Елена Попова, Минздрав МО: С помощью НОТА ЮНИОН мы ускорили процесс найма медперсонала в 2,5 раза

Елена Попова: Последние четыре года в Минздраве Московской области работает централизованный отдел подбора. Сначала мы занимались массовым наймом сотрудников скорой медицинской помощи, далее COVID-госпиталя, потом нам добавили поликлиники и стационары. Сейчас запускается много новых проектов. Например, недавно открылся Детский клинический центр им. Л. М. Рошаля в подмосковном Красногорске, в котором работают 1600 человек: педиатры, хирурги, инфекционисты, онкологи, стоматологи и многие другие. Всех этих специалистов подбирали мы.

Основная трудность работы заключается в том, что медицина — это сложный профиль с точки зрения профессиональных требований. Очень часто требуются узкопрофильные специалисты, например, эндоскописты или нейрохирурги, где много особенностей и нюансов.

Для медицинской отрасли крайне важно выявить неквалифицированного специалиста на начальном этапе найма. Соответственно, наша работа — это огромное количество бесед, чатов, уточнений и проверок по сложной медицинской тематике. Сейчас мы нанимаем порядка 400 медицинских работников в месяц, при том, что активным подбором занимается всего 6 человек и три куратора учреждений, которые работают на основании заявок на подбор персонала руководящего профиля (заместители и заведующие отделений).

Елена Попова: Мы курируем большое количество проектов и, чтобы вести учет кандидатов, отслеживать воронку подбора, оценивать эффективность нашей работы и формировать необходимую отчетность, нужна современная платформа. Раньше мы использовали другую российскую систему для автоматизации подбора, но она не позволяла обрабатывать нужный нам объем информации. Особенно острой стала проблема с отчетностью: постоянно требуются новые формы отчетов, что-то нужно переделать, добавить, внедрить дополнительные строки и функции.

Чем больше мы растем и развиваемся внутри структуры Минздрава, тем больше внимания уделяется нашей деятельности и тем больше разнообразной отчетности необходимо. Процесс подбора уникальных узкопрофильных специалистов более трудоемкий, в отличие от поиска на рядовые позиции.

Внутри отдела сейчас развивается новое направление — кураторство. Мы постепенно начинаем масштабную трансформацию отделов кадров внутри организаций, фактически перепрофилируя их в HR-подразделения. Появилась необходимость отслеживать эффективность новой программы. Соответственно, нам потребовалась более мощная и гибкая платформа. Мы изучили несколько и в итоге выбрали НОТА ЮНИОН.

Елена Попова: Было сложно перенести на платформу исторические данные. Только за два последние года в базе накопились данные по четырем тысячам принятым кандидатов, контакты на разных стадиях воронки и «отказники». Это большой массив данных, который перенести сразу не удалось. Чтобы не терять время, мы решили выгрузить данные в Excel, запустить работу на новой платформе, а к историческим сведениям обращаться по мере надобности.

С самой платформой проблем не возникло: специалисты вендора НОТА (Холдинг Т1) помогли создать номенклатурные справочники, внести первые вакансии, сделать необходимые настройки.

Елена Попова: Сначала нам, как и любым пользователям новой системы, было сложно привыкать к новому интерфейсу, вникать в логику, разбираться. Поэтому работа протекала так: три человека, которые занимаются активной воронкой, отчетностью и отслеживанием эффективности работы, разобрались с платформой, а потом, по мере необходимости, передавали необходимую информацию коллегам.

К тому же мы записывали обучающие видеоролики. Как только приходит новый сотрудник, мы делимся записями, и обучение проходит быстро и комфортно. С точки зрения пользователя платформа очень удобная, ничего сложного для понимания там нет.

Елена Попова: Автоматизированы подбор, перевод на следующий этап воронки, отчетность — общая и по направлениям. Различная отчетность для нас очень важна, потому что бывает нужны отчеты только, например, по скорой медицинской помощи или только по новым проектам. Теперь у нас есть такая возможность: я вбиваю необходимые проекты, выбираю период, и вся нужная отчетность выгружается в удобном формате.

Очень удобно отслеживать работу молодых специалистов, которые к нам приходят сразу после вузов: у нас есть отчет по количеству трудоустроенных людей с нулевым стажем и развернутая аналитика по тому, из каких они вузов, городов, в какие медучреждения трудоустроены — все это отслеживается и исследуется.

Елена Попова: Настроены интеграции со всеми необходимыми работными сайтами и мессенджерами: это и Headhunter, и Superjob, и Telegram, и WhatsApp. Вести все коммуникации на одной платформе очень удобно.

Елена Попова: С помощью платформы мы до минимума сократили длительность направления обратной связи кандидату и ускорили процесс оформления. Раньше могли оформлять специалиста вплоть до месяца, ведь в медицине много своих сложностей: прохождение медосмотра, собеседования с профильными замами, собеседования с главными врачами. Сейчас прописали скрипты взаимодействия с кандидатами, оптимизировали многие процессы. В целом, процесс работы ускорился в 2 раза.

В зависимости от результатов прошлого года для нас формируют планы на следующий год, и если в прошлом году наш план найма составлял 2100 человек, то в этом году — уже 2500. Сейчас середина ноября, и мы практически выполнили план, в том числе благодаря работе в НОТА ЮНИОН.

Елена Попова: Как только внедрим систему рекрутинга на местах, планируем перевести всех сотрудников на платформу НОТА ЮНИОН. Соответственно, моей задачей будет уже не поиск, найм и обучение этих людей, а отслеживание эффективности с помощью воронки подбора. Централизация подбора в Минздраве МО постепенно набирает масштаб, и мы планируем переводить на платформу все больше и больше людей.