2017/12/28 10:37:47

Тренды российского рынка СЭД/ECM

Статья рассказывает о главных трендах российского рынка СЭД/ECM-систем.

Обзор российского рынка СЭД/ECM-систем

Содержание

Главные тенденции 2016-2017

Применение технологии блокчейн

Технология блокчейн без сомнения получила очень широкую популярность. Применение ей находят в самых разнообразных областях. Сфера электронного документооборота – не исключение. Так, по словам Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора «АйДи - Технологии управления», на основе технологии распределенных реестров (блокчейн) уже появляются прототипы СЭД.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании «Крок», при этом замечает, что не смотря на то, что некоторые компании хотят на базе блокчейн-платформы выстроить документооборот внутри своей организации, гораздо больший потенциал имеет межорганизационный документооборот. К примеру, ведение распределенной базы данных для документооборота можно дополнить возможностью автоматизации выполнения смарт-контрактов, в частности, по начислению пени в случае нарушения сроков в договорах закупки.

В качестве примера он приводит проект ритейлера «М.Видео», который совместно со «Сбербанк Факторинг» и «Альфа-банком» объявил о применении блокчейн-платформы для факторинговых операций.

«
Речь идет о миллиардах рублей и десятках тысяч товарных накладных, которые раньше обрабатывались с помощью электронной почты и бумажного документооборота. Применение блокчейна позволило автоматизировать сверку отгрузочной документации, сократить операционные расходы и сократить риски мошенничества, - отмечает Сергей Плаунов.
»

Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса», считает, что у технологии блокчейн есть как минимум один положительный аспект: она позволяет создавать системы класса ECM для защищенного обмена документами вне организации на базе распределенной электронной подписи. Без использования единого центра доверия, который проще скомпрометировать. Потенциально это может помочь наладить доверительный обмен информацией между большим количеством организаций, которые изначально друг другу не доверяют, даже жестко конкурируют, но вместе с тем вынуждены обмениваться информацией друг с другом.

«
У нас уже есть первые пилотные проекты, на которых мы апробируем связку ECM-решений и технологии блокчейна. Предполагаем, что в течение ближайшего года появятся первые коммерческие проекты, - добавляет он.
»

В то же время Алексей Трефилов, директор компании ELMA, считает, что такие знаковые тренды последних лет как Big Data и blockchain пока достаточно далеки от практики.

«
На деле до таких технологий реальный массовый заказчик, увы, дойдет не скоро. Всем серьезным участникам рынка ECM\СЭД-систем предстоит еще очень большая работа по просвещению рынка, а то и его формированию, - говорит он.
»

Импортозамещение и требование полностью отечественной инфраструктуры

Рынок систем документооборота в России – устоявшийся и зрелый рынок, и изменения на нем происходят медленно, однако прошедший год несколько ощутимых изменений принес. Прежде всего, это существенное оживление в государственных органах власти по вопросу перехода на отечественное ПО: утвержден план перевода офисного ПО на отечественные платформы, прописаны конкретные сроки и достаточно четкие требования.

Как замечает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», всё это заставляет производителей отечественных платформ реализовывать работоспособность своих систем в полностью отечественной инфраструктуре, начиная от операционных систем и баз данных и заканчивая работой с отечественными офисными пакетами.

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», добавляет, что на рынке государственных органов власти появился реальный спрос не просто на «импортозамещение» или же на отечественные решения, которые работают на зарубежном базовом ПО, а на конкретные решения, базирующиеся полностью на отечественных программных продуктах.

По мнению Александра Назарова, директора по продажам Haulmont («Хоулмонт»), за два последних года тренд на импортозамещение значительно усилился. Заказчики все больше интересуются открытыми технологиями и стремятся к независимости от стороннего коммерческого ПО в тех областях, где это возможно. Для государственных учреждений главным трендом остается обеспечение импортонезависимости.

«
У СЭД ТЕЗИС и платформы CUBA, на которой она основана, полностью открытый код, все исходники мы передаем клиенту, который может как самостоятельно, так и с помощью нас или сторонних интеграторов адаптировать систему для своих нужд, - говорит Назаров.
»

Виктор Вайнштейн отмечает, что государство последовательно добивается того, чтобы реестр отечественного ПО заработал в полную силу.

«
Увеличивается давление на компании, пренебрегающие реестром. В результате все больше организаций начинают использовать отечественные ECM-системы. Отмечу, что решения из реестра уже имеют адекватную ценность для бизнеса, потому что лицензионная политика западных компаний практически не изменилась, - говорит он.
»

Павел Каштанов, генеральный директор компании «Синтеллект», отмечает, что несмотря на то, что тренд импортозамещения стоит рассматривать только в контексте организаций с государственным участием, есть тенденция его распространения и на частные компании.

«
С одной стороны, тренд вызвал определенный интерес и рост количества проектов замещения западного ПО на российские аналоги, с другой – заставил инвестировать российских производителей СЭД в доработку систем с целью поддержки свободного серверного ПО и СУБД. TESSA является полностью российской платформой, входит в реестр российского ПО Минкомсвязи и имеет ряд успешных внедрений в государственных организациях, в т.ч. на предприятиях оборонной промышленности. Для поддержки тренда импортозамещения (и не только) мы в этом году добавили в TESSA поддержку СУБД PostgreSQL. К середине следующего года планируется выпуск версии TESSA с поддержкой компонентов сервера приложений на базе ОС семейства Linux, - рассказывает гендиректор «Синтеллект».
»

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, добавляет, что импортозамещение - это небыстрый процесс, и нужно больше времени, чтобы оценить результаты:

«
Думаю, что к обсуждению этой тенденции мы вернемся еще не раз.
»

Масштабирования внедрений

Некоторые участники рынка замечают тренд на масштабирование ранее внедренных систем. Так, с подобной задачей, в которой требуется централизация крупных распределенных внедрений, в 2017 году столкнулся «ДоксВижн».

«
Организации дозрели до создания единых централизованных электронных архивов, все это происходит на фоне импортозамещения и замены западных ECM систем, – и это предъявляет новые требования по масштабированию к отечественным платформам, - замечает Владимир Андреев.
»

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», также фиксирует переход ряда компаний от децентрализованных к централизованным инсталляциям. При этом, по его словам, прослеживается тренд укрупнения систем, в частности, создание отраслевых решений.


Безбумажный документооборот

Одним из самых долгожданных трендов является переход ряда компаний на полностью безбумажный документооборот, в том числе юридически значимый.

Как отмечает Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления», несмотря на то, что правовая почва для перехода готова давно, до недавнего времени опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных данных служили препятствием переходу на полностью электронный обмен документами с контрагентами.

«
Тем не менее, с развитием технологий защиты корпоративной информации, например, криптографического шифрования, рынок показал свою готовность к нововведениям. Пока это в основном крупные сетевые компании, но в ближайшие год-два мы увидим, как бумажные носители исчезнут из большинства крупных холдинговых структур, - отмечает представитель «АйДи - Технологии управления».
»

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», считает, что реальные проекты по безбумажному документообороту появились благодаря активной работе государства по оформлению нормативной базы и стимулированию перехода на безбумажные технологии.

«
Это достаточно новая тема для платформ СЭД/ECM, и для реализации всего комплекса задач отказа от бумаги от платформы требуется целый ряд дополнительных функций, - говорит Андреев.
»

Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса», также замечает, что бизнес все больше уходит в цифровую сферу в плане документооборота и отходит от использования бумаги как носителя информации.

«
«Логика бизнеса» все чаще «останавливает» бумагу на подходе к компании: все документы цифруются на самом нижнем уровне, после чего уже в электронном виде попадают в оборот компании, - рассказывает он.
»

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, считает высоким потенциал перехода на полностью безбумажную работу внутри компании. По его словам, появляются реальные кейсы, как это может быть реализовано. Например, проект внедрения безбумажного документооборота на базе Directum в ГК «ЛокоТех», где автоматизация бизнес-процессов уже достигла 90%.

Чат-боты

Небольшой, но интересной новинкой последнего времени стало появление чат-ботов для различных мессенджеров.

Как отмечает Александр Невинчаный, заместитель генерального директора ГК «Корус Консалтинг», они помогают оперативно получать данные из СЭД в привычном для пользователей интерфейсе.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании «Крок», также замечает повышение спроса на чат-ботов. По его мнению, сейчас это популярный канал для «общения» с корпоративными ИТ-системами, в том числе с системой документооборота.

Расширение функциональности

Многие участники рынка замечают потребности клиентов в расширении функциональности СЭД/ECM-систем. Постепенно в них проникают возможности от решений других классов.

Об этом, в частности, говорит Александр Невинчаный, заместитель генерального директора ГК «Корус Консалтинг. По его словам, в функциональность ECM-систем начинают включать функции систем других классов, таким образом делая СЭД одной из опорных систем в любой ИТ-инфраструктуре.

«
Подобная тенденция приводит к тому, что на базе СЭД создается единое информационное пространство, которое помогает избежать дублирования информации и ускоряет бизнес-процессы, связанные с обменом данными и согласованием документов. В конечном итоге, подобные системы положительно влияют на эффективность организации, так как способствуют более оперативному принятию решению, - рассказывает он.
»

Сергей Плаунов из «Крок» фиксирует проникновение в СЭД функций BPM и Case Management.

Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга компании «Интертраст», отмечает, что заказчиков интересуют возможности систем по расширению функциональности и охвата бизнес процессов с помощью настроек, workflow и кейс-менеджмента, а также инструменты быстрой разработки прикладных решений на базе платформы ECM и поддержка проектного управления.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», замечает использование СЭД/ECM для автоматизации различных не традиционных для СЭД процессов.

«
Номенклатура их очень разнообразна, это могут быть типовые отраслевые задачи и нетиповые для СЭД процессы различных функциональных подразделений: например, заказчиками процессов, которые реализуются в СЭД, становятся финансовые менеджеры, юристы и др. Это открывает новые перспективы для использования систем в организациях, уже внедривших СЭД, - говорит Андреев.
»

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами «Ланит», рассказывает, что клиенты компании с помощью существующей ECM-платформы, на базе которой уже внедрена СЭД, хотят автоматизировать ранее не охваченные внедрением процессы. В результате компания отмечает увеличение количества проектов, основой которых является Workflow-движок LanDocs «Маршрутизация», способный решать не только локальные задачи в рамках системы электронного документооборота, но и встраиваться в бизнес-процессы организации, оптимизировать их посредством интеграции с другими информационными системами, управлять данными и событиями. Автоматизация новых процессов в свою очередь увеличивает количество пользователей, которым нужен доступ к системе за периметром корпоративной сети с использованием устройств, находящихся под рукой (BYOD), что формирует дополнительные требования к информационной безопасности.

Сильная интеграционная составляющая СЭД/ECM-проектов

Stand-alone внедрений сегодня практически не бывает. В современных проектах часто требуется сложная и глубокая интеграция.

По оценкам Михаила Хаскельберга, исполнительного директора «Первой Формы», около 80% проектов имеют сильную интеграционную составляющую.

«
Важно уметь реализовывать достаточно сложные интеграционные схемы, чтобы вписывать систему в существующий ИТ-ландшафт и адаптировать к задачам конкретного клиента, - отмечает он.
»

По данным компании «ЕСМ Групп Про», в трех проектах из десяти требуются решения, в которых интеграционная составляющая, реализованная на базе ЕСМ, занимает добрую половину функционала.

«
Например, в нескольких наших проектах финансового сектора ЕСМ действует и как хранилище данных, получаемых из фронт-офисных систем, и как движок для распределения метаданных и файлов – в связанные АИС (в соответствии с бизнес-процедурами), - рассказывают в компании.
»

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», одним из требований обеспечения удобства работы с СЭД называет омниканальность.

«
Создание единого информационного пространства в рамках всей компании, тесная интеграция всех информационных систем и обеспечение «непрерывности» процессов – тренды, которые нельзя упускать из виду участникам рынка, - говорит он.
»

По словам Елены Ивановой, директора по маркетингу компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), среди госструктур востребовано взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и с порталом ССТУ (Сетевой справочный телефонный узел). Помимо этого, заказчиками нужна интеграция СЭД с социальными сетями, чат-ботами, мессенджерами и видеоконференцсвязью.

Мобильность для всех

О мобильности, как тренде, разработчики ECM активно начали говорить уже давно. Но, как отмечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, последние два года тенденция «мобильность для всех» стала по-настоящему массовой и подтвердилась реальными цифрами.

«
Если говорить о наших продуктах, то новое поколение мобильных приложений Directum Solo и Directum Jazz появилось еще в 2014 году. Но именно в 2016 году всплеск интереса к ним привел к многократному (более, чем в 10 раз) росту продаж лицензий. За три квартала 2017 года по реализации лицензий на мобильные решения мы уже на 15% опередили показатель за весь 2016 год, причем рост заметен как в сегменте крупных клиентов, так и в сегменте СМБ, а также среди государственных органов. Растут продажи Directum Jazz, разработанного в первую очередь для рядовых сотрудников, - говорит Бабинцев.
»

Александр Назаров, директор по продажам Haulmont («Хоулмонт»), добавляет, что до недавнего времени предоставление возможности использования мобильного клиента всем сотрудникам компании было делом затратным, не говоря уже об адаптации типового мобильного клиента под изменения основной системы.

«
Мы довольно успешно решали задачу доступности мобильного клиента для всех пользователей, реализовав мобильную версию с адаптированным веб-интерфейсом и в разы снизив ее стоимость. В настоящее время, следуя новым технологическим трендам, мы разрабатываем новую мобильную версию нашей СЭД ТЕЗИС на базе фреймворка React Native. Выход ее ожидается в начале 2018 года, - добавил он.
»

Александр Невинчаный из «Корус Консалтинг» рассказывает о популярности мобильных СЭД среди рядовых сотрудников.

«
Если еще несколько лет назад использование функций мобильной СЭД ограничивалось кругом топ-менеджером, то теперь все сотрудники компании все чаще и чаще получают доступ к обмену и согласованию документов с мобильных устройств. Эта тенденция предопределяет повышение динамики спроса и ускорение развития функциональности мобильных версий СЭД. В том числе это связано с тем, что разнообразие мобильных устройств требует постоянной разработки новых версий, - отмечает он.
»

Елена Иванова добавляет, что функционал мобильных приложений ЭОС существенно вырос, так как не только начальники, но и среднее звено активно пользуется ими каждый день. При этом, по её мнению, наиболее актуальны сейчас вопросы защищенности работы на мобильных приложениях и работы с электронной подписью (ЭП).

Повышенное внимание к безопасности

Одной из главных особенностей на рынке СЭД остается повышенное внимание к вопросам безопасности систем. Для предприятий, чьи сотрудники работают с большим количеством конфиденциальных данных о бизнесе, крайне важно сохранять уверенность в том, что эта информация останется в безопасности.

«
54% данных «сливаются» самими сотрудниками предприятий, подсчитали разработчики систем безопасности для СЭД. Если раньше кибербезопасность в СЭД ограничивалась защитой от сторонних взломов системы, то сейчас активно защищаются от внутренних угроз, - рассказывает Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления». В частности, совершенствуются технологии защиты данных и интеллектуальной собственности, как на уровне аппаратной части (компьютеров, серверов и сетевых устройств), так и на уровне отдельных файлов. Инструменты DLP (Data Loss Prevention), например, позволяют контролировать входящий и исходящий сетевой трафик или передачу данных с ПК на дисковые накопители. Можно отслеживать, какие данные покидают корпоративную сеть, и по тегированным файлам обнаруживать злоумышленников.
»

Артур Ишханян также замечает интересную тенденцию в области безопасности СЭД в 2017 году - рост количества систем, защищающих бумажные носители документов.

«
Во многих компаниях все еще установлены гибридные электронно-бумажные системы документооборота, и именно через бумажные носители происходит до 20% утечек. Разработчики систем корпоративной безопасности представили решения, позволяющие достоверно установить источник утечки конфиденциальных данных: для обнаружения нарушителя достаточно запустить файл-«приманку» в систему и дождаться, пока он окажется у конкурентов или СМИ. Суть в том, что к каждому конфиденциальному файлу создается уникальная копия, которая в случае утечки позволит установить дату и конкретного пользователя, - поясняет эксперт.
»

Аналитические инструменты

Ряд экспертов отмечают рост спроса на аналитические инструменты СЭД. По словам Дмитрия Голосовского, руководителя отдела маркетинга компании «Интертраст», они позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД, с разных ракурсов в режиме реального времени.

Кроме того, он замечает появление интереса к направлению «интеллектуальная СЭД» - системе, поддерживающей связь между документами посредством кросс-ссылок, способной самостоятельно определять вид документа и содержание, по реквизитам и его содержанию и выполнять с ним соответствующие операции.

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», добавляет, что все более востребованными становятся модули системы, обеспечивающие поддержку принятия решений. Также он видит повышается интерес к практическому применению технологий машинного обучения в СЭД – «уже проведен ряд пилотных проектов, начинаются реальные внедрения».

Спрос на облачные СЭД

Пользуются популярностью решения с гибкой настройкой и развертыванием. В частности, растет спрос на облачные СЭД.

Как отмечает Артур Ишханян из «АйДи - Технологии управления», подключение документооборота к облаку не требует капитальных вложений в создание и поддержку ИТ-инфраструктуры, что значительно снижает стоимость владения системой. Причем наращивать мощности в облачной среде можно с ростом потребностей бизнеса. Поэтому такой вариант идеально подходит для заказчиков из СМБ или крупных компаний, которые хотят протестировать новую систему на одном или нескольких департаментах.

Снижение востребованности коробочных продуктов

Михаил Хаскельберг, исполнительный директор «Первой Формы», замечает падение спроса на коробочные продукты. По его словам, «коробка», как правило, решает слишком общие задачи и делает это строго определенным образом, в соответствии с зашитой в ней методологии. Заказчикам приходится подстраивать свои процессы под некие стандартные сценарии, которые обычно преподносятся как «лучшие отраслевые практики». Конечно, использование «коробки» снижает стоимость внедрения, но и эффективность такой системы ниже, чем глубоко кастомизированного решения, говорит он.

«
Абстрактные «лучшие практики» не всегда помогают конкретному бизнесу, в большинстве случаев компания захватывает рынок именно за счет своей уникальности. Поэтому из двух вариантов – «дешево и сердито» или дороже, но эффективнее – заказчики сегодня чаще выбирают второй вариант, - отмечает Михаил Хаскельберг.
»

По его мнению, «лучшие практики» безусловно есть, но в головах консультантов, а не в коробочных решениях. И каждая реализация таких практик сильно завязана на специфику бизнес-процессов конкретной компании. Поэтому заказчики предпочитают работать не с автоматизаторами, а с экспертами-консультантами.

«
Эффективные внедренцы не просто создают систему по требованиям заказчика, но наравне с заказчиком участвуют в формировании этих требований, помогая получить от системы максимальную отдачу. Мы видим, что на рынке есть крупные компании-разработчики, чьи решения используют тысячи компаний, но у которых вообще нет этапа бизнес-анализа. Они изначально ориентированы на внедрение типизированных решений, на механистическое внедрение, не предусматривающее глубокого анализа и оптимизации бизнес-процессов заказчика. Сегодня такие разработчики сталкиваются с проблемой развития продаж, поскольку у их клиентов нет понимания того, как можно развивать уже внедренные системы, - поясняет эксперт.
»

Более широкое применение свободного ПО

Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования», в качестве одного из трендов последнего времени называет более широкое применение свободного ПО как вендорами, так и заказчиками.

«
Здесь подразумевается использование решений, основанных на отрытом коде — либо цельных, законченных СЭД-решений, либо компонентов свободного ПО. Тут тоже есть обратная сторона. Многих беспокоит инфраструктура с открытым исходным кодом, когда компоненты системы лежат в открытом репозитории — да, они бесплатны и доступны, но не могут быть на гарантийной поддержке. Заказчик не привык к этому, хотя тема перспективна и давно используется в мире, - говорит Евсиков.
»

Виктор Вайнштейн, гендиректор «Логики бизнеса», в интервью TAdviser рассказал, что его компания активно стремимся к повышению доли СЭД на базе СПО.

«
Буквально на днях (ноябрь 2017 года, прим. TAdviser) подписали контракт, который станет крупнейшим по внедрению СПО-системы для управления корпоративным контентом в России, - добавил он.
»

ROI-подход

Важнейшим трендом, по мнению Михаил Хаскельберга из компании «Первая Форма», является ориентация на результативность для бизнеса. По его словам, практически исчезли проекты, которые делаются из общефилософских соображений – только потому, что кто-то решил иметь СЭД\ECM-систему.

«
Сегодня, если компания инициирует проект внедрения СЭД\ECM, то она четко понимает зачем ей это нужно и просчитывает потенциальный финансовый эффект. В «Первой Форме» мы называем это ROI-подходом, и в нашей практике таких проектов не менее 90%. Все крупные внедрения, которые стартовали за последний год, были получены благодаря подготовке прозрачного и убедительного экономического обоснования проекта, - рассказывает Михаил Хаскельберг.
»

Увеличение интереса к юридически значимому документообороту

Важной тенденцией последнего времени стало увеличение интереса компаний к юридически значимому документообороту.

Как отмечают в «Корус Консалтинг», все большее количество российских компаний, понимая, что существует правовая база для использования ЮЗДО, признают эффективность данного решения и переходят или планируют переход на ЮЗДО.

Павел Каштанов, генеральный директор компании «Синтеллект», добавляет, что с ЮЗДО теперь так или иначе связан каждый второй проект. Причем, интересоваться этой темой заказчики начали давно, но реальная юридически подкрепленная база и повсеместное использование этой технологии появились буквально в последние годы.

«
В этой связи мы сразу встроили в нашу платформу интеграционную связку с одним из наиболее популярных провайдеров – сервисом Диадок (СКБ Контур), т.е. ее даже не нужно приобретать отдельно, она уже есть в базовой поставке платформы TESSA, - говорит Павел Каштанов.
»

Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования», замечает массовый переход на обмен электронными документами, а также всё более лояльное отношение к использованию электронной подписи. Термин юридически значимого документооборота, по его мнению, становится повседневностью.

С другой стороны, он отмечает, что востребованность решений и их реальное использование — вещи разные:

«
Например, электронная подпись в нашей системе управления проектной организацией Pilot-ICE была реализована уже в первой версии, но через два года после ее выхода мы не смогли сдерживать напор клиентов, которые говорили: «Да, мы понимаем, ЭЦП — это здорово, но дайте нам возможность ставить рядом подпись-факсимиле». Так что прогресс есть, но он не такой стремительный, как кажется после прочтения новостей о тотальном переходе на цифру — пока люди только пытаются привыкнуть к тому, что ручка им больше не нужна.
»

Миграция с устаревших систем

Еще один тренд, о котором говорят участники рынка – это миграция крупных компаний на новые, современные ECM-системы и платформы.

Об этой тенденции, в частности, говорит Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum:

«
Разработки, установленные много лет назад, морально устаревают. К тому же сами крупные заказчики развиваются, их потребности растут, появляется необходимость внедрения новых инструментов (например, мобильных приложений, расширения спектра бизнес-решений). А для вендоров и интеграторов становится насущной задача переноса исторических данных из разных систем.
»

Интеллектуальное распознавание

Хорошие перспективы в СЭД/ECM имеют интеллектуальные инструменты распознавания изображений. По мнению Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора «АйДи - Технологии управления», через 2-3 года бумажные документы будут фотографироваться и мгновенно, безошибочно расшифровываться системой.

В компании "ЕСМ Групп Про" возможности потокового ввода, автоматической типизации, распознавания и дальнейшего распределения документов в контуре ЕСМ называют ощутимым преимуществом для банков и ритейла.

«
Сокращение времени обработки бумажных оригиналов, придание юридической значимости цифровым образам документов – все это сокращает издержки. И наши заказчики это хорошо понимают», - отмечают в "ЕСМ Групп Про".
»

Главные тенденции 2015-2016

Расширение функциональности СЭД/ECM

Требования компаний к системам электронного документооборота меняются. Современные решения подобного класса должны обладать не только традиционными возможностями, но и решать более широкий круг задач.

Так, по мнению Елены Ивановой, руководителя управления маркетинга компании ЭОС, коммерческим компаниям нужно уже далеко не просто СЭД и даже ECM, система должна закрывать множество других повседневных задач – например, проектное управление, совещания, корпоративные порталы. «Важны такие возможности как интеллектуальный быстрый поиск, сравнение версий документов, возможности видеоконференцсвязи», - считает она.

В последнее время в некоторых организациях делают ставку на СЭД, как на инструмент управления. Этим пользуются в основном сильно регламентированные организации, например, госорганы или крупные холдинги, где строится сильная вертикаль власти, а СЭД становится, в первую очередь, инструментом иерархического управления и контроля.

«
В этом случае к системе предъявляют повышенные требования по наличию функционала планирования, контроля исполнения поручений, распорядительных документов и пр., - рассказывает Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.
»

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», говорит о возникшем спросе на готовые модули в рамках СЭД, закрывающие отдельные функциональные горизонтальные (например, управление совещаниями, претенциозно-исковой деятельностью и т.п.) и специфические отраслевые задачи (управление досье клиента в банке, обращение граждан в госорганы и пр.).

«
Все чаще возникает потребность в автоматизации задач безбумажного документооборота - как специфического (например, работы со счетами-фактурами), так и общего (договорной процесс, общее управление), - говорит Андреев.
»

Александр Назаров, директор по продажам СЭД ТЕЗИС компании Haulmont, добавляет, что сейчас у заказчиков есть потребность в объединении функций различных систем в едином для организации (государственной или коммерческой) информационном пространстве.

«
Конечно, удобно иметь возможность из системы внутреннего документооборота отправлять подписанный ЭП документ контрагенту (или получить его от контрагента), размещать информацию на внутреннем портале или получать обращения с сайта компании не выходя из интерфейса СЭД. Поэтому все больше востребованы готовые интеграционные шлюзы, позволяющие осуществлять обмен данными СЭД с системами другого класса, - рассказывает Назаров.
»

Интерес к облакам

Эксперты российского рынка СЭД/ECM видят рост интереса компаний к облачным сервисам и системам. Однако, большинство участников рынка оговариваются, что этот тренд в первую очередь касается компаний сегмента СМБ. Главный плюс для них очевиден – это экономия.

«
Интерес к облакам растет в сегменте средних компаний. Облачная инфраструктура – один из способов некой экономии на собственных ИТ-бюджетах, - говорит Елена Иванова.
»

С ней согласен и Александр Невинчаный, директор департамента портальных решений ГК «КОРУС Консалтинг». По его словам, использование облачных сервисов позволяет c минимальными затратами запустить СЭД.

Такого же мнения придерживается и Светлин Савов, директор по развитию FTS Russia: «Малые и средние компании интересуются облачными технологиями, автоматизация бизнес-процессов позволяет им значительно экономить и справляться с кризисом».

В это же время, по мнению представителя FTS Russia, определенный интерес в СЭД/ECM наметился к гибридным облакам, которые позволяют распределять данные и использовать локальные и облачные ресурсы одновременно.

Корпоративные соцсети

Коммерческие компании постепенно переходят на среды совместной работы и хранения документов, подобные соцсетям, где можно свободно коммуницировать и эффективно структурировать информацию в рамках конкретного контекста. При наличии элементов геймификации, подобные пространства становятся еще более привлекательными к использованию.

Спрос на подобные системы сейчас активно растет, говорит Сергей Плаунов.

«
Например, в компании КРОК мы уже несколько лет используем корпоративную соцсеть КРОК Live, которая заменяет нам довольно много внутренних сервисов - внутрикорпоративного портала, базу знаний, специализированные системы управления контентом, медиапортал. Система позволила нам систематизировать и интегрировать ряд бизнес-процессов, связанных с коммуникациями, обменом знаниями, информацией, позволяя хранить документы, обсуждать их, совместно работать над ними, присваивать статусы, быстро просматривать файлы в браузере, не скачивая их. С помощью нашей соцсети можно также открывать, редактировать и сохранять документы сразу из всех офисных программ, не заходя в саму систему, - рассказывает Плаунов.
»

Импортозамещение

Импортозамещение, безусловно, является одним из самых обсуждаемых трендов, который затрагивает в том числе и рынок СЭД/ECM-систем.

Говоря об импортозамещении, в компании «ДоксВижн», к примеру, замечают более активный интерес заказчиков к отечественным системам в контексте ECM-функциональности, в частности, повышение требований к масштабируемости и поддержке кроссплатформенных решений.

Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting, в связи с ростом курса доллара и усилившейся тенденцией к импортозамещению наблюдает снижение спроса на ECM-платформы ведущих мировых производителей.

Александр Невинчаный из «КОРУС Консалтинг», говорит, что благодаря политике импортозамещения многие государственные организации, в том числе и крупные государственные корпорации выбирают теперь в качестве ECM-платформы российские разработки, даже если до этого работали с западными системами.

Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи), считает, что регуляторное оформление тренда на импортозамещение в ИТ в виде реестра российского ПО оказало большое влияние на рынок.

«
Ведь наличие или отсутствие продуктов компании в реестре российского ПО стало серьезным рыночным дифференциатором. Если у компании вообще нет своих продуктов или ее продуктов нет в реестре, это сразу отсекает ее от участия в объявляемых гос. тендерах. Так что реестр и его присутствие в тендерной документации служит одновременно и барьером и драйвером бизнеса тех ИТ-компаний, у которых есть свои продукты, включенные в реестр. Т.е., как уже сказано, рыночным дифференциатором, - говорит Вайнштейн.
»

Подробнее о том, какое влияние процесс импортозмещения оказал на российский рынок СЭД/ECM, можно узнать здесь.

Проникновение в СЭД идей BPM

Еще один тренд связан с проникновением в СЭД идей и методик BPM, например, функционала case management. В этой области появляются все новые стандарты. Например, нотация BPMN (Business Process Model and Notation) уже практически дефакто поддерживается разными платформами, в особенности новыми системами. Что касается CMMN (Case Management Model and Notation), то пока такой широты распространения он не получил, но потихоньку проникает в системы практически наравне с DMN (Decision management notation). Об этом, в частности, говорит Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.

По его словам, свою новую версию Корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД 3.0) КРОК развивает с использованием всех этих стандартов.

«Эта версия системы является полностью российским продуктом, который строится на опыте и наработках КРОК в области построения крупных автоматизированных систем, и может быть использован российскими госзаказчиками с целью импортозамещения», - рассказывает Плаунов.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», замечает, что основные типовые задачи СЭД в российских реалиях – автоматизация процессов документационного обеспечения управления и различных процессов согласования в большинстве организаций уже закрыты, поэтому СЭД выходят за границы традиционных задач. Прежде всего, это автоматизация различных административных процессов за границами ДОУ. «В этом направлении от СЭД требуются более гибкие системы настройки и автоматизации процессов, например, наличие BPM-подсистемы», - считает президент «ДоксВижн».

Укрепление позиций OpenText

Ряд экспертов замечают укрепление позиций ECM-платформы OpenText. Так, по мнению Александра Бейдера, директора направления ECM компании TerraLink, на ECM-рынке заметно усиление признания OpenText как поставщика промышленных решений, а также безусловное доминирование OpenText на рынке систем управления бизнес-документами в контексте использования SAP ERP.

С другой стороны, представитель TerraLink отмечает снижение авторитета Dell/EMC Documentum и спроса на него, что отражает и мировую тенденцию в области взаимного позиционирования этих систем. Все это завершилось вполне логичным приобретением Documentum компанией OpenText. Хотя этот факт застал врасплох очень многих, в том числе, и партнеров OpenText, замечает Александр Бейдер.

Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting, также говорит об укреплении позиций ECM-платформы OpenText по отношению к платформам Documentum и IBM FileNet.

Мобилизация СЭД

Актуальной тенденцией, безусловно, является и мобильность. Системы СЭД должны обеспечивать не только оперативный доступ к данным, но и возможность работы с документами в любое время и без необходимости нахождения в офисе. Мобильный доступ к системе позволяет оптимизировать внутренние бизнес-процессы компании, предоставляя, как например, возможность ознакомиться с документами посредством телефона или планшета.

«Гаджеты в скором времени станут основным инструментом доступа к корпоративному контенту, поэтому тенденция к мобильности будет только усиливаться», - полагает Александр Невинчаный, директор департамента портальных решений ГК «КОРУС Консалтинг».

Артем Андреев, ведущий проектировщик корпоративных мобильных приложений компании ЭОС, отмечает достаточно высокую востребованность мобильных решений в госорганах и в крупных коммерческих компаниях, где ведется планомерное развитие и расширение СЭД/ECM-систем. Такие клиенты не только покупают коробочные решения, но и заказывают специализированные мобильные приложения.

Средний же коммерческий сегмент сейчас скорее присматривается к мобильным приложениям с позиции приобретения в будущем году.

Если говорить о портрете потребителей, то мобильными приложениями пользуются уже давно не просто руководители, но и средний менеджмент, и рядовые сотрудники. Это предопределяет более динамичный спрос и быстрое развитие функционала.

«
Сейчас мы видим развитие мобильных приложений на нашем рынке в двух направлениях: наращивание функционала в области документооборота (например, полнотекстовый поиск по всей базе, просмотр связанных документов и т.д.) и новые функциональные модули, которые призваны будут оптимизировать работу в области управления совещаниями, отслеживать контроль исполнительской дисциплины (аналитика), осуществлять подписку на новостные каналы и т.д. Таким образом, речь уже идет о некоторого рода пульте управления, аккумулирующим различную информацию и позволяющим с ней работать в различных разрезах. Например, некоторым госорганам хотелось бы иметь новостной блок в рамках нашего мобильного приложения для того, чтобы по каким-то особо важным новостям тут же создавать инициативные поручения. Или, например, видеть свои поручения в календаре вместе с другими мероприятиями и встречами, что позволит пользователю эффективно управлять свои временем», - рассказывает Артем Андреев.
»

В то же время, в различных организациях наблюдается разная динамика распространения такой мобилизации. Если в одних – мобильная версия системы документооборота является must-have, то в других наоборот - внутрикорпоративные политики информационной безопасности в некоторой степени пока препятствуют внедрению мобильной версии СЭД. Хотя по мнению экспертов, с технической стороны ограничений здесь нет.

«
Уже появились средства, которые позволяют шифровать данные на мобильных девайсах, либо хранить ключ электронной подписи на специальном устройстве, которое можно подключать к смартфону или планшету безопасным образом», - поясняет Сергей Плаунов из компании КРОК.
»

Юридически значимый документооборот

Немаловажной тенденцией является переход на полностью безбумажный документооборот, особенно в части финансовых юридически значимых документов.

По словам Руслана Шакирова, генерального директора компании «МайТэк», данный тренд активно поддерживается на законодательном уровне и многие компании уже используют его в своей работе, понимая эффективность и чувствуя реальную экономию средств.

«
Наша компания не исключение. Мы на собственном примере показываем потенциальным и текущим партнерам преимущество работы с юридически значимыми документами (договоры, акты, счета-фактуры и т.п.) в электронном виде, с использованием усиленной ЭП и подкрепляем наши взгляды реальными показателями эффективности, - говорит Шакиров.
»

Олег Назарько, руководитель группы разработки и внедрения «СИНТЕЛЛЕКТ», главный архитектор СЭД TESSA, добавляет, что запрос о юридически значимом электронном документообороте присутствует уже почти в каждом проекте, при этом он действительно актуален, внедряется и используется, в отличие от ситуации 3-5-тью годами ранее, когда на пресейлах активно спрашивали про ЭЦП и юридическую значимость, но как правило, в реальной деятельности это не использовалось.

Александр Невинчаный также говорит об актуальности этого тренда. По его наблюдениям, все больше клиентов, понимая, что существует правовая база для использования ЮЗДО, признают эффективность данного решения и переходят или планируют переход на ЮЗДО.

Александр Бейдер из TerraLink замечает расширение сферы применения межкорпоративного юридически значимого документооборота.

«Умные системы»

Информационный рынок требует от современных систем быть «умными», они должны самостоятельно определять суть проблемы и решать ее за считанные секунды, то есть фактически обладать искусственным интеллектом.

Искусственный интеллект на основе своего «опыта» и принципа самообучаемости должен помогать руководителю принимать правильные управленческие решения.

По мнению Руслана Шакирова «умные системы» − ключевое направление развития ИТ индустрии в ближайшей перспективе.

«
Возьмем ситуацию с входящим документом. Классически письма попадают к делопроизводителю или секретарю, который предварительно их просматривает, регистрирует и отправляет руководителю на рассмотрение. Далее руководитель выносит резолюцию и формирует поручение исполнителю/лям. В работе задействовано несколько человек и много ручного труда, - рассказывает Шакиров. - «Умные» СЭД позволят сократить часть звеньев, например, закрыть ряд функций секретарей и ускорить рутинность проводимых операций.
»

Как это работает? При получении электронного письма «умная» СЭД сама анализирует документ, регистрирует, формирует резолюцию и отправляет исполнителю. Руководитель подключается только на этапе вынесения резолюций, а работа секретарей и вовсе исключается.

«
«Или другой пример – процедура согласования договорного документа. В целевой модели система сама должна проводить первичную юридическую экспертизу содержания документа, то есть вычитывать и «понимать» текст, интеллектуально обрабатывать его и выдавать рекомендации юристу-эксперту. То же самое с бухгалтерской экспертизой, финансовой и так далее, - поясняет , генеральный директор «МайТэк». - Мы понимаем, что за такими технологиями будущее и уже активно разрабатываем новое решение, которое органично закроет все потребности заказчиков в «умных» ECM, ERP и других подобных системах.
»

Создание полноценных электронных архивов

Среди других трендов, о которых говорят эксперты российского рынка СЭД, упоминается процесс создания полноценных электронных архивов. Об этом, в частности, говорит Елена Иванова, руководитель управления маркетинга компании ЭОС. По её наблюдениям, крупные компании накопили большие объемы электронных документов и теперь их нужно правильно хранить.

Замена устаревших СЭД

Замена старых систем электронного документооборота также сохраняет свою актуальность. Компании продолжают заменять устаревшие платформы и ранние версии СЭД российских производителей.

«
Крупные и быстрорастущие компании вкладываются в ИТ, чтобы оптимизировать расходы, заменить устаревающие системы на волне глобального перехода бизнеса в цифровую среду, - отмечает Светлин Савов, директор по развитию FTS Russia.
»

Олег Назарько из компании «СИНТЕЛЛЕКТ» называет замещение ранее внедренных систем одним из главных трендов последнего времени.

«
Именно замещение в целом, а не просто импортозамещение. На рынке все активнее наблюдаются не просто замены западных устаревших технологий, вроде Lotus’а, но и, например, довольно часто замещаются уже вполне отечественные, достаточно современные (начала и середины двухтысячных) платформы, которые уже не отвечают современным ожиданиям, - говорит Назарько.
»

Главные тенденции 2014-2015

Импортозамещение

Один из самых популярных трендов, касающийся как СЭД/ECM, так и других типов корпоративного ПО – это импортозамещение. О том возможна или невозможна замена зарубежных решений отечественными, а также стоит или нет этим заниматься, говорят сейчас многие, но однозначного мнения здесь нет. В любом случае законодательные инициативы ускорят процесс замены иностранных решений в госсекторе, при этом в коммерческом секторе большую роль будет играть скорее финансовая составляющая. Падение курса рубля сделали иностранные системы дороже, поэтому при внедрении новых решений заказчики станут еще больше обращать внимание на российские разработки, а также на СПО-решения.

Мнения участников рынка СЭД/ECM по поводу импортозамещения разделились. Некоторые компании пока не замечают проявления этого тренда. Ряд компаний полагают, что такие замены не возможны по причине большого технологического разрыва между решениями или из-за потери инвестиций, которые уже были вложены в первоначально внедренную систему. Часть компаний положительно оценивают новый тренд, считая, что отечественные решения могут заменить иностранные и увеличить свою долю.

Так, например, Татьяна Миляева, заместитель директора практики ECM компании AT Consulting (Группа ЭйТи), считает, что в связи с законом об импортозамещении есть шанс, что российские СЭД/ЕСМ-решения начнут активно развиваться и станут достойными соперниками для иностранных систем, занявших прочные позиции в крупных российских компаниях благодаря функциональным и высокопроизводительным возможностям.

«В свою очередь, это повлечет изменения и в иностранных платформах – они будут вынуждены искать способы снижения стоимости без снижения качества и становиться более гибкими, чтобы остаться на российском рынке», - добавляет Миляева.

Андрей Черногоров, генеральный директор Cognitive Technologies, замечает, что в условиях импортозамещения и задачи дополнительно обеспечить информационную безопасность своей компании от внешнего воздействия, большое внимание сейчас приковано к мобильным приложениям на открытом коде и с полностью отечественными компонентами.

«В сегменте СЭД уже сегодня западные решения компаний EMC, IBM и SAP с успехом заменяются на российские продукты от Cognitive («Е1 Евфрат»), «» и «Доксвижн». А западные мобильные бизнес-приложения уровня Google Keep, Slack, Trello и Basecamp – на «Мегаплан», Е1 и «План-Фикс». Описанная тенденция внутри рынка бизнес-приложений подкрепляется и общегосударственной повесткой», - говорит гендиректор Cognitive Technologies.

Аналогичной позиции придерживается и Сергей Плаунов, руководитель направления BPM/ECM компании «Крок». По его мнению, государственная политика, нацеленная на импортозамещение, привела к дополнительному спросу на российские инструменты СЭД, а также решения на базе открытого исходного кода.

«В частности, автоматизация документооборота возможна с помощью решений на базе open-source продуктов Alfresco и JBoss, а также используя «чисто» отечественные разработки, такие как Directum, DocsVision и др. Мы используем эти решения в своих проектах. Например, на базе ECM-платформы Alfresco мы реализовали проект для государственного учреждения, с количеством пользователей системы - около 250 человек. Кроме того, мы развиваем собственную корпоративную систему электронного документооборота «Крок» на базе технологий open-source. Такое программное решение также может стать вариантом импортозамещения, - полагает Плаунов.

Замечают данный тренд и в компании Haulmont.

«Тренд «импортозамещения» действительно становится все более ощутимым на рынке СЭД. Все больше наших клиентов обращают внимание на то, что система ТЕЗИС – полностью российский продукт, созданный на российской платформе российской компанией-разработчиком. Клиенты особенно интересуются открытым кодом, возможностью работы системы на СПО, независимостью от стороннего коммерческого ПО (СУБД и серверной ОС)», - рассказывает Александр Назаров, руководитель отдела продаж Haulmont.

Об СПО и конкурентных отечественных продуктах говорит и Дмитрий Шмайлов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР.

«Российские компании поддерживают пропаганду импортозамещения, используют СПО для разработок и т.п. Зрелые поставщики отечественного рынка, которые успешно работают на этом поле 15-20 лет, имеют опыт, находятся в постоянном диалоге с заказчиком, создают свои ECM-решения. Эти решения, в частности, не уступают западным аналогам по возможностям масштабирования для осуществления проектов в крупных холдинговых структурах», - считает представитель ЭЛАР.

В Softline отмечают рост числа запросов на замену зарубежных решений в госсекторе.

«В государственном секторе наблюдается увеличение количества запросов на миграцию с ранее внедренных систем на отечественные и на платформы СПО», - говорит Татьяна Поволоцкая, директор управления бизнес-решений и заказной разработки компании Softline.

Дмитрий Новиков, технический директор компании Novacom (входит в ГК Softline), добавляет, что импортозамещение продиктовано как экономическими факторами - ростом курса доллара и евро, так и технологическими - зрелость российских систем СЭД уже позволяет на равных бороться с западными аналогами.

Александр Невинчаный, руководитель департамента базовых технологий Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг» также говорит о том, что повышение цен на иностранное ПО на фоне политического курса на замещение импорта уже привело к миграции некоторых организаций из государственного сектора на отечественные аналоги СЭД. Однако, по его мнению, полностью заменить инфраструктуру отечественными вендорами невозможно, но все чаще госзаказчик рассматривает возможность приобретения программных продуктов, разрабатываемых российскими разработчиками на базе системного ПО с открытым кодом.

О том, что импортозамещение уже влияет на рынок СЭД/ECM-систем говорят и в компаниях-разработчиках отечественных систем электронного документооборота «ДоксВижн», ЭОС и DIRECTUM.

«Да, политика импортозамещения начала влиять на рынок. Но ожидаемо, в первую очередь, и в основном на госсектор. На коммерческие компании пока нет в таком объеме, чтобы это было уже тенденцией. Госсектор же активно проявляет интерес и ищет пути решения. Но пока не определен точный перечень производителей ПО, ситуация не вполне ясна и рынок ждет более четкой информации и разъяснений от Минкомсвязи. Пока вопрос о перечне рекомендованных на государственном уровне ОС и СУБД является открытым. Если окончательно будет сформирован перечень рекомендуемых к внедрению в рамках импортозамещения серверных и клиентских платформ – мы готовы в кратчайшие сроки подготовить соответствующие релизы наших систем.
Архитектура наших СЭД изначально такова, что позволяет в кратчайшие сроки проводить портирование на другие СУБД. Тем более что опыт портации наша компания имеет, как и опыт миграции с других систем на решения ЭОС. На сегодняшний день более 100 клиентов перешли с других СЭД на наши продукты, при этом около 40 компаний перешли с западных СЭД-платформ (Documentum, Alfresco, Lotus)», - рассказывает Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

По мнению Василия Бабинцева, директора по маркетингу DIRECTUM, импортозамещение - это причина задуматься о развитии качества продуктов и услуг в долгосрочной перспективе.

«Например, рынок электронного документооборота в нашей стране находится в активной проработке уже более 20 лет. Отечественные решения за это время вышли на высокий уровень качества. И тема импортозамещения стала лишь катализатором естественного внимания заказчиков к обновлению прикладных систем, построенных на западных платформах, на отечественные», - считает Бабинцев.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», добавляет, что процесс импортозамещения тяжелый, длительный и затратный, однако этот тренд не угаснет.

В компании «СофтБаланс» отмечают, что термин «импортозамещение» стал настолько популярен, что даже некоторые известные западные бренды начинают говорить, что они на самом деле – российские.

«Важно понимать, что функционал российских и западных систем очень схож. Соответственно выбор продукта, как правило, осуществляется по тем же критериям, что и раньше: 1. Функциональность, 2. Возможность настройки под собственные бизнес-процессы, 3. Стоимость лицензий и поддержки, 4. Стоимость внедрения, 5. Наличие специалистов на рынке.
Если компания встала перед выбором между «равными» продуктами российского и западного производства, то «импортозамещение» может пробудить чувства патриотизма и склонить чашу весов в пользу российского разработчика. Если же говорить про государственный сектор, то здесь патриотическая риторика наблюдается в большей степени. И страна производитель может стать ограничивающим критерием для участия в тендере», - считают в «СофтБалансе».

Директор по развитию направления ECM «ТерраЛинк» Александр Бейдер полагает, что во многих случаях, российские решения могут быть гораздо более полезны заказчикам, особенно, если они учитывают особенности российского законодательства и отраслевого регулирования. При этом, по его мнению, понимание привычек и мышления заказчиков – совсем немаловажный фактор успеха любого продукта.

«Что касается тотальной и глобальной замены российскими решениями западных, то полноценная замена ни ближнесрочной, ни в среднесрочной перспективе мне не представляется реальной, из-за большого технологического разрыва между этими решениями.
Увы, пока еще крупные заказчики будут продолжать ориентироваться на промышленные западные решения. А может быть, и не стоит особенно горевать по этому поводу? Изоляционизм еще никогда никому реальных выгод не приносил», - говорит Александр Бейдер.

По мнению Вадима Ипатова, заместителя генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, на данный момент призыв к имортозамещению так и остался призывом — заказчики не торопятся переходить на российское ПО, и это относится не только СЭД/ECM, аналогичная ситуация со всем корпоративным ПО.

«Что касается возможности замены иностранных решений на российские, то принципиальный ответ — да, она возможна. Но здесь возникает вопрос, а какие решения можно считать российскими?
Сам термин «импортозамещение» не вполне корретен, но раз уж он прижился на рынке, то придется им оперировать. Разработчики в любой стране мира пользуются неким общим инструментарием — будь то Java, GWT или другие средства разработки. И каким бы ни было такое программное обеспечение — свободным или проприетарным, оно в любом случае не российское. Поэтому, строго говоря, никаких на 100% «российских» решений не существует в принципе — ни в секторе СЭД/ECM, ни в каком-либо другом секторе ИТ. В этом смысле не существует и совершенно «американских» или «европейских» решений. Но есть американские и европейские вендоры, выпускающие проприетарное ПО. Вот с их системами у ряда заказчиков могут возникать, а у некоторых уже возникли определенные проблемы — в виде отказа от поддержки существующих решений или от продажи новых лицензий.
Если речь идет об этом риске, то да — российские разработчики СЭД/ECM, безусловно, могут его устранить при условии, что их прикладной программный продукт разрабатывается без применения проприетарного зарубежного ПО. То есть, если отечественный разработчик создает свои решения на базе Microsoft SQL, то риск сохраняется — прикладная часть там действительно российская, но лицензии зарубежного производителя все равно придется закупать. Это значит, что у заказчика сохранится зависимость от лицензионной, технологической и ценовой политики зарубежного вендора. Это естественно. Есть второй вариант — разработка российских решений СЭД/ECM на базе СПО и открытых стандартов. Там нет той самой лицензионной составляющей. Но в этом случае логично говорить не об импортозамещении, а об импортонезависимости — независимости от конкретного вендора», - считает Вадим Ипатов.

По его словам, реальное положение дел сегодня таково, что большинство заказчиков, у которых уже внедрена СЭД, не хотят ее менять. И дело здесь не в российском ПО.

«Вы себе можете представить, чтобы, скажем, крупный банк, у которого СУБД Oracle на протяжении многих лет является корпоративным стандартом, вдруг взял и одномоментно перешел на PostgreSQL? Это потеря инвестиций, потеря компетенций, необходимость нарабатывать новые «с нуля» и т.д. Но главный риск возникает для непрерывности бизнес-процессов, а это уже деньги — возможность их зарабатывать и оставаться конкурентоспособным. С СЭД ситуация аналогичная — от существующих систем отказываются не по призыву государства, а если что-то в них кардинальным образом не устраивает заказчика. И не в пользу российских разработок, а в пользу той системы, которая в большей степени соответствует требованиям этого заказчика», - отмечает замгендиректора «ИнтерТраст».

Говоря о теме импортозамещения гендиректор «Логики бизнеса» Виктор Вайнштейн рассказал о дискуссиях по вопросам выработки критериев для определения отечественного ПО.

«Сначала дело шло в конструктивном направлении, но сейчас завязалась борьба: одни лоббируют открытый исходный код, другие предлагают ограничиться только тем требованием, чтобы основная прибыль от продажи программы оставалась в стране. Это важный вопрос, который окажет существенное влияние на рынок, поскольку начиная с 1 января 2016 года закон обяжет государственных заказчиков обосновывать свой выбор ПО в пользу иностранного, если в специально созданном реестре отечественного ПО будут присутствовать российские аналоги. На деятельность «Логики бизнеса» такая господдержка окажет благотворное влияние», - замечает Виктор Вайнштейн.

Масштабирование или повторное внедрение систем

Еще один тренд российского рынка СЭД/ECM связан с масштабированием уже внедренных систем или заменой их на новые. Заказчикам требуются новые функциональные возможности, например, аналитические или мобильные, а также возможности автоматизации новых задач.

Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора «ABBYY Россия», считает, что потребность в масштабировании или повторном внедрении систем возникает у большинства компаний, которые уже внедрили СЭД.

«Такая тенденция продиктована тем, что у компаний возникает необходимость в использовании дополнительной функциональности систем. Заказчиков интересуют не только СЭД и ECM-системы в классическом виде, отчетлива видна потребность в аналитике данных, мобильном доступе», - полагает Шушкин.


Аналогичной точки зрения придерживается и Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».

«Аналитики сегодня единодушно отмечают переход рынка СЭД/ECM в России в стадию консолидации. Первичный спрос на системы данного класса сегодня уже удовлетворен, и в компаниях, в которых проекты внедрения СЭД уже реализованы, происходит масштабирование и автоматизация новых задач, среди которых автоматизация специфических бизнес-процессов, безбумажный документооборот с контрагентами, автоматизация общих задач менеджмента, ситуативное управление, автоматизация кейсов и микро-проектов, а также повышение персональной продуктивности. Если задача договорного документооборота уже достаточно автоматизирована, то такие подразделения, как юридические службы, отделы закупок и прочие специализированные службы в настоящее время активно автоматизируют свой документооборот. Управленческая культура заказчиков растет – все больше проектов связано с миграцией со «старой» СЭД на новую. Проекты становятся более типовыми и менее рисковыми, особенно для систем, уже хорошо известных на рынке», - говорит Андреев.

Потребности заказчиков в замене старых систем видит и генеральный директор "Летограф" Глеб Лукин:

«В настоящее время ситуация на рынке систем электронного документооборота достаточно стабильная. У большинства заказчиков уже установлены какие-то СЭД, чаще всего их выбор был сделан много лет назад. Сейчас мы видим растущую потребность эти системы заменить».

Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM, также видит подобную тенденцию.

«Сейчас заказчики встали перед выбором: развивать решения на базе возможностей текущих систем или переходить на новую. Например, с точки зрения масштабируемости, многие «старые» решения, остаются нишевыми, и не могут поддержать работу нескольких тысяч одновременно работающих пользователей. Или не так гибки, и не могут покрыть новые бизнес-задачи», - говорит представитель DIRECTUM.

О потребностях в расширении функциональных возможностей систем говорит и Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

«Сейчас происходит процесс скорее не наращивания количества пользователей и рабочих мест, если говорить про ECM, а - процессы качественного использования и расширения функционала. Т.е. заказчики стремятся использовать весь функционал системы и докупают опции. Например, такие как сканирование, ЭП. Т.е. идут процессы оптимизации затрат и издержек на документационное сопровождение деятельности организации», - рассказывает директор по маркетингу ЭОС.

С ней согласен и гендиректор «Логики бизнеса» Виктор Вайнштейн:

«Сейчас идет смена поколений внедряемых систем: прежние системы дополняются новыми функциями, которых раньше в них не было, а общее направление развития – функциональность ECM (управление корпоративным контентом)».

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, добавляет:

«Мы видим, что заказчики, уже имеющие в своем парке систем решение класса СЭД/ECM, заинтересованы в автоматизации смежных бизнес-процессов, особенно если эти процессы влияют на способность организации зарабатывать деньги или их экономить».

Интуитивно понятные интерфейсы

Системы электронного документооборота перестают быть системами только для делопроизводителей, занимающихся регистрацией входящей и исходящей корреспонденции организации. Все чаще СЭД/ЕСМ системы обеспечивают единое информационное пространство для всех структурных подразделений, позволяя оперативно обмениваться информацией, принимать решения и в сжатые сроки согласовывать жизненно важные для компании документы с сотрудниками, находящимися по всей стране и за её пределами. И так как в СЭД работают уже не только сотрудники делопроизводства, то и требования к системам меняются. Заказчикам нужны простые и понятные интерфейсы, которые позволят работать в системе любым сотрудникам организации.

«Все чаще от СЭД-решений хотят схожести с соцсетями – то есть простоты и удобства в работе, чтобы любой сотрудник мог без проблем пользоваться системой, быстро вливаясь в рабочий процесс без дополнительного обучения. Стало быть, одним из трендов российского рынка СЭД/ЕСМ будут красивые и интуитивно понятные интерфейсы», - считает Татьяна Миляева, заместитель директора практики ECM компании AT Consulting (Группа ЭйТи).

Генеральный директор «Летограф» Глеб Лукин добавляет, что от СЭД чаще всего требуют максимально удобный интерфейс, позволяющий на компьютерах и ноутбуках вывести максимум информации на экран, а на мобильных устройствах показать наиболее важную информацию, тем самым в обоих случаях минимизируя число кликов для доступа к требуемым функциям системы, и при этом мобильная версия должна обеспечивать все функции СЭД, не ограничивая возможности пользователя.

Мобильность

Мобильность не первый год входит в число основных трендов рынка. Современные СЭД/ЕСМ-системы должны предоставлять возможность работать с документами в любом месте и в любое время без привязки к рабочему месту и устройству, поэтому приложения для мобильного доступа сегодня является важным дополнением системы.

«Мобильный доступ повысит эффективность работы не только рядового персонала и линейных руководителей подразделений, но и топ-менеджмента. Также он позволит руководству контролировать в онлайн-режиме все процессы в организации», - поясняет руководитель проектного офиса «Первый БИТ – Павелецкая» Георгий Иванов.

По словам представителей компании «СофтБаланс», за последние годы все серьёзные СЭД предложили пользователям мобильные приложения, которые позволяют работать в системе из любой точки мира.

Андрей Черногоров, генеральный директор Cognitive Technologies, добавляет, что технологии, применяемые в современных мобильных клиентах для корпоративных СЭД, все чаще заимствуют из среды пользовательских продуктов, а затем адаптируют на свой лад.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», считает, что мобильные интерфейсы, наконец, осознаны рынком: заказчики понимают, для чего они нужны, и что должны делать в реальной практике.

О востребованности мобильных интерфейсов рынком говорит и Александр Назаров, руководитель отдела продаж компании Haulmont.

«Мобильными версиями СЭД теперь пользуются не только руководители компаний: у каждого сотрудника есть свой планшет или, по крайней мере, смартфон, и им удобно быстро ставить и выполнять задачи, ознакомляться с документами и выносить решения в режиме онлайн через мобильный интерфейс. «Всеобщая мобилизация» уже давно прошла. Поэтому мы в 4 раза снизили цены на мобильную версию системы ТЕЗИС», - рассказывает Назаров.

Использование мобильных устройств в СЭД заказчики сегодня воспринимают уже как обязательный элемент системы, не требующий специальной разработки и адаптации, говорит генеральный директор «Логики бизнеса» Виктор Вайнштейн.

«Мы развиваем функцию мобильности в своих решениях по двум направлениям: mobility friendly, что подразумевает одинаковое удобство работы в системе как на десктопах, так и через мобильные гаджеты. В основном это сводится к переходу на адаптивный дизайн в приложениях. Второе направление связано с возможностью глубокой кастомизации мобильных решений: мы привлекаем партнеров, которые интегрируют наши решения на все распространенные мобильные платформы с учетом требований конкретного заказчика», - добавляет Вайнштейн.

Интересную особенность замечает Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС. По её словам, сегодня заказчики все чаще выбирают сначала мобильные приложения, а потом саму систему ECM.

Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия, считает, что в скором времени мобильное устройство станет основным инструментом доступа к корпоративному контенту.

«В мире персональных мобильных устройств больше, чем компьютеров, поэтому данный тренд будет только усиливаться. Все идет к тому, что в ближайшей перспективе основным инструментом доступа к корпоративному контенту будет планшет, смартфон или комбинация одного с другим. Соответствующие программные решения, помогающие реализовать это на практике, уже представлены на рынке», - говорит Шушкин.

Директор по маркетингу DIRECTUM Василий Бабинцев, отмечает, что вместе со сменой поколения пользователей меняется и традиционное понимание рабочего пространства с «компьютер + помещение» до «только компьютер».

«Мобильность становится нормой времени, а бумажный документ – архаизмом. Люди привыкают потреблять контент со смартфонов и планшетов, а создавать – с более мобильных ноутбуков. Все чаще пользуются мобильным интернетом (даже для нашей протяженной страны это не является проблемой)», - рассказывает представитель DIRECTUM.

Гибкость СЭД

Ещё одним трендом российского рынка СЭД/ЕСМ является гибкость систем. Если раньше все было жестко регламентировано и не менялось годами, то теперь системы электронного документооборота должны обеспечивать возможность модифицироваться вслед за требованиями законодательства и успевать за быстроменяющимися бизнес-требованиями.

«СЭД больше не могут оставаться неповоротливыми, сложно меняющимися системами. От них ждут гибкости и умения подстраиваться. СЭД/ЕСМ-системы, позволяющие оперативно без дополнительных доработок перестраивать процессы, включать нужный и отключать ненужный функционал, становятся все более востребованными и будут активно развиваться», - считает Татьяна Миляева, заместитель директора практики ECM компании AT Consulting.

Интеграция с другими системами

Работа СЭД неразрывно связана с хозяйственной деятельностью, поэтому важным аспектом является вопрос интеграции. Пользователю удобно работать в едином информационном пространстве. Соответственно основные игроки рынка предлагают различные механизмы бесшовной интеграции.

«Например, бесшовная интеграция «1С:ERP. Управление предприятием 2.0» и «1С:Документооборот 8 КОРП» реализована с помощью специальных сервисов. Такой подход позволяет оптимизировать затраты на лицензирование и не потерять в производительности», - отмечают в «СофтБалансе».

Георгий Иванов, руководитель проектного офиса «Первый БИТ – Павелецкая», добавляет, что только при бесшовной связке всей софтверной инфраструктуры организация получает максимальную отдачу в повышении эффективности при использовании СЭД/ECM.

По словам Дмитрия Шушкина, заместителя генерального директора ABBYY Россия, последние годы наблюдается рост интереса к интеграции традиционных СЭД с BPM-решениями, системами интеллектуального поиска и бизнес-аналитикой.

Облачные СЭД/ECM

Сложная экономическая ситуация в стране заставляет заказчиков искать пути экономии. И в этом плане облачные СЭД/ECM-системы будут как-раз кстати. Экономически выгоднее в облаке разместить систему и обеспечить ее защиту, нежели обеспечивать безопасность и соответствие нормам законодательства при каждой инсталляции.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», отмечает, что облачный рынок СЭД в России стартовал и продажи на нем есть.

«По нашим оценкам, уйдет года три на то, чтобы облака СЭД заняли 20-30% рынка. В эти годы облачные продукты будут планово-убыточными для поставщиков, востребованы эти решения будут малыми и средними предприятиями, облачные тарифы изначально низкие, и чтобы выйти на рентабельность, нужны будут массовые продажи», - поясняет Андреев.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM, также считает, что облачные СЭД буду интересны СМБ-компаниям.

«Они («облака», прим. TAdviser) позволяют компаниям среднего и малого бизнеса, у которых нет возможности разовых серьезных вложений в ИТ-инфраструктуру и своего мощного штата ИТ-сотрудников, быстро стартовать внедрение масштабируемой системы электронного документооборота», - говорит Бабинцев.

Растущую тенденцию по использованию облачных систем электронного документооборота замечает Александр Невинчаный, руководитель департамента базовых технологий Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг». По его словам, важную роль при выборе облачных СЭД играют тренды мобильности и непрерывности бизнес-процессов.

Глеб Лукин, генеральный директор «Летограф», также видит рост спроса на SaaS-решения. По его словам, будущее за приложениями, которые полноценно обеспечивают работу с документами в облаке.

«А еще большее преимущество будет у поставщиков, предоставляющих настраиваемое облако (фактически, виртуальную машину, на которой строится СЭД организации в полном соответствии с требованиями бизнес-процессов)», - считает гендиректор «Летограф»

Автоматизация закупок на базе СЭД/ECM

Автоматизация закупочной деятельности на базе СЭД/ECM востребована в крупных компаниях с большой долей государственного участия и в органах власти. Это те организации, которые ведут закупки в соответствии с федеральными законами № 223-ФЗ и № 44-ФЗ, но в таких программных решениях заинтересован и частный крупный бизнес.

По мнению Вадима Ипатова, заместителя генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, причины интереса очевидны, ведь оптимизация закупочных процессов — это прямой путь к экономии средств в условиях экономического спада.

«При этом закупочная деятельность это, с одной стороны, большой объем документов (внутренние заявки, тендерная документация, договоры и т.д.), а с другой — необходимость совместной работы нескольких департаментов, множества пользователей разной профессиональной специализации. И практически все эти пользователи, включая высшее руководство, юристов, финансовый департамент и экспертов в области закупок, так или иначе уже работают в СЭД/ECM. Поэтому СЭД/ECM — это обоснованный выбор для оптимизации закупочных процессов».
«Автоматизация закупок — это проявление общего тренда на объединение контента и связанных с ним процессов. СЭД/ECM позволяет решать подобные задачи несколькими способами. В большинстве систем этого класса есть встроенные BPM-движки, но есть и альтернативные технологии управления процессами. Одна из них — это адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management). Этот подход объединяет контент и динамично меняющиеся процессы — те, в которых зачастую встречаются исключениям и необходима адаптация «на лету». Вместо того чтобы отдавать ответственность за разработку процесса бизнес-аналитику, который моделирует и тестирует процесс до его исполнения, ACM позволяет квалифицированным сотрудникам самим создавать процесс и одновременно исполнять его. В ACM фактически нет разделения между разработкой и выполнением процесса, и в этом одно из его преимуществ — не нужно тратить месяцы на запуск. Здесь есть место событиям и правилам, как и в традиционном BPM, но ACM отдает принятие решений тем, кто их действительно должен принимать — людям бизнеса, а не ИТ-специалистам. Для кейса, — а это может быть и закупка, и предоставление госуслуги, и выдача корпоративного кредита — в СЭД/ECM создается необходимое окружение. Такое окружение объединяет хранилище контента, средства коллективной работы, таймлайны и чек-листы — то, что необходимо для решения комплексных, зачастую кросс-функциональных задач. В 2014-2015 нашей компанией были осуществлены первые проекты с применением инструментов ACM, и мы рассчитываем на дальнейшее развитие в этом направлении — интерес к ACM есть в нескольких отраслях, включая банковскую сферу, органы власти и строительные компании», - добавляет Вадим Ипатов.

Андрей Черногоров, генеральный директор Cognitive Technologies, замечает, что с пятью миллионами электронных закупочных процедур в год Россия стала единственной страной в мире со столь высоким уровнем развития онлайн-тендеров.

«В следующей за нами по этому показателю стране, Великобритании, результат всего около сотен тысяч процедур ежегодно. И это – та точка роста, которая даст рынку мобильных бизнес-приложений импульс для развития в последующие годы. Ниша, которая требует активного освоения, - это мобильные приложения для ассистирования закупочных процедур. Часть существующих мобильных разработок будет адаптирована и существовать как бы на стыке двух потребительских групп - пользователей мобильными клиентами СЭД и пользователями комплексами систем управления закупочной деятельностью компании», - говорит Черногоров.

Аналитика

Трендом последних двух лет также можно считать применение аналитических инструментов — встроенных в СЭД/ECM или внешних. Возможно, это также связано с тем, что во время спадов многие компании начинают искать инструменты для выявления узких мест, минимизации рисков и повышения эффективности.

«Самый простой пример — это анализ исполнительской дисциплины в процессе обработки клиентских запросов, которые во многих компаниях регистрируются в СЭД. Системы класса СЭД/ECM часто используются для обработки клиентских обращений в самых разных сферах бизнеса — от заказов на строительство до обработки кредитных заявок в банках. Это сфера бизнес-интересов, где от исполнительской дисциплины сотрудников напрямую зависит степень удовлетворенности и лояльности потребителей, а значит, и конкурентоспособность компании. Кроме того, подобная аналитика применяется для совершенствования системы мотивации. Скорость и качество обработки клиентских запросов — это те показатели, к которым, как правило, привязана система премирования. Инструменты для решения этой задачи есть уже в базовом функционале современной СЭД/ECM», - рассказывает замгендиректора «ИнтерТраст» Вадим Ипатов.

По его словам, для более глубокого погружения в корпоративный контент встроенных возможностей системы может оказаться недостаточно. Существует большой выбор систем класса BI, которые могут быть интегрированы с СЭД/ECM.

«В средних и крупных организациях такие системы широко используются уже сейчас, а значит, речь не идет об их внедрении «с нуля». Один из примеров более продвинутой аналитики — это всесторонний контроль сроков согласования финансовой и договорной документации. Контроль сроков прямо влияет на доходность компаний. Углубленная аналитика позволяет выявить причины просрочки, определить ответственных и в дальнейшем избежать затруднений в движении средств, а значит, прямых финансовых издержек», - поясняет Ипатов.

Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора «ABBYY Россия», добавляет, что интеграция с модулями BI особенно перспективна, ведь СЭД содержит огромный объем информации, причем большей частью – неструктурированной. Поэтому системы с модулями бизнес-аналитики, способные работать с неструктурированным контентом, сегодня выходят на первый план.


СПО и open source

Еще один тренд – рост популярности решений на базе СПО. Несмотря на то, что достаточно большое количество компаний используют или планируют использовать такие решения, рынку не хватает полноценных «открытых» систем, которые можно использовать без существенных доработок.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM/ECM компании «Крок», так комментирует данный тренд:

«Заказчики стали меньше обращать внимание на бренд, стремятся получить быстрый экономический эффект и ценят тех поставщиков, которые уже хорошо зарекомендовали себя на рынке, имеют несколько успешных внедрений».

Тренд перехода на СПО отчасти связан с другой тенденцией – импортозамещением. Однако проявляется эта «связка» больше в госсекторе, где существует потребность снять зависимость от конкретного иностранного вендора.

Проблемы перехода на СПО прежде всего связаны с недостатком необходимого количества квалифицированных специалистов, которые могут заниматься подобными решениями. Кроме того, на рынке ощущается недостаток наработанных практик по СПО-решениям.

По мнению Виктора Вайнштейна, гендиректора «Логики бизнеса», принципиальной разницы между проприетарными продуктами и системами с открытым кодом нет.

«Код действительно открытый только тогда, когда в распоряжении заказчика имеются репозиторий в открытом доступе, средства разработки и налажен контакт с сообществом разработчиков. Все это вместе. Иначе смысла в открытом коде нет. Чтобы использование открытого софта было эффективным, в первую очередь необходимо существование сформировавшегося вокруг него сообщества, с которым заказчик может активно взаимодействовать. Если же заказчик получает исходный код и начинает вносить в него изменения приватно, то под угрозой оказывается поддержка и сопровождение системы: неопытный обладатель кода может нанести ущерб, который никто не предотвратит. Но есть и другая сторона, дополняющая сообщество разработчиков, – достаточно большое сообщество пользователей. Иначе СПО-решение не получит финансовой подпитки для развития. Есть также общий принцип: доступность исходного кода – это гарантия спокойствия заказчика на случай форс-мажорных обстоятельств. По этой причине мы активно продвигаем систему Alfresco, сообщество разработчиков которой придерживается этой парадигмы», - рассказывает гендиректор «Логики бизнеса»

Генеральный директор «Летограф» Глеб Лукин отмечает, что многие организации сейчас серьезно задумываются об использовании ПО с открытым кодом (open source). Однако, по его мнению, прикладные коммерческие решения имеют ряд преимуществ.

«У прикладных коммерческих решений остается несомненное преимущество – они вбирают в себя опыт, компетенции и уникальные наработки, накопленные разработчиком в ходе реализации проектов, в то время как отдельные прикладные системы, разработанные на ПО с открытым кодом, не становятся доступны сообществу и, таким образом, не способствуют постепенному развитию решения. Фактически, в выборе open source или коммерческое ПО все сводится к вопросу начальных затрат и наличия обязательной платной технической поддержки при эксплуатации системы», - объясняет Лукин.

Об открытом коде СЭД ТЕЗИС рассказал Александр Назаров, руководитель отдела продаж компании Haulmont.

«Открытый код – это одно из преимуществ нашей СЭД, довольно востребованное на сегодняшний день. Мы передаем клиентам все исходники системы документооборота, у нас нет закрытого ядра, система имеет полностью открытый код – собственно, как и платформа, на которой она основана. Поэтому, с одной стороны, вы всегда можете посмотреть, что внутри, а с другой стороны – развить систему собственными силами или привлечь других интеграторов или разработчиков, чтобы они модифицировали вашу систему», - говорит Назаров.

Самостоятельные решения на основе ECM

Рынком востребованы самостоятельные решения на основе ECM для выполнения задач, связанных с управлением документами, поскольку контента с каждым годом становится только больше.

«Системы позволяют организовать безбумажную работу, по крайней мере, внутри организации, и выдавать бумагу только вовне. Без внедрения ECM проблематично, например, создание Объединенных центров обслуживания (ОЦО), которые дают возможность сократить непроизводительные трудозатраты, снизить издержки на документационную поддержку деятельности организации, оптимизировать штат сотрудников. Эффективно используемые ECM предполагают качественное изменение в самом подходе к внедрению: речь все чаще идет не об автоматизации ранее существовавших процессов, а о реализации полноценных проектов с реинжинирингом структурной деятельности организации», - отмечает Дмитрий Шмайлов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР.

Другой вопрос, как реализуются такие проекты при условиях значительных бюджетных ограничениях проекта, необходимости быстрой интеграции с информационными системами заказчика и начала ввода документов в системы в очень короткие сроки?

«При создании ОЦО, когда наиболее актуальной является задача максимального ускорения процессов обработки документов, используется технология «быстрого старта». Ее основа - максимальное использование ранее разработанного кода программного обеспечения и практика осуществления аналогичных проектов. Концепция «быстрого старта» походит для автоматизации обработки первичной бухгалтерской документации с интеграцией с учетной системой (1С). ЭЛАР использовал эту технологию при внедрении СЭА в ОЦО «ФосАгро»: за 1,5 месяца реализован базовый функционал системы, проведено первичное обучение и организован ввод документов в электронный архив. Благодаря этому стадия стабилизации ЦО группы «ФосАгро» была пройдена за четыре месяца. Как правило, такие проекты длятся до полутора лет», - добавляет Шмайлов.

Высокая квалификация заказчика

Некоторые участники рынка в числе основных трендов называют и повышение квалификации заказчиков, которые уже хорошо разбираются в системах и знают, что им действительно нужно.

Президент «ДоксВижн» Владимир Андреев, в частности, замечает, что рынок СЭД в России находится в стадии такой зрелости, когда высока «квалификация» самого заказчика: он хорошо понимает, что ему нужно, и во что это обходится.

«Большую роль играет готовность заказчика в плане управленческой культуры – насколько формализованы виды документов, имеются ли устойчивые регламенты работы с ними, описаны ли они», - говорит Андреев.

Дмитрий Шмайлов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР, добавляет, что именно от заказчиков, а не от разработчиков систем или теоретиков рынка сегодня зависят основные направления в развитии рынка СЭД/ECM.

«Заказчик хочет, во-первых, решать вполне практические задачи, а не пребывать в некоем абстрактном «тренде», а во-вторых, он достаточно хорошо разбирается и в возможностях систем», - поясняет представитель ЭЛАР.

Главные тенденции 2013-2014

Автоматизация за пределами канцелярии

Участники российского рынка СЭД/ECM отмечают, что на рынке продолжается смещение интереса заказчиков от четко формализованных процессов управленческого документооборота (которые в той или иной мере в большинстве крупных компаний автоматизированы) к поддержке новых процессов, которые раньше не автоматизировались и недостаточно четко регламентировались.

Как пояснил эксперт компании «Парма-Телеком (ITPS)» Сергей Софронов, сюда относятся такие области как совместная работа с документами экспертов из различных функциональных дисциплин (Collaboration); массовый обмен и согласование документов с организациями-проектировщиками (Transmittal management); обмен информацией между различными проектами капитального строительства (Interface management). А также управление документами как результатами проектов (Deliverables management) и процесс обработки проектной документации «As Built» в момент сдачи построенного объекта и организация интеграции накопленной документации с системой поддержки эксплуатации (EAM).

Кроме упомянутых выше инструментов проектного документооборота для обеспечения проектов капитального строительства, явно прослеживается рост интереса к документационной поддержке производственных и управленческих процессов, автоматизация которых традиционно относится к области ERP-систем. В частности, это обработка эксплуатационной и проектной документации в разрезе производственных объектов в процессах эксплуатации, или, например, более распространенный документооборот в области первичной бухгалтерской документации (входящих актов и счетов-фактур).

Развитие бизнес-приложений на базе ECM

Директор по развитию направления ECM TerraLink, член экспертного совета Docflow Александр Бейдер в качестве значимого тренда отмечает продолжающееся развитие бизнес-приложений на основе ECM-технологий. Это те приложения, которые сегодня разрабатываются непосредственно в целях повышения эффективности бизнеса: управление обработкой счетов поставщиков, автоматизация договорной работы, управление проектно-сметной и исполнительной документацией, процессы согласования страховых выплат, кредитные конвейеры, юридически значимый документооборот, и многие-многие другие.

«Они будут развиваться за счет повышения производительности, качества, надежности и безопасности используемых программных средств, за счет усиления интеграции с производственными транзакционными системами (например, ERP для промышленности, АБС – для банков). Ярким примером является SAP Business Suite by OpenText – набор приложений, ориентированных на документационное обеспечение крупного бизнеса. Мы наблюдаем не только устойчивое постоянное развитие, но и расширение состава приложений этого пакета», - рассказал эксперт.

Также в Terralink наблюдают развитие средств документооборота для отечественной , и примеры из других областей – медицины, социальной сферы, государственного сектора, в соответствии с их возможностями финансирования подобных инноваций.

Кейс-менеджмент

Эксперты отмечают, что в последнее время все большую известность и популярность приобретает концепция кейс-менеджмента. Ее реализация позволяет структурировать документы в компании, предоставляя целостную картинку процесса или состояния дел клиента. Например, информация о контрагенте с помощью такого подхода формируется в виде связанных блоков писем, договоров, задач. Такой подход, с одной стороны, позволяет систематизировать и переосмыслить назначение традиционных функций СЭД. С другой – задает тренд в развитии систем с учетом нового уровня гибкости и глубины поддержки оперативной деятельности менеджеров и чиновников большинства уровней управления.

Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор Логика бизнеса, также подтверждает этот тренд.
«Довольно перспективной выглядит реализация коллективной работы с информацией на принципах Case Management: распределение ответственности за результат работы по нескольким исполнителям без жестко структурированного маршрута исполнения», - отметил он.

По мнению специалиста, перспективен «социальный» подход – организация своего рода социальных сетей сотрудников, предназначенных не для развлечений, а для оптимизации коллективной деятельности. Эти подходы сначала будут обкатаны на первых смелых клиентах, после чего можно будет говорить о промышленных сценариях использования.

Гибкость интерфейсов

Сейчас заказчики обращают всё больше внимания на возможность гибкой настройки инструментов построения пользовательских интерфейсов. Современный пользователь привык к простым и понятным интерфейсам популярных систем. Поэтому важно обеспечить работу пользователя в системе в максимально простом и понятном интерфейсе, рассчитывая на минимальный уровень знаний пользователя, полагает Алексей Будин, генеральный директор ELMA.

По его словам, большинство российских СЭД ориентируются пока на стандарты вчерашнего дня - классическую канцелярию. Однако нарастает тренд организации документооборота средствами систем управления бизнес-процессами, потому что так обеспечивается гарантированный полный контур работы с документом.
«Такой подход позволяет комплексно подойти к вопросу работы с документом и предоставить рабочий инструмент и для исполнителя и для руководителя, а не только обеспечить оперативную деятельность конечных исполнителей как в классической канцелярии. Документ в системе должен жить», - заключил эксперт
.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Также перспективно использование документооборота с цифровой подписью – эта возможность станет со временем необходимостью. На данный момент наше законодательство до конца не регламентировало цифровую подпись, но первые шаги уже сделаны. Эта возможность пока еще достаточно дорогостояща. Для сведения, только в системе госзаказа на июль 2012 года было выдано порядка 1 млн ЭЦП, по сдаче отчетностей в налоговые органы – более 1,5 млн ЭЦП, еще приблизительно по 500 тыс. было выдано юрлицам для участия в коммерческих торгах и для отчетности в пенсионные фонды.

Мобильные и облачные решения

У пользователей СЭД все чаще возникает потребность в возможности доступа к корреспонденции, документам независимо от местонахождения. Это подразумевает использование не только мобильных решений, но внедрение и использование облачных хранилищ данных. Подобные решения (использование облачных технологий) на данный момент не являются массовыми, однако наблюдаются тенденции к росту интереса.

Проектов по использованию облачных версий СЭД очень мало, а мобильность в связке с СЭД распространяется прежде всего через автоматизированные мобильные рабочие места для руководителей, привлекая топ-менеджеров в ряды активных пользователей системы».

«В настоящий момент подавляющее число руководителей разного уровня перешли к работе полностью на мобильных устройствах, а для эффективного управления данными им требуется современный интерфейс и дополнительные функциональные возможности, адаптированные к «малым формам» мобильных устройств», - прокомментировал Глеб Лукин, генеральный директор компании «Летограф».

Эксперт также упомянуд облачные сервисы, позволяющие начать работу в СЭД очень быстро, не затягивая процесс внедрения, настраивая облачную систему в соответствии со своими задачами. Эти сервисы идеальны для малого и среднего бизнеса, не готового к серьезным инвестициям в ИТ-инфраструктуру, но уже давно «созревшего» для использования СЭД, полагает он.

Владимир Андреев, президент компании DocsVision также считает, что необходимость создания специализированных рабочих мест, ориентированных на простые сценарии использования, стимулирует то обстоятельство, что востребованные функции СЭД встраиваются в уже привычные пользователям приложения, такие как Microsoft Outlook и другие офисные приложения, портальные решения - например, на базе Microsoft SharePoint и пр.
«Последний тренд мы реализовали в наборе компонентов интеграции, концепцию которых мы называем Docsvision Invisible», - добавил он
.

Электронные архивы

Участники рынка признают, что за последние годы очень вырос спрос на электронные архивы. Это связано с тем, что во многих отраслях происходит законодательная стимуляция этого процесса. Документ в электронном виде признается эквивалентом официального бумажного документа». Кроме того, растет конкуренция, и организациям нужно повышать эффективность. А наличие электронного архива с проектно-конструкторской, финансовой или клиентской документацией позволяет эффективнее работать с данными внутри организации - как с точки зрения скорости доступа к информации, затрат на хранение данных, так, в конечном итоге, повышения качества сервисов организации.

Оцифровка документов

Владимир Андреев считает, что также очень востребованы инструменты, связанные с переводом бумажных документов в электронные вид , то есть средства потокового сканирования и распознавания документов – это традиционные, но до сих пор активно используемые подсистемы. В последнее врем, по его словам, практически в 100% проектов используются также средства управления бизнес процессами, средства обработки электронных форм, организации специализированных интерфейса ввода и обработки данных, средства управления справочникам, построения отчетов и другие средства настройки системы, позволяющие создавать специализированные приложения.

Большие данные и тренды на перспективу

Владимир Андреев также полагает, что на российском рынке СЭД имеется целый ряд трендов, которые активно обсуждаются в специализированной прессе, но пока не очень востребованы в конкретных проектах.

К ним в DocsVision относят поддержку работы с большими объемами накопленных в СЭД данных (так называемые Big Data), включая сложный поиск, извлечение закономерностей, задачи управления знаниями. Очевидно, эта задача станет актуальной несколько позже, когда в отечественных системах накопиться достаточное количество информации для подобного анализа.

Также в последнее время бурно обсуждается проблематика ситуативного управления или поддержки задач Case-Management, несмотря на то, что пока немногие конечные потребители столкнулись с этой проблематикой. Пока у потребителя существует надежда, что с помощью имеющегося инструментария директивного (ДОУ) и процессного (BPM) управления ему придется закрыть все задачи корпоративного управления.

Директор по развитию направления ECM TerraLink, член экспертного совета Docflow Александр Бейдер отмечает, что наиболее востребованным инструментарием является инструментарий расчета экономической эффективности и сроков окупаемости ECM-систем.
«В настоящее время такие расчеты основываются либо на искусстве интегратора, либо предоставляются поставщиками ECM-систем в виде готового стандартного калькулятора. Т.е., они либо эксклюзивны, либо закрыты», - пояснил он.
«Таким образом, общепризнанной методологии не существует, и объективность предложения интегратора относительно предлагаемой к внедрению ECM-системы или решения на ее основе, заказчику оценить крайне сложно. Такой инструментарий мне представляется наиболее востребованным, и его появление может способствовать более широкому, или, по крайней мере, более ответственному, внедрению ECM-систем на российском рынке», - добавил Александр Бейдер.

Еще одной обсуждаемой темой является насыщение функций СЭД инструментами «социализации» и групповых взаимодействий в развитие идей WEB 2.0. Это безусловный тренд, который будет тем более востребован по мере перехода задач корпоративного управления к поколению, воспитанному на использовании этих инструментов в повседневной жизни.

Статистика использования ECM

Опрос проводился на официальном сайте проекта Docflow, а также среди посетителей конференции-выставки Docflow 2012 Москва. Общее количество респондентов составило 1041 человек из всех сфер экономики.

Количество сотрудников в организации
Российский рынок ECM

Сферы деятельности
Российский рынок ECM

Структурное подразделение
Российский рынок ECM

Занимаемая должность
Российский рынок ECM

42% - сотрудники крупных организаций, с численность от 500 до 1000 и более рабочих мест.
25% - представители среднего бизнеса. Остальные – имеют отношение к малым организациям до 100 рабочих мест.

При этом половина респондентов занимает руководящие должности. Из них 47% являются руководителями отделов, департаментов и 4% респондентов являются руководителями организаций. 44% участников опроса – менеджеры среднего звена, имеющие отношение к вопросам управления документооборотом и бизнес-значимой информацией.


Документооборот - стратегически важный элемент

Большинство компаний рассматривает документооборот как базовый, «каркасный» элемент деятельности организации: повышение эффективности бизнеса как основную цель внедрения СЭД/ЕСМ выделяют треть респондентов (30%). На втором месте в иерархии целей (27%) — оптимизация бизнес-процессов, на третьем — возможность приведения данных в соответствие законодательным и нормативным требованиям (13%).

Самый важный бизнес-фактор для выбора решения в области СЭД
Российский рынок ECM

Значимость управления корпоративным контентом для эффективности бизнеса подтверждают ответы респондентов на вопрос о том, кому делегирована ответственность за выбор и внедрение СЭД. В трети организаций (33%) ее берет на себя первое лицо — директор или президент. В каждой четвертой компании (24%) за процесс отвечает ИТ-директор, а в 14% — специалист службы ДОУ.

Ответственный за выбор и внедрение СЭД
Российский рынок ECM

Но несмотря на то, что как минимум в трети компаний вопрос выбора и внедрения СЭД считается стратегически важным и им управляет первое лицо компании, до сих пор есть организации, где вопросы документооборота неподведомственны пока никому (11%).

Выбирая систему для решения задач документооборота, компании в первую очередь ориентируются на удобство использования: с большим отрывом как фактор выбора ПО лидирует usability (за простоту использования ECM-системы и удовлетворенность существующими приложениями было отдано подавляющее большинство голосов — 569).

Влияние аспектов ECM на выбор новых продуктов
Российский рынок ECM

Отметим, что получать СЭД/ЕСМ из «облака» организации пока явно не готовы: при выборе системы на ее доступность по технологии SaaS обратили внимание только 35 специалистов. Большинство организаций (78%) не используют и не планируют использовать системы управления документооборотом на базе технологии «облачных» вычислений, такие как Google Docs или MS Azure; из них 52% опрошенных не намерены это делать, а еще 26% сомневаются, что когда-либо прибегнут к ним.

Использование "облачных технологий"
Российский рынок ECM

А технологии CMIS (предлагаемый ведущими производителями пакет стандартов, состоящий из набора веб-сервисов для совместного использования информации, хранимой в несвязанных между собой хранилищах контента) пока вообще находятся вне поля зрения большинства организаций. Треть респондентов (30%) сообщила, что ничего не слышали раньше о CMIS, еще около трети (30%) отметили, что у них нет информации по данному вопросу. Пятая часть опрошенных (19%) знают о существовании CMIS, но не планируют их использовать.

Окупаемость ECM

Еще одно подтверждение тому, что информация рассматривается как ценный корпоративный ресурс, — в оценках окупаемости систем СЭД/ECM. Более половины респондентов (59%) считают, что фактическая окупаемость инвестиций в систему управления документооборотом или информационной средой предприятия довольно высока, а 14% полагают ее очень высокой.

Окупаемость системы управления документооборотом или информационной средой
Российский рынок ECM

А вот в оценке косвенных преимуществ респонденты практически единодушны: 90% считают, что эти ожидания от внедрения ECM-систем оправдываются, в некоторых случаях даже с избытком.

Более половины участников опроса (59%) отметили, что окупаемость инвестиций в технологии ECM сопоставима с отдачей от капиталовложений в другие значимые информационные технологии.

Оценка косвенных преимуществ от внедрения ECM-систем
Российский рынок ECM

Через тернии к ECM

Основные проблемы управления документооборотом смещаются из технологической плоскости в организационную. Наибольших усилий в становлении процессов управления документооборотом требует вовлечение сотрудников организации в использование решения, то есть борьба со слабой пользовательской поддержкой (35%), планирование и управление внедрением (18%) и понимание/определение требований (16%).

Самая частая проблема управления данными
Российский рынок ECM

Непосредственно принятие решения о внедрении ECM-системы в основном сдерживает долгий процесс понимания и определения требований к системе (49%), а также сложность в обосновании инвестиций, которая возникает в каждой третьей организации (35%).

Основная причина задержек при принятии решения о внедрении
Российский рынок ECM

Время собирать контент

Единое информационное пространство становится по-настоящему единым: организации стремятся получить быстрый доступ ко всей корпоративной информации, перевести данные с бумажных носителей в электронный формат. По данным исследования, увеличиваются расходы на промышленные сканеры, многофункциональные принтеры и МФУ, на внедрение технологий управления документооборотом. В частности, виден ощутимый рост расходов на портальные технологии, обеспечение безопасности контента и бизнес-аналитику.

Сканирование и перевод документов в электронный вид
Российский рынок ECM

Распознавание и извлечение информации (OCR/ICR)
Российский рынок ECM

Большинство респондентов (42%) определили портал как наиболее приоритетный подход к предоставлению сотрудникам единой точки доступа к репозиториям. Пятая часть опрошенных (20%) в качестве единой точки доступа к репозиториям предполагает использовать единую ECM-систему. Интересно, что лишь 7% организаций для данной задачи будут использовать специализированный механизм корпоративного поиска — несмотря на то, что основная проблема, связанная с управлением контентом, заключается в сложности поиска необходимой информации и документов (29%).

Тип поиска данных и документов
Российский рынок ECM

Кстати, более половины участников (60%) отметили, что информацию им проще найти в Интернете, чем во внутренних информационных системах компании, и только 9%, наоборот, сообщили о простоте поиска во внутренних системах. 31% считает, что поиск и там и там удобен одинаково. Можно предположить, что в ближайшем будущем производители определят удобство поиска одним из приоритетных направлений развития систем.

Оценка удобства поиска информации
Российский рынок ECM

Стратегически большинство организаций стремится уйти от «лоскутного» подхода к формированию единого информационного пространства и нацелено на построение новой, единой ECM-системы на основе технологий, предоставляемых одним вендором (21%). В равной мере (по 15%) респонденты отметили миграцию и замену существующих систем на новую ECM-платформу одного вендора и выборочные обновление/замену/миграцию существующих систем на уровне отдельных департаментов.

Стратегия в области ECM и управления документами
Российский рынок ECM

Потребность в анализе данных различается в зависимости от их типа: наиболее востребованной является аналитика информации, содержащейся в различных хранилищах данных, в ECM-системе и контента электронной почты. Отчетливо виден рост потребности в анализе внешних социальных ресурсов (блоги, социальные сети).

Хотели бы иметь инструменты анализа, но пока их не используем
Российский рынок ECM

Востребована ЭЦП, но пока в узкой нише обмена юридически значимыми финансовыми документами с внешними контрагентами (39% используют, 28% планируют). Во внутреннем документообороте электронная цифровая подпись пока широкого применения не получает (57% не используют, 26% пока планируют).

Использование ЭЦП (электронная цифровая подпись)
ЭЦП (электронная цифровая подпись)

К инновационным технологиям класса Enterprise 2.0 организации пока относятся с некоторой осторожностью: наибольшее количество респондентов (316 человек) отметили, что используют технологии класса Enterprise 2.0 только для совместной работы с документами и файлами, а в 381 организации технологиями класса Enterprise 2.0 не пользуются вообще.

Используемые технологии класса Enterprise 2.0
Enterprise 2.0

Абсолютное большинство респондентов (681 голос) отметили, что их компании не собираются передавать на аутсорсинг ECM-функции.

Аутсорс ECM-функций
Аутсорс ECM-функций

Преодоление хаоса

Организации не только осознают значимость контента как ценнейшего корпоративного ресурса, но и стремятся освоить его, обрести возможность извлекать из «контентных залежей» ценную информацию «здесь и сейчас». Именно эта тенденция проявляется в ранжировании проблем, связанных с управлением контентом.

Основная проблема управления данными, по мнению сотрудников, заключается в неопределенности бизнес-процессов (28%). Среди других серьезных проблем названы сложности поиска необходимой информации и документов (27%), невозможность удобной коллективной работы (18%), невозможность отслеживать перемещение информации в организации (8%) и дублирование информации (8%). Интересно, что неконтролируемый веб-контент пока практически не рассматривается как препятствие в работе с корпоративной информацией: этой проблеме уделили внимание всего 4% респондентов.

Самая частая проблема управления данными
Российский рынок ECM

См.также