Первая Форма BPM
 

Первая Форма BPM

Продукт
Разработчики: Первая Форма
Технологии: BPM

«Первая Форма» — система управления класса workflow, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства для эффективных коммуникаций, обеспечения безопасного хранения и использования корпоративных данных.

«Первая Форма» содержит богатый инструментарий для настройки разнообразных бизнес-процессов в самых различных отраслях, таких как торговля, строительство, производство, консалтинг и многих других. Система разработана в России и поэтому учитывает все особенности российского бизнеса.

В основе идеологии «Первой Формы» — автоматизированная система управления задачами и контроля их исполнения, объединяющая все процессы и подразделения компании. Именно такой подход отличает «Первую Форму» от других систем и обеспечивает ее эффективную в 300 российских компаниях различных отраслей.

Функциональные блоки и инструменты «Первой Формы»

Электронный документооборот (СЭД)

Встроенная в «Первую Форму» система электронного документооборота (СЭД) полностью соответствует концепции систем класса Enterprise Content Management (ECM). Система обеспечивает процесс создания, редактирования и движения по маршруту документов любого типа.

СЭД переводит управленческие механизмы в упорядоченную контролируемую среду: от организационно-распорядительной документации в управлении организацией до потока документов в регулярной коммерческой деятельности.

СЭД в «Первой Форме» позволяет настраивать любые маршруты прохождения документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от прав доступа пользователя. Система самостоятельно выберет маршрут согласования в зависимости от функциональной принадлежности, территориального расположения и любых других параметров документа.

Встроенный механизм главенствующих и подчиненных документов оптимизирует контроль и поиск по всей распорядительной и договорной документации.

  • Неограниченное количество типов документов;
  • Юридически значимый, защищенный документооборот с поставщиками и покупателями;
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, обработка обращений, организация проектного документооборота;
  • Визирование и согласование;
  • Формирование листа согласования с полным списком резолюций;
  • Централизованное хранение и поддержание актуальности документов;
  • Совместная работа над документами с сохранением авторства правок;
  • Версионность документов;
  • Генерация типовых печатных форм с применением штрих-кодов и QR-кодов для поддержания традиционного бумажного документооборота;
  • Электронный архив;
  • Управление правами доступа.

CRM. Управление продажами

CRM представляет собой не просто хранилище информации о клиентах и партнерах, но инструмент стандартизации и управления процессом продаж на всех этапах: от поиска и привлечения клиентов и заключения сделки до сбора рекомендаций и отзывов.

CRM-решение воплощает мировые и российские практики. Оно содержит все настройки, процессы, действия и сценарии для практического применения с первого дня после запуска.

  • Удобные справочники компаний, организаций, контактных лиц;
  • Централизованное хранение полной истории взаимоотношений с клиентом (встречи, звонки, письма, договоры, продажи, проекты);
  • Организация работы над проектами и задачами совместно с клиентами;
  • Фильтрация и сегментация клиентов, в том числе полностью автоматическая;
  • Система автоматических напоминаний, уведомлений и повторяющихся задач;
  • Контроль на всех этапах продаж, включая KPI сотрудников;
  • Аналитика и отчетность: воронка продаж, оценка потенциала продаж по клиентам, регионам и сегментам и др.;
  • Планирование, подготовка и оценка результатов маркетинговых мероприятий и рекламных акций.

Проектное управление

В модуль «Управление проектами» заложены принципы, описанные в международных стандартах проектного управления: ISO 21500:2012 и PMBoK (Project Management Body of Knowledge), а также в российском стандарте ГОСТ Р 54869. Разработанный на основе лучших мировых практик, модуль «Управление проектами» учитывает также потребности и специфику российских компаний.

Основное отличие проектного управления в «Первой Форме» заключается в том, что проекты базируются на реальных задачах, каждая из которых присутствует в списке дел у конкретного исполнителя в «Первой Форме». Сводная информация о загрузке исполнителей в рамках проекта, портфеля проектов и текущих операционных задач дает руководителю реальную информацию о доступности различных видов ресурсов.

Организации со сложившейся проектной практикой могут реализовать в системе свои типовые, шаблонные проекты. С их помощью можно быстро инициировать полностью автоматизированные и синхронизированные по времени и событиям бизнес-процессы, с полным перечнем задач и поручений на различные подразделения компании.

  • Управление полным циклом работ на всех этапах планирования и реализации проекта;
  • Планирование и учет трудозатрат;
  • Управление рисками;
  • Управление проектным документооборотом;
  • Поддержание актуальности графика проектных работ;
  • Оперативное взаимодействие в рамках проектной команды, а также с заказчиками и подрядчиками;
  • Контроль платежей;
  • Анализ отклонения текущего состояния проекта от утвержденного базового плана;
  • Оперативный разбор инцидентов;
  • Широкий спектр отчетов и визуальных представлений, включая диаграмму Ганта;
  • Интеграция проектов с бизнес-процессами компании.

Управление персоналом

«Первая Форма» позволяет не только оптимизировать управление внутренними бизнес-процессами компании, но и эффективно управлять персоналом. Система автоматизирует процессы кадрового делопроизводства: прием и увольнение сотрудников, расчет отпусков, больничных, выход на пенсию и т.д. Система обеспечивает четкую и слаженную работу внутренних служб, автоматически создавая задачи на различные подразделения при приеме/увольнении сотрудника, такие как: ИТ, безопасность, бухгалтерия, хозяйственная служба и др. Система контроля качества исполнения задач и учета трудозатрат позволяет быстро выявить участки, на которых можно ускорить процесс согласования документов, повысить уровень коммуникаций, оптимизировать распределение полномочий.

Встроенная в «Первую Форму» система оценки эффективности позволит объективно оценить загрузку персонала, а также увидеть качество работы каждого сотрудника.

  • Автоматизация заявок на поиск и подбор персонала;
  • Ведение единой базы соискателей для всей организации;
  • Автоматическая постановка задач на подготовку рабочего места;
  • Ведение графика тренингов и аттестаций;
  • Контроль перемещения сотрудников между подразделениями;
  • Система оценки эффективности сотрудников;
  • Автоматическая постановка задач на внутренние службы при увольнении.

Организационная структура

«Первая Форма» позволяет моделировать любые оргструктурные модели, в том числе разветвленные структуры с участием нескольких юридических лиц. Гибкая настройка прав и используемая ролевая модель позволяют учитывать одновременно юридическую, организационную и функциональную структуры компании. Список групп и пользователей может быть синхронизирован с Active Directory.

При изменении организационной структуры и данных о сотрудниках изменения полномочий и уровней доступа к информации осуществляются автоматически.

  • Управление компанией, имеющей сложную юридическую структуру;
  • Возможность визуализации функциональной структуры любой сложности;
  • Настройка нестандартных структурных схем компаний, в том числе с участием нескольких юридических лиц в рамках одной структуры;
  • Привязка сотрудника к функциональным подразделениям;
  • Сегментация по различным критериям должностных обязанностей;
  • Четкая и понятная схема подчинения всех сотрудников в компании.

Почтовый клиент

Почтовый клиент, встроенный в «Первую Форму», – это доступ к электронной почте через интерфейс системы и привязка электронных писем к текущим задачам и процессам. Почта становится контролируемым инструментом работы с клиентами и контрагентами.

Почтовый клиент дает возможность использовать в системе несколько почтовых ящиков, организовывать упрощенную передачу прав на них, ставить задачи сотрудникам из переписки и прикреплять письма к задачам. Возможность тонкой настройки правил доступа к переписке по определенным клиентам или проектам упрощает совместную работу над задачами.

  • Постановка задач и поручений на основе получаемых писем, в том числе автоматическая –для обработки обращений клиентов;
  • Привязка электронных писем к задачам в качестве вложений;
  • Отправка документов из системы в один клик;
  • Возможность фильтрации и быстрого поиска писем.

Личный кабинет – интерфейс для самообслуживания внешних пользователей

Личный кабинет – это возможность использовать преимущества системы непосредственно в работе с клиентами и партнерами. Личный кабинет легко встраивается в корпоративный сайт и предоставляет пользователям доступ к возможностям системы через упрощенный интерфейс.

С помощью Личного кабинета поддерживается четкая система взаимодействия с клиентами и партнерами в привычной рабочей среде. Это позволяет существенно ускорить и улучшить внутренние процессы компании и устранить многие типичные ошибки во взаимодействии сотрудников с клиентами и контрагентами.

  • Интеграция с корпоративным сайтом;
  • Оперативный прием и рассмотрение заявок от клиентов, автоматическая постановка задач в нужные разделы, назначение исполнителей и контроль сроков;
  • Протоколирование полной истории взаимодействия с клиентом для решения спорных моментов;
  • Своевременный обмен бухгалтерскими документами;
  • Эффективное взаимодействие с партнерами с использованием инструментов командной работы;
  • Единое информационное пространство для филиалов.

Управление ресурсами

Для эффективного управления задачами необходимо контролировать ресурсы, которые требуются для их выполнения. Затраты ресурсов в «Первой Форме» всегда привязаны к конкретной задаче. Для каждого ресурса можно вносить плановые и фактические затраты.

«Первая Форма» позволяет учитывать рабочее время сотрудников компании и привлекаемых внешних подрядчиков, а также время использования материальных ресурсов (помещений, автотранспорта и пр.). Для каждого вида назначается владелец ресурса – сотрудник или группа сотрудников, отвечающих за планирование.

Преимущества планирования ресурсов:

  • Оценка потребностей компании или подразделения в различных видах ресурсов;
  • Заблаговременное выявление нехватки или переизбытка определенного ресурса и принятие мер для устранения потенциальной проблемы еще до ее проявления;
  • Точный расчет бюджета на выполнение задачи или проекта.

Преимущества учета фактических затрат ресурсов:

  • Учет фактических затрат на выполнение задачи или проекта и расчет маржи;
  • Сравнение эффективности работы сотрудников (если на решение равноценных задач уходит разное количество времени);
  • Анализ причин расхождения плановых и фактических затрат, повышение точности планирования будущих задач и проектов.

Планирование ресурсов может осуществляться:

  • объемно-календарным методом (общий объем затрат ресурса автоматически распределяется на период выполнения задачи);
  • посуточным методом (затраты ресурсов планируются отдельно на каждый день).

Для планирования реализован удобный визуальный интерфейс оценки занятости ресурсов и подбора оптимального ресурса.

Планирование трудозатрат сотрудников ведется в соответствии с принятым в организации производственным календарем. Для личного планирования и учета трудозатрат используется интерактивный Табель трудозатрат. В нем сотрудник может посмотреть, внести и скорректировать свои плановые и фактические трудозатраты за неделю и проанализировать свою работу.

Руководителям доступна аналитика по плановым и фактическим трудозатратам в любых разрезах:

  • по задаче;
  • по бизнес-процессу;
  • по проекту;
  • по виду ресурса;
  • по конкретному ресурсу;
  • по периоду;
  • по произвольному набору условий.

Корпоративный портал

  • Единая точка доступа к информации и часто выполняемым действиям;
  • Значительное сокращение времени на поиск необходимых задач и документов;
  • Удобные инструменты информирования сотрудников о внутренних распоряжениях, правилах и новостях компании.

Файловое хранилище

  • Универсальная, надежная система хранения папок и документов;
  • Быстрый поиск нужных файлов;
  • Разграничение доступа к документам;
  • Удобно структурированная библиотека типовых (шаблонных) и текущих документов.

Контроль поручений и задач

  • Постановка задач подразделениям и отдельным сотрудникам;
  • Автоматическое отслеживание выполнения задач;
  • Эскалация и делегирование;
  • Контроль текущей загрузки персонала;
  • Оценка эффективности работы каждого сотрудника.

Управление бизнес-процессами

  • Встроенный инструмент визуального моделирования бизнес-процессов;
  • Контроль временных нормативов;
  • Возможность управления по показателям.

Персональный органайзер

  • Постановка и контроль персональных задач;
  • Система напоминаний в веб-приложении и на мобильном устройстве;
  • Персональный календарь.

Внутренние коммуникации

  • Обмен сообщениями внутри задач;
  • Чат – встроенный корпоративный мессенджер для быстрого обсуждения текущих вопросов и удаленного взаимодействия с коллегами;
  • Обмен аудио- и видео-сообщениями, групповые чаты и видеоконференции;
  • Доступ к персональным календарям других сотрудников для планирования совместных мероприятий;
  • Корпоративная адресная книга – быстрый поиск контактных данных, телефонов, должности и физического места расположения любого коллеги;
  • Личные карточки пользователей – полная информация о сотруднике, его контактах, календаре и графике отсутствий, структуре подчинения, заместителях.

Интеграция с корпоративными информационными системами

  • Синхронизация с календарями и почтовыми ящиками Outlook;
  • Интеграция с приложениями ;
  • Импорт пользователей из Active Directory;
  • Взаимодействие с внешними системами и сервисами на уровне API.

Функционал SMART

Функционал SMART — «искусственный интеллект» системы «Первая Форма». Он позволяет настраивать в системе автоматическое выполнение любых действий при наступлении заданных условий.

SMART позволяет учитывать любую специфику предприятия и становится незаменимым инструментом в решении различных бизнес-задач.

Вот лишь краткий список бизнес-задач, которые можно автоматизировать с помощью SMART:

  • Настроить автоматическое формирование платежей по шаблону;
  • Отправить данные на электронную почту по расписанию или событию;
  • Запросить согласование у руководства, если сумма сделки превышает лимит;
  • Автоматически закреплять за сотрудником задачи определенного типа;
  • Настроить запрос подписи для выбранного вида задач;
  • Формировать документы MS Office по заданному шаблону и расписанию;
  • Массово рассылать уведомления по электронной почте или SMS;
  • Изменять сроки исполнения задач и поручений.

Возможность самостоятельной настройки и сопровождения «Первой Формы»

Платформа «Первая Форма» представляет собой гибкий конструктор, настраиваемый в точном соответствии с потребностями компании. Большая часть настроек функционала, бизнес-процессов и параметров не требует навыков программирования. Система позволяет автоматизировать бизнес «как есть», благодаря чему развернуть «Первую Форму» в организации можно всего за один день.

«Первая Форма» может устанавливаться на корпоративный сервер клиента или предоставляться в аренду по принципу SaaS.

В течение года после приобретения лицензий получение новых версий системы и ее сопровождение выполняется бесплатно. Для поддержки ИТ-специалистов заказчика «Первая Форма» предоставляет услуги технической поддержки, в том числе по SLA.

  • Быстрая автоматизация без дополнительных финансовых затрат;
  • Настройка, сопровождение и развитие системы собственными силами, без привлечения внешних специалистов;
  • Не требует специальной квалификации и навыков программирования.

Многолетняя практика работы «Первой Формы» в сотнях российских предприятий подтверждает, что за первые 3-6 месяцев работы улучшаются важнейшие показатели:

  • Скорость принятия решений повышается в 5-7 раз;
  • Сбор и оценка информации проходит в 3-4 раза быстрее;
  • Процент выполненных задач доходит до 95%;
  • Скорость запуска новых объектов возрастает на 50-100%;
  • Производительность труда увеличивается, в среднем, на 30%.

Мобильные приложения

Мобильные приложения предназначены для работы с задачами и поддержания коммуникаций между пользователями «Первой Формы» с помощью мобильных устройств на платформах iOS и Android. Использование мобильного приложения помогает поддерживать непрерывность бизнес-процессов, реализованных в «Первой Форме» – с их помощью пользователи могут участвовать в решении текущих задач, даже находясь вне офиса или не имея доступа к веб-интерфейсу «Первой Формы».

Как и веб-приложение, мобильное приложение настраивается под потребности конкретной организации и наполняется виджетами для работы с нужными данными.

Единые данные, мгновенная синхронизация

Мобильное приложение является лишь одним из интерфейсов для работы с данными «Первой Формы». Поэтому независимо от устройства, которое в данный момент используется – персональный компьютер или ноутбук, смартфон или планшет – пользователь всегда имеет дело только с самыми актуальными и едиными для всех пользователей данными. Мобильное приложение работает только в режиме онлайн, и действия, совершаемые в мобильном интерфейсе, регистрируются стандартными механизмами «Первой Формы». Поэтому можно мгновенно, без дополнительной синхронизации, переключаться между работой в веб-интерфейсе и на мобильном устройстве.

Динамичные бизнес-процессы, эффективное использование рабочего времени

Можно начать обсуждение проблемы в своем рабочем кабинете и продолжить это обсуждение уже в дороге, с помощью мобильного приложения. Сотрудники могут использовать любую свободную минуту, чтобы принимать и отклонять запрошенные подписи, ставить и выполнять поручения, участвовать в обсуждениях и отвечать на заданные вам вопросы. Таким образом, мобильное приложение помогает не только поддерживать высокий темп бизнес-процессов, но и эффективно использовать рабочее время.

Постоянный контроль

Мобильное приложение позволяет задействовать технологию push-уведомлений, с помощью которых пользователи оперативно получают информацию об изменении данных и выполнении различных действий в «Первой Форме». Можно настроить push-уведомления таким образом, чтобы получать сообщения только о тех событиях, которые важны для конкретного пользователя. Таким образом сотрудники гарантировано не пропустят важные сообщения от «Первой Формы», но будут избавлены от спама.

Оперативное взаимодействие

Можно общаться с коллегами в чатах или звонить другим пользователям «Первой Формы» – их телефонные номера, рабочие и мобильные, хранятся в списке контактов мобильного приложения и поэтому всегда находятся «под рукой». Если на мобильном устройстве настроена учетная запись для работы с электронной почтой, то ее можно использовать для обмена электронными письмами с пользователями «Первой Формы», используя почтовые адреса, указанные в их профилях.

202



ПРОЕКТЫ (43) ИНТЕГРАТОРЫ (1) ОТРАСЛИ (19)
ГЕОГРАФИЯ

ЗаказчикИнтеграторГодПроект
- Меркатор-Холдинг
Первая Форма2017.09Описание проекта
- IEK, группа компаний
Первая Форма2017.09Описание проекта
- Страховой Дом ВСК (Военно-страховая компания)
Первая Форма2017.09Описание проекта
- Мостехэкспертиза
Первая Форма2017.09Описание проекта
- Корпоративная Академия Росатома
Первая Форма2017.09Описание проекта
- Puma
Первая Форма2017.09Описание проекта
- Спортмастер
Первая Форма2017.06Описание проекта
- Никамед
Первая Форма2017.05Описание проекта
- Ростест-Москва
Первая Форма2016.09Описание проекта
- Glass Decor (Гласс Декор)
Первая Форма2016.08Описание проекта
- ЗиО-Мет, МТК
Первая Форма2016.06Описание проекта
- Евро-ЛЭП
Первая Форма2016.03Описание проекта
- Фармстандарт
Первая Форма2015.11Описание проекта
- Институт Стволовых Клеток Человека (ИСКЧ) Гемабанк
Первая Форма2015.09Описание проекта
- Старкт Девелопмент
Первая Форма2015.09Описание проекта
- ОлимпСтройСервис, АСК
Первая Форма2014.10Описание проекта
- МКМ-Логистика
Первая Форма2014.09Описание проекта
- Химки Групп
Первая Форма2014.09Описание проекта
- Версо М
Первая Форма2014.04Описание проекта
- Сетьстрой
Первая Форма2014.02Описание проекта
- Шерл, ГК
Первая Форма2013.11Описание проекта
- ОБИ (OBI)
Первая Форма2013.10Описание проекта
- Европейская подшипниковая корпорация, УК
Первая Форма2013.10Описание проекта
- Дмитровские овощи Агрохолдинг
Первая Форма2013.10Описание проекта
- Рик, Истра
Первая Форма2013.10Описание проекта
- Световые технологии
Первая Форма2013.09Описание проекта
- Независимость, ГК
Первая Форма2013.09Описание проекта
- Рельеф
Первая Форма2013.09Описание проекта
- Скиф, СК
Первая Форма2013.02Описание проекта
- Объединенные бумажные фабрики
Первая Форма2013.02Описание проекта

<< < 1 2 > >>


Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2014 год
2015 год
2016 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2014 год
2015 год
2016 год
Текущий год

  ELMA BPM Suite - 143 (143, 0)
  Bpm`online - 23 (1, 22)
  Docsvision СЭД/ECM и BPM - 9 (9, 0)
  1С-Битрикс24 - 7 (7, 0)
  Anaplan Smart Business Platform - 7 (7, 0)
  Другие 43

  ELMA BPM Suite - 62 (60, 2)
  Comindware Business Application Platform - 8 (3, 5)
  Bpm`online - 6 (1, 5)
  Bpm`online sales - 6 (6, 0)
  Docsvision СЭД/ECM и BPM - 4 (4, 0)
  Другие 42

  ELMA BPM Suite - 91 (88, 3)
  Bpm`online - 50 (48, 2)
  K2 Blackpearl - 6 (6, 0)
  SAP BPC - BusinessObjects Planning and Consolidation - 5 (5, 0)
  ПМ Форсайт (PPMPlus) - 5 (5, 0)
  Другие 35