосылки внедрения ECM-системы

Укрупнение ГК «ЛокоТех» и ежегодно возрастающий объем неструктурированных документов, необходимость эффективного управления корпоративным контентом в территориально-распределенной среде определили необходимость в гибкой, многофункциональной и технологичной ECM-системе, которая:

  • могла органично вписаться в концепцию единого информационного пространства и стать частью корпоративного коммуникационного потока;
  • позволила наиболее оптимально выстроить бизнес-процессы и укрепить горизонтальные и вертикальные связи между компаниями холдинга;
  • стала агрегатором информации из разных систем.

Кроме того, будущая ECM-система должна была соответствовать современным условиям ведения бизнеса и обеспечивать работу сотрудников при удаленном доступе с различных мобильных устройств.

Что было важно?

Для ECM-системы были выделены следующие ключевые требования:

Рабочей группой был составлен шорт-лист, куда вошли 6 ЕСМ-систем – лидеров российского рынка. По результатам анализа была выбрана ECM-система DIRECTUM, как одна из самых функциональных, удобных и технологичных в своем классе. Поставщиком решения выступила компания «МайТэк» – интегратор с большим опытом в области консалтинга и автоматизации бизнес-процессов на базе DIRECTUM.

Стратегические цели проекта

«ЛокоТех» - это 250 пунктов присутствия по всей территории Российской Федерации в 8 часовых поясах. Когда в Москве начинается рабочий день, в Хабаровске он уже заканчивается. Поручениям, отправленным в центральном аппарате в Москве, необходимо было пройти путь от кабинета генерального директора, через всю структуру компании попасть исполнителю, к примеру, в Уссурийске на другом конце страны. На всем пути следования процесс должен быть максимально прозрачным, и, главное, контролируемым.

В ходе исследования специалисты «МайТэк» совместно с рабочей группой заказчика выделили стратегические цели проекта:

Функционал системы

По состоянию на октябрь 2016 года автоматизировано 25 бизнес-процессов:

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Ход проекта

Проект был реализован в 3 этапа:

  1. Пилотный проект в УК «Локомотивные технологии»» и 4 дочерних компаниях в Москве.
  2. Тиражирование DIRECTUM в АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис».
  3. Функциональное развитие системы во всех компаниях холдинга.


Первая фаза проекта стартовала в марте 2014 года. За 3,5 месяца в Управляющей компании и 4 дочерних организациях, расположенных в Москве, был реализован пилотный проект и создано шаблонное, легко тиражируемое решение по основным процессам: работа с поручениями, работа с исходящими письмами, рассмотрение входящей документации, управление договорными документами, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями, заявками в IT и управление доверенностями. Охвачено 300 пользователей.

С октября 2014 по декабрь 2015 гг. система тиражирована на уровень административно-управленческого аппарата двух крупных дочерних компаний холдинга - АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис», - заменив работавшие там системы – «1С:Документооборот» и DocsVision. Выполнена конвертация исторических данных. Общее количество пользователей достигло 900 человек. Расширен функционал системы. Сделаны первые шаги к зарождению безбумажного межкорпоративного документооборота.

С декабря 2015 года по март 2016 года система тиражируется до конечного пользователя всех компаний холдинга. Количество сотрудников, работающих в DIRECTUM, приближается к 5 000.

С марта 2016 года стартовала 3 фаза проекта, в рамках которой продолжает расширяться функционал системы и автоматизируются такие процессы, как запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП, работа с заявками на получение технической документации, согласование должностных инструкций, согласование карт КПЭ, работа с заявками на коммерческие предложения, согласование сметной документации и другие.

ЕСМ-система продолжает развиваться функционально, автоматизируются новые бизнес-процессы, среди которых управление рекламациями и работа по претензионной деятельности, конкурсные процедуры, интеграция с КСНСИ по блоку HR и многие другие.

В августе 2016 года холдинг полностью переводит в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, а это служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие документы.

Итоги и эффекты проекта

Алексей Белинский, генеральный директор ООО «Локомотивные технологии», об итогах проекта:


«
ECM в наши дни становится инфраструктурной технологией, непосредственно обеспечивающей управленческие процессы и взаимодействие сотрудников в рамках производственной деятельности. Для нас DIRECTUM стала ключевым инструментом ведения бизнеса, поэтому мы ежегодно и планомерно ее развиваем. Система давно окупила себя - взаимодействие стало прозрачным, и быстрым, минимизировано количество бумаги, сокращены трудозатраты на обработку документов. В перспективе, когда все процессы будут переведены в электронный вид, мы ожидаем еще большего эффекта.

»

Еще больше информации о проекте читайте в интервью Дмитрия Пшиченко. Дмитрий рассказывает о результатах, достигнутых в ходе внедрения DIRECTUM, и о том, как это отразилось на деятельности холдинга.